SBIS'te PDF Dosyalarının İmzalanması: Yüklemekten KEP Doğrulamasına

SBIS'te bir PDF'i imzalamak için dosyayı "Beyanname" veya "Belgeler" bölümüne yükleyin, "İmzala" eylemini seçin ve nitelikli elektronik imza (KEP) kullanın. Sistem, ayarlara bağlı olarak .sig uzantılı bir dosya (ayrık imza) oluşturur veya damgayı PDF'in içine gömer. Belge, FNS siciline sertifikasının başarılı bir şekilde doğrulanmasından sonra ancak hukuki güç kazanır.

Kağıt arşivlerin aksine, elektronik belge yönetimi teknik düzenlemelere sıkı sıkıya uyulmasını gerektirir. İmza formatındaki bir hata veya süresi dolmuş bir sertifika, iş ortağının veya vergi dairesinin belgeyi kabul etmemesine yol açabilir. Aşağıda, SBIS arayüzünde dosyaların hazırlanması, imzalanması ve doğrulanması süreci detaylandırılmıştır.

Dosya ve Sertifika Gereksinimleri

Çalışmaya başlamadan önce teknik ortamınızın kriptografik işlemler için hazır olduğundan emin olun. SBIS, akredite sertifika hizmet sağlayıcıları (SHS) veya FNS tarafından verilen nitelikli elektronik imzalar (KEP) ile çalışır.

Hazırlık Kontrol Listesi:

• KEP Sertifikası: Geçerli, iptal edilmemiş ve kuruluşun veya bireysel girişimcinin doğru bilgilerini içeren.
• Kriptografi Yazılımı: Tarayıcının anahtar taşıyıcıyla (token veya PC kaydı) etkileşime girmesini sağlayan SBIS Eklentisi (veya benzeri bir kripto sağlayıcı, örneğin CryptoPro EİP Browser plug-in) yüklü olmalıdır.
• Dosya Formatı: PDF okunabilir olmalıdır. Dosya açma veya düzenleme şifresi ile korunuyorsa, yüklemeden önce korumayı kaldırın.
• Verilerin Güncelliği: SBIS'teki kuruluş kartında, imzalama için planladığınız sertifikanın bağlı olduğundan emin olun.

Adım Adım Talimatlar: Belge Nasıl İmzalanır

İmzalama süreci, dosyanın konumuna bağlı olarak değişir: SBIS sistemi içinde (belge yönetimi bölümünde) mi yoksa bilgisayarınızdan mı yüklüyorsunuz.

Seçenek 1: Yüklenen PDF'in İmzalanması

1. "Belgeler" → "Gelen/Giden" veya "Arşiv" bölümüne gidin (arayüz sürümüne bağlı olarak).
2. "Yükle" düğmesine tıklayın ve cihazınızdan PDF dosyasını seçin.
3. Yükleme tamamlandıktan sonra belge kartını açın.
4. "İmzala" düğmesine tıklayın (kalem veya mühür simgesi).
5. Açılan pencerede mevcut sertifikalardan birini seçin.
6. Token PIN kodunu girin (gerekiyorsa) ve işlemi onaylayın.
7. Başarılı imzalama mesajını bekleyin. Belgenin durumu "İmzalandı" olarak değişecektir.

Seçenek 2: Oluşturulan Raporun veya Tutanağın İmzalanması

Belge SBIS içinde oluşturulduysa (örneğin mutabakat tutanağı veya fatura):

1. İlgili bölümde (örneğin "Beyanname") belgeyi oluşturun.
2. "Gönder" veya "İmzala ve Gönder" düğmesine tıklayın.
3. Sistem otomatik olarak bir sertifika seçmenizi isteyecektir.
4. İmzalama sonrası dosya, alıcının gerektirdiği formata dönüştürülür (genellikle bu, PDF + ayrı bir .sig dosyasıdır).

İmza Formatları: Gömülü mü yoksa Ayrık mı?

İş ortaklarının gereksinimleri farklı olabileceğinden, iki imzalama türü arasındaki farkı anlamak önemlidir.

SBIS ve Üçüncü Taraf Hizmetlerde İmza Nasıl Kontrol Edilir

İmzanın kontrol edilmesi, belgenin imzalandıktan sonra değiştirilmediğinden ve sertifikanın geçerli olduğundan emin olmak için gereklidir.

SBIS İçinde Kontrol

1. Sistemde imzalı belgeyi açın.
2. İmza simgesinin veya belge durumunun üzerine gelin.
3. "Detaylar" veya "İmzayı Kontrol Et" düğmesine tıklayın.
4. Sistem şunları gösterecektir:
   • İmzalayan kişinin adı soyadı.
   • İmzalama tarihi ve saati.
   • Sertifika durumu (geçerli/geçersiz).
   • Belge bütünlüğü (değişiklik tespit edilmedi).

