Tabloları doğrudan tarayıcıda oluşturma ve düzenleme

Çevrimiçi tablolarla çalışmaya başlamak için hiçbir şey indirmenize gerek yoktur: ücretsiz erişim için Google E-Tablolar'ı (sheets.google.com) veya Microsoft dosyalarıyla çalışmak için Excel Online'ı (office.com) açmanız yeterlidir. Her iki hizmet de dosya oluşturmanıza, formül kullanmanıza, grafik çizmenize ve belgeler üzerinde gerçek zamanlı olarak ortaklaşa çalışmanıza olanak tanır. Seçim ekosisteminize bağlıdır: Google, ekip çalışması ve yeni başlayan şirketler için idealdir; Excel Online ise Microsoft arayüzüne ve karmaşık hesaplamalara alışmış kullanıcılar içindir.

Hizmetlerin temel farkları

Her iki araç da aynı görevi çözer ancak farklı felsefelere sahiptir. Google E-Tablolar (Google Sheets), yerel bir bulut ürünüdür. İnternette çalışmak, anlık senkronizasyon ve diğer Google hizmetleriyle derin entegrasyon için tasarlanmıştır. Excel Online, güçlü masaüstü yazılımının hafifletilmiş web sürümüdür. Tanıdık "şerit" arayüzünü korur ancak ücretsiz sürümde işlevsellik açısından sınırlamalara sahiptir.

Özellik karşılaştırma tablosu

Google E-Tablolar'da çalışmaya başlama

Arayüz, yeni başlayanlar için bile sezgiseldir. İlk belgenizi oluşturmak için aşağıdaki adımları izleyin:

1. sheets.google.com adresine gidin ve Google hesabınızda oturum açın.
2. Büyük «Boş dosya» artı işaretine tıklayın veya galeriden bir şablon seçin (bütçe, program, envanter).
3. Sol üst köşedeki «Yeni tablo» yazısına tıklayarak dosyaya bir ad verin.

Temel işlemler, sağ tıklama bağlam menüsü veya üst araç çubuğu aracılığıyla gerçekleştirilir. Bir formül girmek için hücreye = işaretini koyun. Örneğin, =SUM(A1:A10) aralıktaki değerleri toplar.

Dosyayı paylaşmak için sağ üstteki «Erişimi ayarla» düğmesine tıklayın. Bağlantıyı belirli kişilere gönderebilir veya dosyayı bağlantıya sahip herkes için erişilebilir hale getirebilirsiniz. Erişim hakları esnek bir şekilde ayarlanabilir: sadece görüntüleme, yorum yapma veya tam düzenleme.

Excel Online'da çalışma: incelikler ve olanaklar

Excel'in web sürümünün başlatılması office.com portalı üzerinden veya doğrudan OneDrive depolama alanından yapılır.

1. Microsoft hesabınızla oturum açın.
2. Soldaki menüden Excel simgesini seçin.
3. «Oluştur ve aç» -> «Yeni boş kitap» seçeneğine tıklayın veya buluttan mevcut bir dosya yükleyin.

Arayüz neredeyse masaüstü sürümüyle aynıdır: üstte «Giriş», «Ekle», «Formüller» sekmelerini içeren bir «şerit» bulunur. Bu, yıllardır standart Excel kullananlar için giriş engelini azaltır.

Kaydetme işlemi, her birkaç saniyede bir otomatik olarak OneDrive bulutuna yapılır. Yerel dosyalarda olduğu gibi elektrik kesintisi nedeniyle verilerinizi asla kaybetmezsiniz.

Verimli çalışma için gelişmiş işlevler

Her iki hizmet de basit sayı girişinin ötesine geçen araçlar sunar.

• Koşullu biçimlendirme. Verileri görsel olarak vurgulamanızı sağlar. Örneğin, değer sıfırdan küçükse hücreyi kırmızıya, plan tamamlandıysa yeşile boyayabilirsiniz. «Biçim» -> «Koşullu biçimlendirme» menüsünde bulunur.
• Pivot tablolar. Büyük veri kümelerini analiz etmek için güçlü bir araçtır. Google E-Tablolar'da «Veri» -> «Pivot tablo» aracılığıyla, Excel'de ise «Ekle» -> «Pivot tablo» aracılığıyla oluşturulur.
• Grafikler ve diyagramlar. Veri aralığını seçin ve görselleştirme türünü belirleyin. Google, haritalar dahil olmak üzere kutudan çıkar çıkmaz daha modern ve etkileşimli grafik türleri sunar.
• Filtreleme ve sıralama. Gerekli satırları hızlıca bulmak veya listeyi A'dan Z'ye sıralamak için sütun başlıklarındaki huni simgesini kullanın.

