Excel'de metin aktarma: Kopyala-yapıştır'dan otomasyona

Excel'e metni doğru şekilde aktarmak için basit yapıştırma (Ctrl+V) kullanmayın, çünkü bu işlem genellikle tüm veri dizisini tek bir hücreye yerleştirir veya tablo yapısını bozar. En iyi yöntem, dosyalar için "Veriler" > "Metin/CSV'den" aracını veya zaten yapıştırılmış içerikler için "Metni Sütunlara Dönüştür" özelliğini kullanmaktır. Bu, bilgilerin hücrelere doğru dağıtılmasını ve kodlamanın korunmasını garanti eder.

Bu kılavuzda Word belgeleri, metin dosyaları, web sayfaları ve hatta görseller gibi farklı kaynaklarla çalışma yöntemleri ele alınmaktadır.

Metin dosyalarından içe aktarma (TXT ve CSV)

Bu, büyük miktardaki verileri aktarmanın en güvenilir yoludur. Harfler yerine "anlamsız karakterlerin" görünmemesi için sütun ayrımını ve kodlamayı hemen ayarlamanıza olanak tanır.

1. Boş bir Excel sayfası açın.
2. Veriler (Data) sekmesine geçin.
3. Veri Al (veya eski sürümlerde "Metin/CSV'den") düğmesine tıklayın.
4. .txt veya .csv dosyanızı seçin.
5. Açılan önizleme penceresinde:
   • Dosya Kodlaması alanında 65001: Unicode (UTF-8) seçeneğinin işaretli olduğundan emin olun (Rusça/Türkçe karakterler için kritik önem taşır).
   • Ayırıcı alanını kontrol edin. Genellikle bu "Virgül", "Noktalı Virgül" veya "Sekme"dir. Program bunu genellikle otomatik olarak algılar, ancak sütunlar "birleşmiş" görünüyorsa, doğru seçeneği manuel olarak belirleyin.
6. Yükle düğmesine tıklayın.

Veriler, çalışmaya hazır düzgün bir tablo olarak sayfada görünecektir.

Word belgesinden metin aktarma

Word'den doğrudan kopyalama yapmak genellikle paragrafların tek bir hücreye sığmasına ve listelerin yapısının kaybolmasına neden olur. Bunu önlemek için, yapıştırma ayarlarını doğru yaparak ara bellek üzerinden hareket edin.

Yöntem 1: Özel Yapıştırma

Metin zaten kopyalanmışsa:

1. Excel'de A1 hücresine sağ tıklayın.
2. Özel Yapıştır (Paste Special) seçeneğini belirleyin.
3. Metin veya Unicode Metin seçeneğini işaretleyin.
4. Veriler yine de tek bir sütuna düşerse, sütunu seçin, Veriler > Metni Sütunlara Dönüştür menüsüne gidin.
5. "Ayrılmış" formatını seçin, kaynak belgenizde verilerinizi ayıran sembolü (boşluk, sekme veya başka bir karakter) belirtin ve sihirbazı tamamlayın.

Yöntem 2: CSV olarak kaydetme

Word'deki karmaşık tablolar için:

1. Word belgesinde Dosya > Farklı Kaydet seçeneğine tıklayın.
2. Dosya türü olarak CSV (Virgülle ayrılmış) Metin seçeneğini belirleyin.
3. Elde edilen dosyayı, önceki bölümde anlatıldığı gibi Excel'de Veriler > Metin/CSV'den menüsü üzerinden açın.

Tarayıcıdan ve PDF'den veri kopyalama

Web sayfaları ve PDF dosyaları, doğru içe aktarmayı engelleyen gizli biçimlendirmeler içerir.

İnternetten

Bir siteden kopyalarken ara belleğe HTML stil kodları da gelir.

1. Sayfadaki ilgili bölümü kopyalayın.
2. Excel'de Özel Yapıştır > Değerler seçeneğini kullanın. Bu işlem bağlantıları, renkleri ve yazı tiplerini kaldırarak yalnızca düz metni bırakır.
3. Metin öngörülemeyen şekilde satırlara bölünmüşse, temizleme için formül kullanın ("Otomasyon" bölümüne bakın).

