Microsoft Word'de Belge Sürümlerini Hızlıca Karşılaştırma
Word'de iki belgeyi karşılaştırmak ve farklılıkları bulmak için İnceleme sekmesini açın → Karşılaştır → Belgeleri Karşılaştır seçeneğine tıklayın, orijinal ve değiştirilmiş dosyayı belirtin, ardından Tamam'a basın. Program, tüm düzenlemelerin renkler ve işaretlerle vurgulandığı üçüncü bir belge oluşturur. Bu, harici hizmetlere başvurmadan değişiklikleri izlemenin en güvenilir yoludur.
Kısaca: "Karşılaştır" işlevi orijinal dosyaları değiştirmez; sonuç, düzenlenebilen, yorumlanabilen veya dışa aktarılabilen yeni bir belgede kaydedilir.
İçindekiler
Belgeleri karşılaştırmak ne zaman faydalıdır
Word'deki karşılaştırma işlevi şu durumlarda işinize yarar:
- Siz ve meslektaşınız aynı dosya üzerinde paralel olarak düzenleme yaptıysanız ve düzenlemeleri birleştirmeniz gerekiyorsa
- Avukatla mutabakat sonrası sözleşmede tam olarak neyin değiştiğini kontrol etmeniz gerekiyorsa
- Bitirme ödevi, rapor veya teknik şartnamedeki düzenleme geçmişini izlemeniz gerekiyorsa
- Nihai sürüm öncesi silinen veya eklenen metni görsel olarak vurgulamanız gerekiyorsa
Bu araç, özellikle değişikliklerin doğruluğunun ve denetlenebilirliğinin önemli olduğu hukuki, editöryal ve proje çalışmalarında değerlidir.
Adım adım kılavuz: İki sürümü karşılaştırma
- Karşılaştırmayı planladığınız her iki belgeyi de açın (bu zorunlu değildir, ancak dosya seçimini kolaylaştırır).
- Üst paneldeki İnceleme sekmesine geçin.
- Karşılaştır grubunda Karşılaştır düğmesine tıklayın ve İki belge sürümünü karşılaştır (hukuki not) seçeneğini belirleyin.
- Açılan pencerede:
- Orijinal belge alanına daha eski sürümü girin
- Gözden geçirilmiş belge alanına güncel veya değiştirilmiş sürümü girin
- Gerekirse, karşılaştırmanın ayrıntı düzeyini ayarlamak için Daha Fazla >> düğmesine tıklayın (bkz. sonraki bölüm).
- Tamam'a basın.
Sonuç yeni bir pencerede açılır: solda değişiklik listesini içeren inceleme paneli, ortada işaretli özet belge, sağda hızlı geçiş için orijinal dosyalar yer alır.
İpucu: Karşılaştırmadan önce orijinal dosyaların kopyalarını kaydedin. İşlev orijinallerin üzerine yazmasa da, önemli belgelerle çalışırken yedek kopya almak iyi bir uygulamadır.
Karşılaştırma parametrelerini ayarlama
Gelişmiş ayarlarda (Daha Fazla >> düğmesi), süreci esnek bir şekilde yönetebilirsiniz:
| Parametre | Ne yapar | Ne zaman kullanılır |
|---|---|---|
| Biçimlendirme | Yazı tipi, girinti ve stil değişikliklerini yok sayar | Yalnızca metin düzenlemeleri önemliyse, görsel biçimlendirme değil |
| Büyük/küçük harf | Küçük/büyük harf değiştirmelerini dikkate almaz | Büyük/küçük harfin kritik olmadığı taslakları karşılaştırırken |
| Boşluklar ve noktalama işaretleri | Gereksiz boşlukları, virgülleri, noktaları yok sayar | Anlamsal değişiklikleri hızlıca kontrol etmek için |
| Yorumlar ve alanlar | İnceleyenlerin notlarını dahil eder/dışlar | Yalnızca ana metni karşılaştırmak gerektiğinde |
| Ayrıntı düzeyi | Değişiklikleri karakter bazında veya kelime bazında gösterir | Kelime bazında – hızlı gözden geçirme için, karakter bazında – hassas okuma için |
Ayrıca sonucun nerede görüntüleneceğini de seçebilirsiniz: yeni belgede (varsayılan), orijinalde veya değiştirilmiş dosyada. Son iki seçeneği seçmek bunların düzenlenmesine neden olacağından, güvenlik açısından varsayılan ayarı bırakmak daha iyidir.
Sonuçlarla çalışma: Düzenlemeleri kabul etme veya reddetme
Özet belge oluşturulduktan sonra:
- Düzenlemeler arasında gezinmek için İnceleme sekmesindeki Sonraki Değişiklik / Önceki Değişiklik düğmelerini kullanın.
