Word'de onay sayfası düzenleme: şablonlar ve kurallar

"Ciltlenmiş, numaralandırılmış" ibaresini içeren bir belgeyi doğru şekilde düzenlemek için Word'de ayrı bir onay sayfası (etiket) oluşturmanız, ciltlemeden önce tüm belge paketindeki sayfaları Arap rakamlarıyla numaralandırmanız ve ardından etikette toplam sayfa sayısını belirtmeniz gerekir. Temel gereklilik: sayfalar değil, fiziksel kağıt yaprakları numaralandırılır ve yetkili kişinin imzasının bir kısmı hem etiketin hem de belgenin son sayfasının üzerine gelmelidir.

Aşağıda Word'e kopyalamak için hazır şablonlar ve adım adım uygulama algoritması verilmiştir.

Onay sayfası ne zaman ve neden gereklidir

Onay sayfası, çok sayfalı belgelerin (sözleşmeler, ana sözleşmeler, emirler, arşiv dosyaları) bütünlüğünü sabitlemek için kullanılır. İmzalamadan sonra hiçbir sayfanın çıkarılmadığını veya değiştirilmediğini garanti eder.

Temel kullanım durumları:

• Belgelerin arşive veya devlet kurumlarına teslim edilmesi.
• İç yönetmelik ve esasların düzenlenmesi.
• Sözleşmelere eklenen hacimli eklerin imzalanması.

Word için hazır şablonlar

Aşağıdaki seçeneklerden birini Word belgesine kopyalayabilir, yazı tipini biçimlendirebilir (Times New Roman, 12–14 pt önerilir) ve tekrar kullanmak üzere ayrı bir dosya olarak kaydedebilirsiniz.

Seçenek 1: Standart (sayfa sayısının yazıyla belirtilmesiyle)

Bu seçenek en evrenseldir ve evrak yönetiminin sıkı gerekliliklerine uygundur.

Ciltlenmiş, numaralandırılmış ve mühürlenmiştir 
______ (________________________) yaprak.

«___» ____________ 20___ y.

Görevi: _________________________

İmza: _________________________   / _________________________ /
                                     (imzanın okunuşu)

M.P.

Seçenek 2: Öz (iç dolaşım için)

Sıkı arşiv işlemleri gerektirmeyen ancak hacmin sabitlenmesi gereken belgeler için uygundur.

Ciltlenmiş ve numaralandırılmış ______ yaprak.

Tarih: «___» ____________ 20___ y.

_________________________ / _________________________ /
   (görevi)                 (imza)           (Adı Soyadı)

Adım adım talimat: numaralandırmadan ciltlemeye

İşlem sırasına uyulması kritiktir. Ciltlemeden sonra hata düzeltmek zordur ve çoğu zaman belgenin bütünlüğü bozulmadan mümkün değildir.

1. Hazırlık ve numaralandırma.

   • Belgenin tüm sayfalarını doğru sırada toplayın.
   • Her sayfayı sağ üst köşeye Arap rakamlarıyla (1, 2, 3...) numaralandırın.
   • Önemli: Kapak sayfası genellikle genel numaralandırmaya dahil edilir, ancak üzerine numara konulmaz (veya iç yönetmelik gerektiriyorsa konulur). Ekler, ana belgeyle birlikte ardışık numaralandırılır.

2. Ciltleme.

   • Sayfa yığınını hizalayın.
   • Soldan delikleri açın (kenardan 1,5–3 cm mesafede). Genellikle 3 veya 4 delik açılır.
   • Belgeyi deliklerden geçirerek dayanıklı bir iplikle (lavsandan) veya ipten dokuma halatla ciltleyin.
   • İpin uçlarını son sayfanın arka yüzüne çıkarın ve düğüm atın. Uçları 5–7 cm uzunluğunda bırakın.

3. Onay ibaresinin düzenlenmesi.

   • Seçilen onay sayfası şablonunu yazdırın.
   • Toplam sayfa sayısını rakamla ve yazıyla yazın (örneğin: 5 (beş)).
   • Etiketi, düğümü ve ip uçlarını tamamen kapatacak şekilde son belgenin arka yüzüne yapıştırın.

4. İmza ve mühürle onaylama.

   • Yetkili kişi imza atar. İmzanın bir kısmı onay sayfasında, bir kısmı ise belgenin kendisinde (son sayfada) olmalıdır.
   • Mühür kullanılıyorsa, o da her iki sayfayı kapsamalıdır (mühür izinin bir kısmı etikette, bir kısmı belgede).
   • Düzenlemenin tamamlandığı tarihi belirtin.

Düzenlemede sık yapılan hatalar

SSS

Boş sayfalar numaralandırılmalı mı? Belgede özel olarak bırakılmış boş sayfalar varsa (örneğin, bölümleri ayırmak için), bunlar numaralandırılır ve ciltlenen toplam sayfa sayısına dahil edilir.

Numaralandırmada hata yapılırsa ne yapılmalı? Hata ciltlemeden önce fark edilirse, yanlış numarayı çizip yanına doğrusunu yazın ve düzeltmeyi imza ve tarihle onaylayın. Belge zaten ciltlenmişse, yeniden ciltleme ve yeni bir onay sayfası gerekecektir.

Ciltleme için hangi ip kullanılmalı? Lavsandan iplik veya banka halatı kullanılması önerilir. Normal dikiş iplikleri, belgenin uzun süreli saklanması veya aktif kullanımı sırasında kopabilir.

Onay sayfası kendinden yapışkanlı kağıda yazdırılabilir mi? Evet, bu uygun bir seçenektir. Ancak, yapışkan katmanının yeterince güçlü olduğundan ve kağıdın şeffaf olmadığından, arkadaki metnin görünmediğinden emin olun.