Word'de belge dikişleme için onay ibaresi şablonu
Belgeyi doğru şekilde düzenlemek için Word'de şu ifadeyi içeren bir metin bloğu oluşturun: "Dikişli, numaralandırılmış ve mühürlü ___ yaprak". Metni ortala, yönetici imzası, ad soyad açıklaması ve tarih için boş satırlar bırakın. Bu bloğu ayrı küçük bir kağıda (veya A4'ten keserek) yazdırın, belgenin arka tarafındaki dikiş düğümünün üzerine yapıştırın ve mühürün izinin kısmen etiket ve son sayfaya taşacak şekilde mühürleyin.
Bu ibare ne zaman ve neden gereklidir
Onay ibaresi, dosyadaki yaprak sayısını sabitler ve belgenin dikişlendikten sonra değiştirilmediğini teyit eder. Vergi dairesine beyanname tesliminde, personel emirlerinin düzenlenmesinde, işlerin arşive devredilmesinde veya ihalelere katılımda bu zorunlu bir gerekliliktir.
İbare son sayfanın arkasına yerleştirilir. İplik uçları da aynı tarafa çıkarılmalı ve üzerinde metin bulunan kağıt etiketle yapıştırılmalıdır.
Önemli: Metinde sayfa değil, yaprak sayısı belirtilir. Bir yaprak iki sayfa (ön ve arka yüz) içerebilir. Terminolojideki hata, denetim organları tarafından belgelerin iade edilmesi için gerekçe oluşturabilir.
Hazır şablon metni
Aşağıdaki seçeneklerden birini kopyalayıp Word belgesine yapıştırın.
Seçenek 1: Evrensel (önerilen)
Toplam dikişli, numaralandırılmış
ve mühürlü ________ yaprak
Görev _________________________
İmza __________ /______________/
"___" ____________ 20___ yılı
M.İ.
Seçenek 2: Kısa ve öz
Dikişli, numaralandırılmış
ve mühürlü ________ yaprak
Yönetici _________________ /_________________/
"___" ____________ 20___ yılı
Word'de biçimlendirme için adım adım talimatlar
Etiketin düzgün görünmesi ve evrak yönetimi standartlarına uygun olması için metin parametrelerini aşağıdaki gibi ayarlayın:
- Yeni bir belge oluşturun veya mevcut olanı açın.
- Şablon metnini ekleyin.
- Hizalama: Tüm bloğu seçin ve "Ortala"ya tıklayın (Ctrl+E).
- Yazı tipi: Standart iş yazı tiplerini kullanın — Times New Roman veya Arial.
- Yazı tipi boyutu: 12–14 pt. Metin kolay okunabilir olmalı ancak çok fazla yer kaplamamalıdır.
- Aralıklar: Tek satır aralığı ayarlayın. Yaprak sayısı bloğu ile imza arasında görsel ayrım için bir boş paragraf ekleyebilirsiniz.
- Kenar boşlukları: Metnin etrafında yeterli beyaz alan olduğundan emin olun. Hazır kesilmiş etiketin optimum boyutu yaklaşık 5×6 cm veya 6×4 cm'dir.
Düzenli çalışma için ipucu: Ayarlanmış dosyayı Word şablonu (.dotx) olarak kaydedin veya ayrı bir "Dikiş_Etiketi.docx" dosyası tutun. Yazdırmadan önce sadece açıp gerekli yaprak sayısını girin ve yazdırın.
Doğru yapıştırma ve onaylama yöntemi
- Belgeyi iplikle dikin (genellikle sol kenardan 3 delik açılır).
- İplik uçlarını son sayfanın arkasına çıkarın.
- Düğüm atın ve fazla uçları kesin (1–2 cm bırakın).
- Word'de hazırlanan üzeri yazılı dikdörtgeni düğümün üzerine yapıştırın.
- Kurum mührünü şu şekilde basın:
- Kısmen etiketi kapsasın.
- Kısmen belge sayfasını kapsasın.
- İmza ve tarihi örtmesin (okunabilir kalmaları gerekir).
Sık yapılan hatalar
| Hata | Neden yanlış olduğu |
|---|---|
| "Sayfa" sayısı belirtilmiş | Evrak yönetimi normları "yaprak" belirtilmesini gerektirir. Sayfa ve yaprak farklı muhasebe birimleridir. |
| Mühür sadece etikette | Böyle bir onay hukuki geçerliliğe sahip değildir, çünkü etiketi belgeyle fiziksel olarak bağlamaz. |
| Mühür sadece sayfada | Etiket fark edilmeden sökülüp değiştirilebilir. Mühür her iki katmanı da sabitlemelidir. |
| Zımba veya yapıştırıcı kullanımı | Arşiv ve hukuki belgeler için iplikle dikişleme gereklidir. Zımbalar açılabilir, yapıştırıcı zamanla kuruyup dökülebilir. |
| İbarenin el yazısıyla okunaksız yazılması | Word'den basılı şablon kullanılması önerilir. El yazısı metin kabul edilebilir ancak net olmalıdır. |
SSS
Kurum mühürsüz çalışıyorsa mühür gerekli mi? Şirket resmi olarak mühür kullanımından vazgeçtiyse (ve bu ana sözleşmede belirtildiyse), "mühürlü" ifadesi "imzalı" ile değiştirilir ve mühür yeri (M.İ.) kaldırılır. Ancak birçok devlet kurumu alışkanlıkla hala mühür talep ettiğinden, alıcı tarafın gerekliliklerini teyit etmek daha iyidir.
İbareyi kendinden yapışkanlı kağıda yazdırmak mümkün mü? Evet, bu kullanışlı bir seçenektir. Normal ofis kağıdı kullanıyorsanız, etiketin güvenli şekilde tutunması ve zamanla soyulmaması için kalem yapıştırıcı veya PVAc kullanın.
Yaprak sayısında hata yaparsam ne yapmalıyım? Onay ibaresinde düzeltme yapılmaz. Dikişi çözmek, yaprakları yeniden saymak, doğru sayıyla yeni etiket yapmak ve belgeyi tekrar dikmek gerekir.