Diadok sisteminde çalışma hakkında her şey: Bağlantıdan belge gönderimine kadar

Diadok, "Kontur" şirketi tarafından geliştirilen yasal açıdan geçerli elektronik belge yönetimi (EBM) için bulut tabanlı bir servistir. Şirketlerin faturaları, tutanakları, sevkiyat listelerini ve sözleşmeleri dijital ortamda değiştirmesine olanak tanır; kağıt postayı, kuryeleri ve arşivleri yerine koyar. Çalışmaya başlamak için nitelikli elektronik imza (NİS) almak ve sistemde kaydolmak yeterlidir; gelen belgeler ücretsiz olarak kabul edilir, ücret yalnızca giden akış için alınır.

Diadok'ta elektronik belge yönetiminin özü

Elektronik belge yönetimi (EBM), e-postayla tarama göndermekten çok daha fazlasıdır. Bu, gelişmiş nitelikli elektronik imza (ANİS) ile imzalanmış dosyaların yasal değişim sürecidir. Böyle bir belge, yöneticinin "canlı" mührü ve imzasını taşıyan kağıt aslıyla aynı yasal güce sahiptir.

Kağıt arşivden temel farklar:

• Yasal geçerlilik. Doğru NİS varlığında belge vergi makamları ve mahkemeler tarafından tanınır.
• Anında teslimat. Dosya, mesafeden bağımsız olarak saniyeler içinde karşı tarafa ulaşır.
• Takip durumları. Belgenin teslim edilip edilmediğini, görüntülenip görüntülenmediğini ve alıcı tarafından imzalanıp imzalanmadığını her zaman görebilirsiniz.
• Güvenli depolama. Arşiv operatörün güvenli sunucularında saklanır, kağıtların kaybolma veya bozulma riski ortadan kaldırılır.

Diadok'ta bu süreç otomatiktir: Sistem imzaların geçerliliğini, dosya formatlarını (XML, PDF vb.) ve Federal Vergi Servisi gereksinimlerine uygunluğu kendisi kontrol eder.

Belge alışverişi teknik olarak nasıl çalışır?

Diadok'ta belge gönderme ve alma süreci aşağıdaki şemaya göre yapılır:

1. Oluşturma. Belge doğrudan Diadok'un web arayüzünde oluşturulur veya muhasebe sisteminden (örneğin 1C'den) dışa aktarılır.
2. İmzalama. Gönderici dosyayı kendi NİS'i ile imzalar.
3. Gönderme. Belge şifrelenir ve güvenli iletişim kanalı üzerinden EBM operatörüne (Kontur Şirketi) iletilir.
4. Teslimat. Operatör belgeyi kontrol eder ve alıcıya teslim eder. Alıcı da Diadok'taysa teslimat anındadır. Farklı bir operatördeyse dolaşım mekanizması devreye girer.
5. Karşı imza. Alıcı içeriği kontrol eder ve belgeyi kendi NİS'i ile imzalar (veya açıklama içeren bir reddetme formu oluşturur).
6. Tamamlama. Her iki tarafça imzalandıktan sonra belge kapatılmış sayılır ve her iki katılımcının arşivinde saklanır.

Çalışmaya başlamak için neler gerekir?

Servisi kullanmaya başlamak için kuruluşların veya bireysel girişimcilerin üç koşulu yerine getirmesi gerekir:

1. Nitelikli elektronik imza (NİS)

Tam işlevli EBM modunda çalışma NİS olmadan mümkün değildir.

• Tüzel kişiler ve bireysel girişimciler için imza, akredite olmuş sertifika merkezlerinden (örneğin "Kontur" ofislerinde veya Federal Vergi Servisi'nde) verilir.
• İmza geçerli olmalı ve belgeleri gönderecek çalışan bilgisayarına yüklenmiş olmalıdır.

2. Serviste kayıt

Diadok web sitesinde şirket bilgilerini belirterek bir hesap oluşturmanız gerekir. Sistem verileri otomatik olarak TÜCC/TBİS üzerinden kontrol eder.

3. Teknik hazırlık

• Web arayüzünde imza ile çalışmak için tarayıcı eklentisinin (CryptoPro EİP Browser plug-in) kurulması.
• Çalışma alanının yapılandırılması: Kök sertifika merkezlerinin sertifikalarının mevcut olması.

Hangi belgeler gönderilebilir?

Diadok, muhasebe ve personel kayıtları için gereken çoğu formatı destekler.

Temel belge türleri

En çok talep edilen format, fatura ve birincil muhasebe belgesi (tutanak veya sevkiyat listesi) işlevlerini birleştiren ETB (Evrensel Transfer Belgesi) dir. ETB kullanımı belge sayısını yarıya indirir.

Dolaşım: Diğer operatörlerin karşı taraflarıyla alışveriş

Sık karşılaşılan bir durum: Şirketiniz Diadok kullanırken tedarikçiniz veya müşteriniz başka bir EBM operatörü (örneğin Takskom, SBIS veya Kaluga Astral) üzerinden çalışıyor. Bu durumda dolaşım kullanılır.

