Word'de "Ciltlenmiş ve numaralandırılmış" onaylayıcı ibaresinin düzenlenmesi

Belgeyi daha sonra ciltlemek üzere Word'de doğru şekilde düzenlemek için, belgenin arka tarafındaki ciltleme düğümüne yapıştırılacak onaylayıcı bir ibare (etiket) içeren ayrı bir sayfa oluşturmanız gerekir. Metin; sayfa sayısını, unvanı, sorumlu kişinin adını soyadını ve imzasını içermelidir. Aşağıda hazır bir şablon ve ayarlama talimatları verilmiştir.

Onaylayıcı ibare nedir ve nereye yerleştirilir

Onaylayıcı ibare, belgenin arka tarafında sayfaların birleştirildiği yere (düğüm) yapıştırılan kağıt bir etikettir (genellikle 5×6 cm veya daha büyük boyutta). Bu etiket, imzalamadan sonra sayfaların değiştirilmediğini veya çıkarılmadığını garanti eder.

İbarenin temel unsurları:

1. Ciltlenen ve numaralandırılan sayfa sayısı (rakamla ve yazıyla).
2. Ciltlemeyi gerçekleştiren kişinin unvanı, soyadı ve adı baş harfleri.
3. İmza.
4. Ciltleme tarihi.
5. Kurumun mührü (varsa), mührün bir kısmı etiketin üzerine, bir kısmı da belge sayfasının üzerine denk gelmelidir.

Word'deki etiket için metin şablonu

Bu metni ayrı bir Word belgesine kopyalayabilir, biçimlendirebilir ve kalın kağıda veya kendinden yapışkanlı zemine basabilirsiniz.

Seçenek 1: Standart (dahili belgeler için)

Ciltlenmiş ve numaralandırılmıştır

________________________ sayfa

---

(Unvan, Soyadı Adı Baş Harfleri)

________________________ / ________________________ (İmza) (İmza açıklaması)

«» ____________ 20 y.

Seçenek 2: Resmi (dosya veya sözleşme numarası belirtilen)

Belge ciltlenmiş, numaralandırılmış ve mühürle mühürlenmiştir

No _______ dosyasında ___ (_________ ) sayfada.

Yönetici: _______________ / _______________ /

Mühür Yeri

Tarih: «» ____________ 20 y.

Adım adım talimatlar: belgeyi ciltlemeye hazırlama

Etiketi oluşturmadan önce belgenin Word'de doğru şekilde hazırlandığından emin olun.

1. Sayfa numaralandırması

Numaralandırma zorunludur. İlk sayfadan başlayarak ardışık olmalıdır (kapak sayfası genellikle genel numaralandırmaya dahil edilir, ancak üzerine numara konulmaz veya konulur; bu, GOST gerekliliklerine veya dahili yönetmeliklere bağlıdır).

1. Ekle sekmesine gidin -> Sayfa Numarası.
2. Konumu seçin (çoğunlukla altta ortada veya sağda).
3. Kapak sayfasından numarayı kaldırmak gerekiyorsa: ilk sayfadaki üstbilgi/altbilgi alanına çift tıklayın, açılan Tasarım sekmesinde İlk sayfa için farklı üstbilgi/altbilgi kutusunu işaretleyin.

2. Sayfa sayısının kontrol edilmesi

Son biçimlendirmeden sonra belgedeki toplam sayfa sayısına bakın (Word penceresinin altında veya Dosya -> Bilgi yoluyla). Bu sayıyı etikete yazmanız gerekecektir.

3. Etiket oluşturma ve basma

1. Word'de yeni bir sayfa açın.
2. Bir metin kutusu ekleyin (Ekle -> Metin Kutusu) veya şablon metnini doğrudan yazın.
3. Bloğun boyutunu gelecekteki etiketinizin boyutuna göre ayarlayın (standart ~5x6 cm).
4. Gerekli sayıda kopya basımını yapın.
5. Etiketleri kesin.

Yerleştirme ve ciltleme kuralları

1. Ciltleme: Belgeyi sol kenar boşluğundan üç delik açarak ipliklerle (tercihen lavsan veya dayanıklı pamuklu iplikler) dikin. Düğüm son sayfanın arka tarafında bağlanır. İplik uçları 5–7 cm uzunluğunda olmalıdır.
2. Yapıştırma: "Ciltlenmiş ve numaralandırılmıştır" ibareli etiket, düğüm kağıdın altında kalacak ve iplik uçları etiketin altından görünecek şekilde (veya tamamen kapalı olacak, ancak ipliklerin etiketin altına girdiği görülecek şekilde) doğrudan düğüme ve iplik uçlarına yapıştırılır.
3. Doldurma: Sayfa sayısını rakamla ve yazıyla yazın (örneğin: 5 (beş)). Unvanı, imza açıklamasını belirtin ve kişisel imzanızı atın.
4. Mühür: Mühür varsa, izinin hem etiketin bir kısmını hem de belgenin son sayfasının bir kısmını kapsayacak şekilde basın. Bu, etiketin yeniden yapıştırılmasına karşı koruma sağlar.

Düzenlemede sık yapılan hatalar

SSS

Ekler numaralandırılmalı mı? Evet, ekler belgenin tamamının ardışık numaralandırma sırasına göre numaralandırılır. Bir ek birden fazla sayfadan oluşuyorsa, bunlar da toplam sayıya dahil edilir.

İplik yerine zımba kullanılabilir mi? Düşük hacimli (5–10 sayfaya kadar) dahili belgeler için bazen zımba ile tutturma ve onaylayıcı ibarenin zımba tellerine yapıştırılması kabul edilebilir. Ancak muhasebe, hukuki ve arşiv belgeleri için mutlaka iplikle ciltleme gerekir.

Belgede boş sayfalar varsa ne yazılmalı? Boş sayfalar da resmi bir formun veya belge yapısının parçasıysa numaralandırılır ve ciltlenen toplam sayfa sayısına dahil edilir.

Etiketteki sayfa sayısı hatası nasıl düzeltilir? Onaylayıcı ibarede düzeltme yapılamaz. Etiketi yeniden basmanız, belgeyi yeniden ciltlemeniz (veya düğüm hasar görmemişse etiketi dikkatlice değiştirmeniz gerekir, ancak bu risklidir) ve verileri yeniden doldurmanız gerekir.