Microsoft Word'de Emir Düzenleme: Ayarlardan İmzaya
Word'de bir emri doğru şekilde düzenlemek için Times New Roman yazı tipini (12–14 punto), 1–1.5 satır aralığını ve kenar boşluklarını sol tarafta 30 mm, diğer taraflarda 20 mm olarak kullanın. Belge, kuruluşun adı, tarih, numara, başlık, metin (giriş ve emredici bölümler) ile imza gibi standartlaştırılmış bir unsur sistemini içermelidir. Öğeleri hassas bir şekilde konumlandırmak için görünmez kenarlıklı bir tablo kullanın.
Aşağıda, GOST R 7.0.97-2016'ya uygun, hukuki açıdan sağlam bir belge oluşturmaya ilişkin ayrıntılı bir kılavuz yer almaktadır.
İçindekiler
Yasal dayanak ve temel unsurlar
Rusya'da organizasyonel ve idari belgelerin düzenlenmesi GOST R 7.0.97-2016 tarafından düzenlenmektedir. GOST'a sıkı uyum devlet kurumları için zorunlu olsa da, ticari şirketler de belgelerin hukuki geçerliliğini sağlamak ve evrak akışında tutarlılığı temin etmek amacıyla bu standartlara uyar.
Bir sayfada bulunması gereken temel emir unsurları şunlardır:
- Kuruluşun adı (tam veya kısaltılmış).
- Onay damgası (gerekiyorsa).
- Belgenin tarihi ve kayıt numarası.
- Metne başlık (kısa içerik, örneğin "Göreve atama hakkında").
- Emir metni (giriş ve emir bölümüne ayrılır).
- Yöneticinin imzası (görev unvanı, kişisel imza, ad-soyad açıklaması).
- Bilgilendirme notu (personelin onay imzaları).
Belgenin başlık kısmını mizanpajlamak için "görünmez tablo" kullanın. Bu, Word'de ölçek değiştirme veya yazdırma sırasında tarihlerin (solda) ve numaraların (sağda) ya da diğer eşleşen unsurların hizalanmasını korumanın tek güvenilir yoludur.
Word'de belgenin teknik ayarları
Metni yazmaya başlamadan önce sayfa parametrelerini ve stilleri ayarlayın. Bu, zaman kazandırır ve "kayan" biçimlendirmeden kurtarır.
1. Sayfa parametreleri ve kenar boşlukları
Evrak yönetimi standartlarına göre, A4 formatı için aşağıdaki kenar boşluğu boyutları önerilir:
- Sol: 30 mm (dosyaya zımbalama için alan).
- Sağ: 10–15 mm.
- Üst: 20 mm.
- Alt: 20 mm.
Nasıl ayarlanır: Düzen sekmesi → Kenar Boşlukları → Özel Kenar Boşlukları.
2. Yazı tipleri ve aralıklar
Resmi belgeler için fiili standart yazı tipi Times New Roman'dır. Arial kullanımına izin verilse de Times New Roman daha resmi kabul edilir.
| Öğe | Yazı Tipi | Boyut (punto) | Biçim |
|---|---|---|---|
| Kuruluşun adı | Times New Roman | 12–14 | Kalın (ortalanmış) |
| "EMİR" sözcüğü | Times New Roman | 14–16 | Kalın, büyük harf (ortalanmış) |
| Tarih ve numara | Times New Roman | 12–14 | Normal |
| Metne başlık | Times New Roman | 12–14 | Kalın (ortalanmış veya sola dayalı) |
| Ana metin | Times New Roman | 12–14 | Normal |
| İmza | Times New Roman | 12–14 | Normal |
- Satır aralığı: 1.0–1.5 (çoğunlukla okuma kolaylığı için 1.15 veya 1.5).
- Ana metnin hizalaması: iki yana yaslı (kesinlikle sayfa genişliğine göre, satır sonu eklemeli veya eklersiz).
3. Şablon oluşturma (.dotx)
Düzenli olarak emir hazırlıyorsanız, ayarlanmış dosyayı şablon olarak kaydedin:
- Kenar boşluklarını, yazı tiplerini ayarlayın ve başlık için bir tablo oluşturun.
- Dosya → Farklı Kaydet seçeneğine tıklayın.
- Dosya türünü seçin: Word Şablonu (*.dotx).
- Yeni bir belge oluştururken bu dosyayı açmanız yeterlidir; tüm ayarlar otomatik olarak uygulanacaktır.
Metin yapısı: Giriş ve emredici bölümler
Emir metni iki mantıksal bloktan oluşur.
1. Giriş (Giriş bölümü)
Burada emrin yayımlanma nedeni belirtilir. Şu ifadelerle başlar:
- «...amacıyla»
- «...uyarınca»
- «...dayanarak»
- «...nedeniyle»
Örnek: «İş sürecini optimize etmek amacıyla ve Satış Departmanı Müdürünün hizmet içi yazısına dayanarak...»
Neden açıkça belliyse veya başlıktan kaynaklanıyorsa giriş bölümü bulunmayabilir (örneğin, basit izin emirlerinde).