- Her işaret için şunlardan birini seçin:
- Kabul Et – değişiklik nihai metnin bir parçası olur
- Reddet – metin orijinal haline döner
- Tüm düzenlemeleri işledikten sonra dosyayı yeni bir adla kaydedin.
Önemli: Orijinal belgelerden birinde zaten değişiklik izleme açıksa, Word önce bu düzenlemeleri kabul etmenizi veya reddetmenizi önerir. Karşılaştırmaya devam etmek için Evet, mevcut işaretlerle önce ilgilenmek için Hayır seçeneğine tıklayın.
Soldaki inceleme paneli, değişiklikleri türe göre (ekleme, silme, biçimlendirme) ve yazarına göre filtrelemenize olanak tanır; bu, kolektif düzenlemelerle çalışırken kullanışlıdır.
Alternatif karşılaştırma yöntemleri
Yerleşik işlev bazı nedenlerle uygun değilse, aşağıdaki seçenekleri değerlendirin:
- Yan yana görüntüleme: Görünüm sekmesi → Yan Yan seçeneği, iki açık belgeyi senkronize şekilde manuel olarak kaydırmanıza olanak tanır. Hızlı görsel karşılaştırma için uygundur, ancak farklılıkları otomatik olarak vurgulamaz.
- OneDrive/SharePoint'te sürüm geçmişi: Dosya Microsoft bulutunda depolanıyorsa, sürüm günlüğünü açabilir ve kaydedilen durumların herhangi bir çiftini karşılaştırabilirsiniz.
- Üçüncü taraf çevrimiçi araçlar: Diffchecker veya Draftable gibi hizmetler, iki dosya yüklemenize ve görsel bir karşılaştırma elde etmenize olanak tanır. Bunları yalnızca gizli olmayan belgeler için kullanın.
Güvenlik: Sözleşmeleri, kişisel verileri veya ticari belgeleri genel çevrimiçi hizmetlere yüklemeyin. Word'ün yerleşik işlevi yerel olarak çalışır ve dosyaları üçüncü taraflara iletmez.
Sık yapılan hatalar
- "Karşılaştır" ile "Birleştir" karıştırılması: "Birleştir" işlevi, tek bir dosyada birden fazla inceleyicinin düzenlemelerini birleştirmek için tasarlanmıştır; "Karşılaştır" ise iki sürüm arasındaki farklılıkları bulmak içindir. Göreve göre aracı seçin.
- Farklı formatlardaki dosyaların karşılaştırılması: İşlev yalnızca Word belgeleriyle (.docx, .doc) çalışır. PDF veya metin dosyaları için önce bunları Word formatına dönüştürün.
- Ayrıntı ayarlarının yok sayılması: Varsayılan olarak, biçimlendirme dahil tüm değişiklikler dikkate alınır. Yalnızca metni karşılaştırmak istiyorsanız, gereksiz parametreleri önceden devre dışı bırakın.
- Korumalı belgeleri karşılaştırma girişimi: Dosya parola ile korunuyorsa veya düzenleme kısıtlaması varsa, karşılaştırmadan önce kilidini açın.
SSS
Tek seferde ikiden fazla belge karşılaştırılabilir mi?
Hayır, Word'ün yerleşik işlevi yalnızca iki sürümü karşılaştırır. Çoklu karşılaştırma için işlemi sırayla yürütün veya özel sürüm kontrol sistemleri kullanın.
Farklılıklar görüntülenmiyorsa ne yapılmalı?
Karşılaştırma ayarlarını kontrol edin: biçimlendirme, büyük/küçük harf veya boşlukların yok sayılması etkin olabilir. Ayrıca, dosyaların yalnızca görsel düzenlemeler değil, gerçekten anlamsal farklılıklar içerdiğinden emin olun.
Karşılaştırmadan sonra yorumlar ve notlar korunur mu?
Evet, ayarlarda ilgili seçenek devre dışı bırakılmadıysa. Her iki belgedeki yorumlar özet dosyaya aktarılır ve ilgili metin parçalarına bağlanır.
Karşılaştırma iptal edilip orijinal dosyalara dönülebilir mi?
Evet, sonuç ayrı bir belgede kaydedildiği için orijinal dosyalar değişmeden kalır. Sonuç gerekmiyorsa, özet dosyayı kaydetmeden kapatmanız yeterlidir.
İşlev Word'ün eski sürümlerinde çalışıyor mu?
"Karşılaştır" işlevi, Microsoft 365 aboneliği dahil olmak üzere Word 2016 ve sonraki sürümlerde mevcuttur. Daha eski sürümlerde arayüz farklı olabilir, ancak temel mantık aynı kalır.