Tarayıcıda belgelerin elektronik imza ile imzalanması ve doğrulanması

Bir belgeyi çevrimiçi olarak elektronik imza (EDS) ile imzalamak için dosyayı güvenli bir servise (örneğin Kontur.Imza, CryptoARM veya Devlet Hizmetleri portalı) yükleyin, gerekli doğrulama anahtarı sertifikasını seçin ve işlemi PIN kodu veya tek kullanımlık şifre ile onaylayın. İmzayı doğrulamak için aynı servisin yerleşik araçlarını veya PDF/Word görüntüleyicideki "Doğrula" işlevini kullanarak dosyanın bütünlüğünden ve sertifikanın geçerliliğinden emin olun.

Elektronik belge yönetimi kağıt işlerini ortadan kaldırır ancak teknik ayrıntıların anlaşılmasını gerektirir. Bu makalede, farklı görevler için hangi imza türlerinin uygun olduğunu, prosedürün 5 dakikada nasıl yürütüleceğini ve imza doğrulamadığında ne yapılacağını inceleyeceğiz.

Çevrimiçi imzalama için hangi EDS gerekir

Her elektronik imza, karmaşık ayarlar olmadan tarayıcı üzerinden çalışmaya uygun değildir. Rusya'da (ve bazı BDT ülkelerinde) üç tür imza bulunur ve belgenin hukuki gücü bu seçime bağlıdır:

1. Basit Elektronik İmza (BEI). Bu, "kullanıcı adı-şifre" kombinasyonu, SMS kodu veya e-postadaki bir bağlantıdır. Belgeyi kriptografik olarak şifrelemez.

   • Nerede çalışır: Şirket içi belge yönetimi, talep onaylama, taraflar arasında anlaşma varsa bazı bankacılık işlemleri.
   • Çevrimiçi durumu: Kripto eklentileri gerektirmediği için her yerde çalışır.

2. Niteliksiz Gelişmiş İmza (NGI). Kriptografik araçlar kullanılarak oluşturulur ve imzalandıktan sonra belgede değişiklik yapılıp yapılmadığını tespit etmeyi sağlar.

   • Nerede çalışır: Ticari sözleşmeler, insan kaynakları belgeleri (EİK), bazı kurumlara raporlama (anlaşmaların varlığı halinde).
   • Çevrimiçi durumu: Sertifika bulunmasını ve genellikle tarayıcı için bir eklenti gerektirir.

3. Niteliği Gelişmiş İmza (NGİ). Mühürle birlikte el yazısı imzanın tam eşdeğeridir. Yalnızca akredite edilmiş Sertifikasyon Merkezleri (SM) tarafından verilir.

   • Nerede çalışır: Kamu alımları (44-FZ, 223-FZ), Federal Vergi Dairesi (FNS), Emeklilik Fonu (PFR), Sosyal Sigorta Fonu (FSS) nezdinde raporlama, Devlet Hizmetleri üzerinde çalışma, mahkemeler.
   • Çevrimiçi durumu: Bir kripto sağlayıcının (örneğin CryptoPro CSP) ve tarayıcı için bir eklentinin kurulmasını gerektirir.

Hazırlık: Yazılım ve sertifikalar

Başlamadan önce çalışma alanınızın hazır olduğundan emin olun. Ayarsız "temiz" bir tarayıcı, anahtarlı flash belleğinizi veya bulut sertifikanızı görmez.

Nelerin kurulu olması gerekir:

• EDS doğrulama anahtarı sertifikası. Token üzerinde (Rutoken, JaCarta), bilgisayar kayıt defterinde veya bulutta (örneğin vergi dairesinin kişisel hesabında veya özel iletişim operatöründe) saklanabilir.
• Kripto sağlayıcı. RF'de NGİ için standart CryptoPro CSP'dir. Bunun olmadan tarayıcı anahtara erişemez.
• Tarayıcı eklentisi. Örneğin, CryptoPro EDS Browser plug-in. Servisin web sayfasını yüklü kripto sağlayıcıya bağlar.
• Güvenilen kök sertifikalar. Sisteminizde imzanızı veren SM'nin ve ara SM'lerin sertifikalarının yüklü olduğundan emin olun.

Bulut imzası (fiziksel taşıyıcı olmadan) kullanıyorsanız, hizmet DSS (Digital Signature Service) teknolojisini veya benzer bulut protokollerini destekliyorsa CryptoPro kurulumu gerekmeyebilir. Bu durumda, ESIA (Devlet Hizmetleri) üzerinden veya telefon numarasıyla yetkilendirme yeterlidir.

Adım adım talimat: Belge nasıl imzalanır

Süreç servise (Kontur, Takscom, SberBusiness, Devlet Hizmetleri) bağlı olarak biraz farklılık gösterebilir ancak mantık her yerde aynıdır. Web servisleri için evrensel algoritmayı ele alalım.

Adım 1. Belgeyi yükleme

Elektronik belge yönetimi (EBY) servisinin kişisel hesabına veya doğrulama/imzalama sayfasına girin. "Belge Yükle" veya "İmzala" düğmesine tıklayın. Dosyayı seçin.

• Önerilen formatlar: PDF (en evrensel olan), DOCX, XML.
• Önemli: Belge nihai olmalıdır. İmzalamadan sonra boşluk dahil herhangi bir değişiklik EDS'yi geçersiz kılar.

Adım 2. Sertifikayı seçme

Sistem, imzalamanın gerçekleştirileceği sertifikayı seçmenizi isteyecektir.