FNS Hizmeti Aracılığıyla Kontrol

Bağımsız bir kontrol için (örneğin, iş ortağı özgünlükten şüphe duyuyorsa):

1. İmza dosyasını (.sig) ve belgenin kendisini (.pdf) indirin.
2. Rusya Federasyonu FNS'nin resmi EP kontrol hizmetine gidin.
3. Her iki dosyayı da ilgili alanlara yükleyin.
4. "Kontrol Et" düğmesine tıklayın. Hizmet, sertifika sahibi ve geçerlilik durumu bilgilerini içeren bir kontrol protokolü sunacaktır.

Adobe Acrobat Reader'da Kontrol

Gömülü imzalı bir PDF'iniz varsa:

1. Dosyayı Acrobat Reader'da açın.
2. Solda "İmzalar" paneli görünecektir.
3. İmza geçerliyse, yeşil bir onay işareti ve "İmza geçerli" mesajını göreceksiniz.
4. İmza "Bilinmiyor" veya "Geçersiz" ise, üzerine sağ tıklayın ve hatayı detaylandırmak için "İmza Durumunu Kontrol Et" seçeneğini belirleyin.

Sık Karşılaşılan Hatalar ve Çözüm Yolları

Deneyimli kullanıcılar bile EP ile çalışırken teknik arızalarla karşılaşabilir.

1. "Sertifika bulunamadı" hatası veya boş imza listesi

• Neden: SBIS Eklentisi veya CryptoPro yüklü değil veya token USB portuna takılı değil.
• Çözüm: Eklentiyi yeniden yükleyin, tarayıcıyı yeniden başlatın, token bağlantısını kontrol edin. Token sürücülerinin (Rutoken, JaCarta) sisteme yüklü olduğundan emin olun.

2. İmza iş ortağı tarafından kabul edilmiyor

• Neden: Format uyuşmazlığı. Gömülü imzalı PDF gönderdiniz, ancak iş ortağının sistemi ayrık .sig bekliyor.
• Çözüm: Alıcıdan teknik gereksinimleri netleştirin. SBIS'te, gönderim ayarlarında gerekli formatı seçerek belgeyi yeniden imzalayabilirsiniz.

3. "Belge imzalandıktan sonra değiştirildi" mesajı

• Neden: Dosya, imza oluşturulduktan sonra yanlışlıkla düzenlendi veya yeniden adlandırıldı.
• Çözüm: Belgeyi yeniden imzalayın. EP uygulandıktan sonra PDF'i asla düzenlemeyin.

4. Sertifikanın geçerlilik süresi doldu

• Neden: KEP genellikle 1 yıl veya 15 ay için verilir.
• Çözüm: SHS'den yeni bir sertifika alın. İmzalama anında geçerli olan sertifika ile imzalanmış eski belgeler hukuki geçerliliğini korur, ancak yeni belgeler bununla imzalanamaz.

SSS: Sorular ve Cevaplar

SBIS'te PDF mobil imza ile imzalanabilir mi? Evet, mobil EP'niz ayarlanmışsa (SBIS uygulamasında yayınlanır). Süreç benzerdir: belgeyi seçin, "İmzala" düğmesine tıklayın ve uygulamadan gelen Push bildirimi veya koduyla işlemi onaylayın. Ancak sıkı beyannameler (FNS) için genellikle token üzerinde güçlü nitelikli imza gereklidir.

Bir belgeyi birden fazla kişi imzalaması gerekiyorsa ne yapılmalı? Çok taraflı onaylama işlevini kullanın. İlk çalışan belgeyi imzalar, ikinci çalışan kendi imzasını ilk imzanın üzerine ekler. Sonuçta dosya iki veya daha fazla EP içerecektir. PDF formatınızın çoklu imzaları (PAdES) desteklediğinden emin olun.

PDF'deki basit elektronik imza (BEİ) hukuki açıdan geçerli midir? BEİ (örneğin SMS kodu veya kullanıcı adı/şifre), taraflar arasında BEİ'nin el yazısı imzaya eşdeğer olduğuna dair bir anlaşma yapılmışsa yalnızca geçerlidir. Vergi daireleri ve mahkemeler için KEP kullanmak daha güvenilirdir.

İmza bir damga gibi görünüyorsa, belgeyi tam olarak kimin imzaladığını nasıl öğrenebilirim? PDF okuyucuda imza damgasına tıklayın veya SBIS'te belge özelliklerine bakın. Orada, kriptografik kapsayıcıda şifrelenmiş olan imzalayan kişinin adı soyadı, kuruluşun TIN numarası ve imzalama tarihi belirtilecektir.