2. Emredici bölüm
EMREDERİM: sözcüğüyle başlar (yeni satırda, büyük harflerle yazılır, genellikle girintili veya ortalanmış olarak).
Ardından maddeler gelir:
- Ana eylem: «İvanov I.I.'yi 15 Mayıs 2026 tarihinden itibaren müdür pozisyonuna atayın.»
- İlgili departmanlara talimatlar: «Muhasebe, kadro planına göre maaş ödemelerini hesaplasın.»
- Kontrol: «Emrin uygulanmasının kontrolünü kendimde tutuyorum.» veya «Kontrolü Direktör Yardımcısı Petrov P.P.'ye yükleyin.»
«Gerekli tedbirleri alın» gibi belirsiz ifadelerden kaçının. Belirli bir sorumluyu ve belirli bir eylemi belirtin. Ad-soyad ve görev unvanı belirtilmeden «sorumlu olarak atayın» ifadesi emri uygulanamaz hale getirir.
Düzenlemede sık yapılan hatalar
- Dayanak eksikliği. Bir dayanak belgeye (hizmet içi yazı, iş sözleşmesi, kurul kararı) atıfta bulunmayan emir, özellikle insan kaynakları değişiklikleri veya cezalar söz konusu olduğunda mahkemede itiraz edilebilir.
- «Kayan» mizanpaj. Tarih ve numaranın hizalanması için tablo veya sekme yerine boşluk kullanılması. Yazı tipinde en ufak bir değişiklikte tüm «başlık» kayar.
- Yanlış tarih. Emir tarihi, aksi belirtilmedikçe yürürlük tarihi değil, imzalama tarihidir. Ancak metinde sıklıkla şunlar yazılır: «Emir [tarih] itibarıyla yürürlüğe girer.»
- Stil karışımı. Geçerli bir neden olmadan tek bir belgede farklı yazı tiplerinin kullanılması (örneğin, başlıkta Arial ve metinde Times) belgenin statüsünü düşürür.
Hazır emir şablonu (kopyalamak için)
Bu metni Word'e kopyalayın. Mükemmel bir görünüm için [...] arasındaki metin bloklarını değiştirin ve üst kısım için tabloyu ayarlayın.
[KURULUŞUN TAM ADI] (LLC "Romashka")
| [Tarih] | № [Emir Numarası] |
[Giriş: Rusya Federasyonu İş Kanunu'na ve başvuruya dayanarak...]
EMREDERİM:
- [Çalışanın Ad-Soyadı] kişisini [Departman Adı] bölümünde [Pozisyon Adı] pozisyonuna [Çalışma Başlangıç Tarihi] tarihinden itibaren alın.
- Maaşı [Tutar] ruble olarak belirleyin.
- [Sayı] ay süreli deneme süresi belirleyin.
- İnsan Kaynakları Departmanı Müdürü [Ad-Soyad] iş sözleşmesini hazırlasın ve çalışanı yerel düzenleyici belgelerle imza karşılığı bilgilendirsin.
- Emrin uygulanmasının kontrolünü [Görev Unvanı, Ad-Soyad] üzerine yükleyin.
[Yönetici Görev Unvanı] _______________ / [İmza Açıklaması] /
Emirden haberdar oldum:
_______________ / [Çalışanın İmza Açıklaması] / «_» ________ 20 y.
SSS: Düzenlemeye ilişkin sorular
Emre damga basmak gerekir mi? 2016'dan beri çoğu LLC için yuvarlak damganın bulunması, ana sözleşmede öngörülmedikçe kesinlikle zorunlu değildir. Ancak, insan kaynakları emirlerinde sahteciliğe karşı ek koruma sağlamak amacıyla sıkça damga basılır. Damga varsa, yöneticinin görev unvanının bir kısmını kapsayacak şekilde, ancak kişisel imzanın üzerine gelmeyecek şekilde basılmalıdır.
Emirler nasıl numaralandırılır? Numaralandırma takvim yılı içinde ardışık olmalıdır. Sıkça indeksler kullanılır: № 1-k (insan kaynakları), № 1-o (ana faaliyet). Önemli olan, emirler için tek bir kayıt defteri tutmaktır.
Emir elektronik imza (Eİ) ile imzalanabilir mi? Evet, kuruluşta nitelikli elektronik imza (NEİ) kullanan bir evrak yönetimi sistemi uygulanmışsa. Böyle bir emir, kağıt belgeyle aynı hukuki güce sahiptir. Bu durumda belgede Eİ işaretine yer verilir.
Emir çok sayfalıysa ne yapılmalı? Emir metni birden fazla sayfa kaplıyorsa, ikinci ve sonraki sayfalar numaralandırılır. Sayfa numarası üst kenar boşluğunun ortasına yerleştirilir. Kapak sayfası (ilk sayfa) genellikle görsel olarak numaralandırılmaz, ancak birinci sayfa olarak kabul edilir. İlk sayfa dışındaki tüm sayfalarda, belge damgasının (kuruluş adı ve "Emir" sözcüğü) üstbilgi veya başlıkta tekrarlanması önerilir.