NEİ ile PDF belgelerini imzalama yöntemleri

PDF'e elektronik imza atmak için iki temel yol vardır: Hızlı görsel imzalama için özel çevrimiçi hizmetleri kullanmak veya belge bütünlüğünün doğrulanmasıyla birlikte yasal olarak geçerli nitelikli imza (NEİ) oluşturmak üzere Adobe Acrobat Reader/DC ile birlikte CryptoPro PDF 2.0 modülünü uygulamak. Seçim, iş ortağının gereksinimlerine ve Rusya Federasyonu mevzuatına (Federal Kanun No. 63) uyum ihtiyacına bağlıdır.

Giriş: Hangi yöntemi seçmeli?

Çalışmaya başlamadan önce imzalama amacınızı belirleyin:

1. Çevrimiçi hizmetler (görsel imza). Dahili belge dolaşımı, taslaklar veya taraflar arasındaki anlaşmayla sabitlenmiş basit elektronik imzayı (BEİ) kabul eden iş ortakları durumları için uygundur. Bu yöntem hızlıdır, yazılım kurulumu gerektirmez ancak gizli veriler için daha az güvenlidir.
2. CryptoPro PDF 2.0 (NEİ). Federal Vergi Dairesi'ne beyanname verilmesi, kamu alımlarına katılım, pazaryerleriyle çalışma ve kağıt belge ile mühür eşdeğerinde yasal güce sahip sözleşmelerin yapılması için gereklidir. NEİ sertifikasının, kripto sağlayıcının (CryptoPro CSP) ve Adobe için eklentinin yüklü olmasını gerektirir.

Yöntem 1: CryptoPro PDF 2.0 ile Yerel İmzalama

Bu, Rusya Federasyonu'ndaki işletmeler ve devlet kurumları için ana yöntemdir. CryptoPro PDF modülü Adobe ürünlerine entegre olur ve görünür bir mühür ve imza damgası eklemenin yanı sıra görünmez dijital imza oluşturmanıza olanak tanır.

Gereksinimler

• Geçerli lisansa sahip yüklü CryptoPro CSP (sürüm 4.0 veya 5.0).
• Geçerli NEİ sertifikası (token üzerinde veya kayıt defterinde).
• Adobe Acrobat Reader DC veya Adobe Acrobat Pro programı (imzalama için Reader'ın ücretsiz sürümü yeterlidir).
• Yüklü CryptoPro PDF 2.0 modülü.

Adım adım talimatlar

1. Ortamın hazırlanması. Anahtar içeren token'ın bilgisayara bağlı olduğundan ve sertifikanın sisteme yüklendiğinden emin olun. PDF belgesini Adobe Acrobat Reader'da açın.

2. İmzalama aracını başlatma. Sağdaki araç çubuğunda «Sertifikalar» (Certificates) seçeneğini belirleyin. Panel gizliyse, Araçlar -> Sertifikalar menüsüne gidin. «Belgeyi İmzala» (Sign Document) düğmesine tıklayın.

3. İmza alanını seçme. İmleç artı işaretine dönüşecektir. İmzanın görsel damgasının (mühür, Ad Soyad, tarih) görüntüleneceği sayfada fareyle dikdörtgen bir alan seçin.

4. İmza parametrelerini yapılandırma. "Belge İmzalama" penceresi açılacaktır.

   • "Sertifika" alanında listeden gerekli sertifikayı seçin.
   • Damganın görünümünü değiştirmek gerekirse «Gelişmiş İmza Parametreleri» düğmesine tıklayın. Burada mühür görüntüsü yükleyebilir, unvan ve imzalama nedenini ekleyebilirsiniz.
   • Güvenlik ayarlarında ГОСТ Р 34.11-2012 karma algoritmasının (Rusya Federasyonu standardı) seçili olduğundan emin olun.

5. İmzalama işlemi. «İmzala» düğmesine tıklayın. Sistem dosyanın kaydedilmesini isteyecektir. Yeni dosya için yol ve ad seçin (orijinal dosya değiştirilmeden kalacaktır). Token'ınızdan (veya konteynerinizden) PIN kodu istenen bir pencere açılacaktır. PIN kodunu girin ve "Tamam"a tıklayın.

6. Sonuç. PIN kodunun başarılı bir şekilde girilmesinden sonra belge imzalanmış olacaktır. Adobe penceresinin üst kısmında «İmza geçerli» mesajını içeren mavi bir panel görünecektir.