• Birden fazla imzanız varsa (örneğin biri bireysel kişi için, diğeri yönetici için), Soyadı Adı Patronymic'i ve geçerlilik süresini dikkatlice kontrol edin.
• Liste boşsa, tarayıcı eklentisinin çalışıp çalışmadığını ve token'in takılı olup olmadığını (kullanılıyorsa) kontrol edin.

Adım 3. Parametreleri ayarlama (isteğe bağlı)

Bazı servislerde PDF'in belirli bir sayfasına görsel bir imza etiketi (damga) eklemek mümkündür. Bu, kriptografik dayanıklılığı etkilemez ancak belgeyi insanlar için daha anlaşılır kılar.

Adım 4. İmzalama süreci

"İmzala" düğmesine tıklayın.

1. Tarayıcı, eklentinin kullanılması için izin isteyecektir.
2. Gizli anahtar konteyneriniz için PIN kodu isteyen kripto sağlayıcı penceresi açılacaktır.
3. PIN kodunu girin.
4. İki faktörlü kimlik doğrulama ayarlanmışsa, SMS'ten veya kimlik doğrulayıcı uygulamasından gelen kodu girin.

Adım 5. Sonucu kaydetme

İmza başarıyla oluşturulduktan sonra hizmet dosyayı indirmenizi önerecektir.

• Genellikle imza .sig veya .sign uzantılı ayrı bir dosyada saklanır (ayrık imza).
• Veya imza PDF/DOCX içine gömülür (gömülü imza).
• Tavsiye: Hizmet seçenek sunuyorsa her iki versiyonu da indirin, ancak tedarikçiye göndermek için genellikle gömülü imzalı tek bir dosya veya "belge + .sig" çifti yeterlidir.

Elektronik imza nasıl doğrulanır

İmzalı dosyayı aldıktan sonra, yolda değiştirilmediğinden ve imzanın beyan edilen kişiye ait olduğundan emin olmanız gerekir.

Yöntem 1: Çevrimiçi servisler (en hızlısı)

Devlet Hizmetleri portalındaki veya büyük EBY operatörlerinin sitelerindeki (Kontur.Kripto, CryptoARM Online) ücretsiz doğrulama servislerini kullanın.

1. Doğrulama sayfasına gidin.
2. Belge dosyasını ve imza dosyasını (ayrı iseler) yükleyin.
3. "Doğrula" düğmesine tıklayın.
4. Sistem durumu gösterecektir:
   • Doğru: İmza geçerli, belge değiştirilmemiş, sertifika imzalama anında aktif.
   • Hata: Belge değiştirilmiş, sertifika iptal edilmiş veya geçerlilik süresi dolmuş.

Yöntem 2: Yerel doğrulama (PC için)

Bilgisayarınızda CryptoARM veya Adobe Acrobat Reader modülü kuruluysa:

1. PDF'i Adobe Acrobat'ta açın.
2. İmza paneline tıklayın (genellikle solda veya altta).
3. "İmza Özellikleri"ne tıklayın.
4. "İmza geçerli" durumunu kontrol edin.
5. Anahtarın kime verildiğini görmek için "Sertifika Özellikleri"ne tıklayın (Soyadı Adı Patronymic, TIN, OGRN).

Sık yapılan hatalar ve sorunlar

Deneyimli kullanıcılar bile teknik arızalarla karşılaşır. İşte en yaygın olanları ve çözümleri.

SSS: Sorular ve cevaplar

Belge akıllı telefonda imzalanabilir mi? Evet, EBY operatörünüz bulut imzayı destekleyen bir mobil uygulama sağlıyorsa. Taşıyıcılu (token) NGİ için NFC özellikli bir akıllı telefon ve özel yazılım gerekir veya Wi-Fi token kullanımı mümkündür, ancak bu daha karmaşık ve daha az yaygındır.

İmzalama sırasında sertifikanın geçerlilik süresi dolarsa ne yapılır? İmza geçersiz sayılacaktır. Sertifika imzanın atıldığı anda aktif olmalıdır. Belgeyi sertifikanın süresi dolduktan sonra doğrulasanız bile, oluşturma anında doğruysa imza geçerli kalır (uzun vadeli geçerlilik için zaman damgası hizmeti, TSP, gerekir).

Bireysel kişilerin EDS'ye sahip olması zorunlu mu? Devlet Hizmetlerinde hizmet almak, vergi beyannamesi (3-NDFL) vermek veya Bireysel Girişimci kaydı yapmak için evet. Şu anda FNS, biyometri veya ESIA hesabını kullanarak kendi uygulaması veya web sitesi üzerinden bireysel kişiler için NGİ'yi ücretsiz olarak vermektedir.

İmzalı belge e-posta ile nasıl gönderilir? İmza ayrık ise (.sig dosyası), iki dosyayı arşiv olarak (ZIP/RAR) gönderin: belgenin kendisi ve imza dosyası. İmza dosyasının adı belge adıyla eşleşmelidir (örneğin, sozlesme.pdf ve sozlesme.pdf.sig). İmza PDF'e gömülüyse, yalnızca PDF'i gönderin.

Özet: EDS'nin çevrimiçi kullanımı, çalışma alanının ilk kurulumunu (eklentilerin ve sürücülerin yüklenmesini) gerektirir, ancak ileride kuryeler ve kağıtlarla çalışarak saatler kazandırır. Yükümlülükleri yerine getirmeden önce gelen imzalı belgelerin geçerliliğini her zaman kontrol edin.