Ortak çalışmanın organizasyonu

Web tablolar potansiyellerini özellikle ekiplerde ortaya çıkarır.

Google E-Tablolar'da meslektaşlarınızın renkli imleçlerini gerçek zamanlı olarak görürsünüz. Belirli bir hücreye yorum bırakabilir (sağ tıklama -> «Yorum ekle») ve bildirim alması için meslektaşınızı @eposta aracılığıyla etiketleyebilirsiniz. Sürüm geçmişi, değişiklikleri herhangi bir tarihe geri almaya olanak tanır: «Dosya» -> «Sürüm geçmişi».

Excel Online'da mekanizma benzerdir: değişiklikler neredeyse anında görüntülenir. Düzenlenen hücreleri vurgulayan «Değişiklikleri göster» işlevi vardır. Microsoft Teams ile entegrasyon, pencereler arasında geçiş yapmadan değişiklikleri tartışmanıza olanak tanır.

Formatlar arasında dosya dışa aktarma sorunsuzdur. Google'dan dosya .xlsx formatında indirilebilir («Dosya» -> «İndir»), Excel Online'dan ise kopya bilgisayara kaydedilebilir veya PDF'ye dönüştürülebilir.

Yeni başlayanların sık yaptığı hatalar

Kullanıcılar çevrimiçi araçlara geçerken genellikle tipik hatalar yapar:

• Otomatik kaydetmeyi görmezden gelmek. Kullanıcılar alışkanlıkla Ctrl+S tuşlarına basar, oysa bulutta bu işlem otomatik gerçekleşir. Fazladan hareketler zarar vermez ancak manuel kontrol gerekliliği yanılsaması yaratır.
• Ağır dosyaları açmaya çalışmak. Güçlü bir PC için tasarlanmış yüz binlerce satır ve karmaşık formüller içeren bir tabloyu açmaya çalışırsanız tarayıcılar «donabilir». Bu tür hacimler için filtreler veya özel veritabanları kullanmak daha iyidir.
• Erişim haklarında kafa karışıklığı. Sık yapılan bir hata, belirli e-posta adresleri yerine «internetteki herkes» için erişimi açmaktır. Bağlantıyı göndermeden önce «Erişimi olanlar» ayarını mutlaka kontrol edin.
• Hatalı bağlantılar. Masaüstü Excel'den web sürümüne mutlak bağlantılı ( $ işaretli) formüller kopyalanırken bazen aralık biçimlendirmesi bozulur. Aktarımdan sonra formülleri kontrol edin.

SSS: Popüler sorulara yanıtlar

Bu hizmetlerde internetsiz çalışılabilir mi? Evet, ancak işlevin önceden etkinleştirilmesi gerekir. Google E-Tablolar'da bu, ayarlardan («Dosya» -> «Çevrimdışı kullanılabilir») yapılır. Excel Online için Microsoft Edge tarayıcısı ve sitenin uygulama olarak kurulması (PWA) gerekir. Ön ayar yapılmazsa, bağlantı koptuğunda düzenleyici erişilemez hale gelir.

Finansal verileri bulutta saklamak güvenli mi? Evet, her iki hizmet de verilerin iletimi ve depolanması sırasında şifreleme kullanır. Büyük şirketlerin (Google ve Microsoft) güvenlik düzeyi, antivirüssüz normal bir ev bilgisayarından çok daha yüksektir. Ancak bu tür dosyalara yönelik bağlantıları herkese açık alanda yayınlamanız önerilmez.

Kişisel finanslar için hangi hizmet daha iyi? Kişisel bütçe için, herhangi bir cihazdan (telefon, tablet, başkasının PC'si) erişilebilirliği ve hazır güzel şablonların bulunması nedeniyle Google E-Tablolar daha kullanışlıdır. Ancak birçok bağlantı içeren karmaşık muhasebe tutuyorsanız ve Excel pivot tablolarına alışkınsanız, Excel Online daha konforlu olacaktır.

Bu tablolar telefonda kullanılabilir mi? Evet, her iki hizmetin de iOS ve Android için «hareket halindeyken» dosyaları düzenlemenize olanak tanıyan mükemmel mobil uygulamaları vardır. Mobil tarayıcıdaki web sürümü de çalışır ancak arayüz küçük ekranlar için daha az kullanışlı olabilir.