Yöntem 2: PDF'in Çevrimiçi İmzalanması

Çevrimiçi yöntemler iki tipe ayrılır: Bulut EDS hizmetlerinin kullanılması (örneğin Kontur.Dialog, SBIS, Takscom) ve grafik eklemek için basit web araçları.

Seçenek A: EDS operatörleri aracılığıyla (Yasal olarak geçerli)

Şirketinizin elektronik belge dolaşımı operatörü ile sözleşmesi varsa:

1. PDF'i EDS operatörünün kişisel hesabına yükleyin.
2. Belgeyi iş ortağına gönderin veya sistem içinde kendi tarafınızdan imzalayın.
3. Operatör, ayarlara bağlı olarak bir imza dosyası (.sig veya .p7s) oluşturacak veya onu PDF'e gömecektir.
4. Hazır belge paketini indirin.

Seçenek B: Web hizmetleri aracılığıyla (Basit görevler için)

Smallpdf, SignPlus veya Rus benzeri gibi hizmetler, imza görüntüsü eklemenize olanak tanır.

1. Dosyayı siteye yükleyin.
2. "İmzala" (Sign) aracını seçin.
3. Fareyle imza çizin veya imza/mühür görüntüsünün taranmış kopyasını yükleyin.
4. Nesneyi belgedeki uygun yere yerleştirin.
5. Sonucu indirin.

İmzalama yöntemlerinin karşılaştırılması

Sık yapılan hatalar ve sorunlar

1. Adobe Reader'da "İmza geçersiz".

   • Neden: Adobe güven ayarlarında CA kök sertifikası veya imzalayanın sertifikası eklenmemiş.
   • Çözüm: CA sertifikasını Adobe ayarlarında "Güvenilen Kökler"e ekleyin (Düzenle -> Tercihler -> İmzalar -> Sertifika Yetkilileri).

2. "Belgeyi İmzala" öğesi eksik veya modül hatası.

   • Neden: Adobe ve CryptoPro PDF sürümleri arasında çatışma veya modülün yüklü olmaması.
   • Çözüm: CryptoPro PDF 2.0'ı Adobe Acrobat kurulumundan hemen sonra yeniden kurun. Uyumlu sürümleri kullanın (CryptoPro web sitesindeki uyumluluk tablosunu kontrol edin).

3. Görsel damga görünmüyor.

   • Neden: İmza "görünmez" olarak ayarlanmış olabilir.
   • Çözüm: İmzalarken sayfada bir alan seçtiğinizden emin olun. Sayfada damga olmasa bile sol taraftaki "Sertifikalar" sekmesinden imzanın varlığını kontrol edebilirsiniz.

4. "Geçersiz PIN kodu" veya "Konteyner bulunamadı" hatası.

   • Neden: Token bağlantısı kesilmiş, token sürücüleri yüklü değil veya yanlış şifre girilmiş.
   • Çözüm: Taşıyıcı bağlantısını kontrol edin, sürücüleri (Rutoken/JaCarta) yükleyin ve konteynerin CryptoPro CSP'de göründüğünden emin olun.

SSS

Mac veya Linux'ta PDF imzalanabilir mi? Evet, ancak standart CryptoPro PDF yalnızca Windows'taki Adobe ile çalışır. macOS ve Linux'ta alternatif çözümler kullanılır: EDS operatörlerinin yerleşik araçları, VipNet PDF signer veya diğer görüntüleyiciler için CryptoPro'nun özel eklentileri (örneğin eklentili LibreOffice).

İş ortağı PAdES formatında imza talep ederse ne yapmalı? CryptoPro PDF 2.0, PAdES (PDF Gelişmiş Elektronik İmzalar) formatında imza oluşturmayı destekler. Adobe'de imza parametrelerini yapılandırırken, modül arayüzünde mevcutsa ilgili formatı seçin. Bu, imzanın uzun vadeli geçerliliğini (LTV) sağlar.

Belgeyi kimin imzaladığını nasıl kontrol ederim? PDF'i Adobe Reader'da açın. İmza alanına (damga) tıklayın. Açılan pencerede "İmzayı Göster"e tıklayın. Sertifika sahibi bilgilerini, imzalama tarihini ve doğrulama durumunu (geçerli/geçersiz) göreceksiniz.