Dolaşım, farklı EBM operatörleri arasındaki teknolojik etkileşimdir ve yasal açıdan geçerli belgelerin değiştirilmesine olanak tanır.

Diadok'ta dolaşım nasıl ayarlanır:

1. Karşı tarafınızın operatörünün tanımlayıcısını öğrenin (genellikle 8 karakterlik bir koddur).
2. Diadok kişisel hesabında karşı tarafı TIN numarasına göre bulun.
3. Belge alışverişi davetiyesi gönderin.
4. Karşı tarafın onayından sonra dolaşım otomatik olarak etkinleşir.

Ücretlendirme ve kullanım maliyeti

Diadok'un fiyatlandırma modeli, giden belge akışının hacmine odaklanmıştır.

• Gelen belgeler: Ücretsiz. Ortaklardan sınırsız sayıda tutanak, sevkiyat listesi ve fatura alabilirsiniz.
• Giden belgeler: Paketler halinde ödenir. Daha büyük bir paket satın alındığında belge başına maliyet düşer.

Yaklaşık tarifeler (2026 yılı itibarıyla geçerli):

• 250 belge paketi — yaklaşık 2.950 ₽.
• 1.200 belge paketi — yaklaşık 12.300 ₽.
• 6.000 belge paketi — yaklaşık 55.500 ₽.

Paketin geçerlilik süresi genellikle 12 aydır. Paket tükenmezse, kalanlar yenileme sırasında belirli tarife planının koşullarına bağlı olarak devredilebilir veya silinebilir. Ayrıca personel EBM'si ve bireysel kişilerle çalışma için ayrı tarifeler bulunmaktadır.

Muhasebe sistemleriyle entegrasyon

Yoğun belge akışı olan şirketler için tarayıcı üzerinden manuel dosya yükleme dar boğaz haline gelir. Diadok, popüler sistemler için hazır entegrasyon modülleri sunar: 1C:Enterprise, SAP, Oracle ve diğerleri.

1C ile entegrasyonun avantajları:

1. Tek tıkla gönderme. Belge 1C'de oluşturulur, NİS ile imzalanır ve programdan çıkmadan Diadok'a gönderilir.
2. Karşı taraf kartlarının otomatik doldurulması. Sistem EBM katılımcıları hakkındaki verileri otomatik çeker.
3. 1C'de durumlar. "Teslim Edildi", "İmzalandı", "Reddedildi" durumları doğrudan 1C belgesinde görüntülenir, bu da alacakların takibi için kullanışlıdır.
4. Baskı formları. Zaten imzalanmış bir belgeyi yerel depolama veya baskı için (gerektiğinde) 1C'ye Diadok'tan dışa aktarma imkanı.

EBM uygulamasında sık yapılan hatalar

1. Süresi dolmuş NİS. En sık karşılaşılan sorun. Sertifikanın geçerlilik süresini önceden kontrol etmek gerekir, çünkü yeniden issuance birkaç saatten bir güne kadar sürebilir.
2. Dolaşım eksikliği. Ayarlanmış dolaşım olmadan başka bir operatörün karşı tarafına belge göndermeye çalışmak teslimat hatasına neden olur.
3. Yanlış belge formatı. Faturalar için FVS emrine göre XML formatı kesinlikle gereklidir. XML yerine PDF yüklemek, belgeyi KDV indirimleri için geçersiz kılar.
4. Test modunu görmezden gelme. Toplu gönderimden önce, imza ve dolaşım ayarlarını kontrol etmek amacıyla sadık bir partnerle test alışverişi yapılması önerilir.

SSS: Popüler sorulara cevaplar

Diadok'u NİS olmadan kullanabilir miyim? Hayır, yasal açıdan geçerli belge yönetimi için NİS zorunludur. Onsuz sadece görüntüleme modu veya orijinal gücü olmayan önemsiz mesajların gönderilmesi mümkündür.

Karşı taraf belgemizi görmüyorsa ne yapmalıyım? Kişisel hesaptaki gönderim durumunu kontrol edin. Durum "Teslim Edildi" ise ancak karşı taraf alımı reddediyorsa, belge başka bir çalışanın "Gelenler" klasörüne düşmüş olabilir veya dolaşım ayarı gerekebilir. Teslimat günlüklerini kontrol etmek için Diadok desteğiyle iletişime geçin.

Belgeler Diadok'ta süresiz olarak saklanıyor mu? Evet, belgeler sözleşme süresi boyunca servisin arşivinde saklanır. Ancak vergi muhasebesi amaçları için (4–5 yıl) arşivin yedek kopyalarını periyodik olarak kendi depolama birimlerinize indirmeniz önerilir.

Tüm karşı tarafların EBM'ye geçmesi zorunlu mu? Hayır. Hibrit belge yönetimi yürütebilirsiniz: EBM'ye bağlananlarla elektronik olarak, diğerleriyle ise eskisi gibi kağıt üzerinde çalışabilirsiniz. Diadok sizi kağıt taşıyıcılardan tamamen vazgeçmeye zorlamaz.