PDF dosyalarından

PDF'den doğrudan kopyalama yapmak genellikle satırlardaki kelime sırasını bozar.

• Seçenek A (Dönüştürme): PDF'i çevrimiçi dönüştürücüler veya Adobe Acrobat aracılığıyla Word belgesi veya Excel tablosu olarak kaydedin, ardından sonucu içe aktarın.
• Seçenek B (Yeni sürümlerde Power Query): Excel 365'te Veriler > Veri Al > Dosyadan > PDF'den işlevi bulunur. Bu özellik, belge içindeki belirli bir tabloyu seçmenize ve onu yapısal olarak doğru şekilde yüklemenize olanak tanır.

Görüntülerden metin tanıma (OCR)

Veriler bir ekran görüntüsünde veya fotoğrafta bulunuyorsa, Office 365'in yerleşik özelliklerini veya üçüncü taraf hizmetleri kullanın.

1. Görseli Excel sayfasına ekleyin (Ekle > Resimler).
2. Resme sağ tıklayın.
3. Resimden metin kopyala seçeneğini belirleyin (Microsoft 365 aboneliğinde mevcuttur).
4. Metni bir hücreye yapıştırın.
5. Verileri dağıtmak için Metni Sütunlara Dönüştür aracını uygulayın.

Excel'in eski sürümleri için ücretsiz çevrimiçi OCR hizmetlerini (örneğin OnlineOCR) kullanın; ekran görüntüsünü yükleyerek hazır bir Excel dosyası elde edin.

Otomasyon ve veri temizleme

Veriler zaten tabloda ancak dağınık görünüyorsa (fazladan boşluklar, hücre içinde satır sonları), temizleme araçlarını ve formülleri kullanın.

Hızlı temizleme formülü

Fazladan boşlukları kaldırmak ve satır sonlarını virgülle değiştirmek için (tek bir hücredeki listeyi virgülle ayrılmış bir listeye dönüştürmek amacıyla) aşağıdaki işlev kombinasyonunu kullanın:

=KIRP(YERINE.KOY(A1; KARAKTER(10); ", "))

Burada:

• A1 — kaynak metni içeren hücre.
• KARAKTER(10) — satır sonu kodu.
• KIRP (TRIM) — fazladan boşlukları kaldırır.

Power Query Kullanımı

Benzer türdeki dosyaların (örneğin günlük raporların) düzenli olarak içe aktarılması için bir sorgu ayarlayın:

1. Veriler > Veri Al > Dosyadan.
2. Power Query düzenleyicisinde adımları belirleyin: ilk satırları silme, sütunları bölme, değerleri değiştirme.
3. Kapat ve Yükle düğmesine tıklayın. Bir sonraki seferde, klasördeki dosyayı değiştirmeniz ve Excel'de Yenile düğmesine basmanız yeterli olacaktır; tüm işlemler otomatik olarak tekrarlanacaktır.

İçe aktarma yöntemlerinin karşılaştırılması

Aktarım sırasında yapılan yaygın hatalar

• Kiril alfabesi anlamsız karakterler olarak görünüyor. Nedeni yanlış kodlamadır. Sihirbaz üzerinden içe aktarırken her zaman zorunlu olarak UTF-8 veya Windows-1251 seçeneğini belirleyin.
• Sayılar metne dönüştü. Genellikle ondalık ayırıcının nokta olduğu yabancı sistemlerden içe aktarım yapılırken ve Rusça/Türkçe Excel sürümünde virgül beklendiğinde发生 eder. Tüm sütunda noktayı virgülle değiştirerek (Ctrl+H) düzeltilebilir.
• Tarihler sayıya dönüştü (örneğin, 44567). Bu, Excel'in dahili tarih formatıdır. "Giriş" sekmesinde hücre biçimini "Tarih" olarak değiştirmeniz yeterlidir.
• Tüm metin tek bir A1 hücresinde. İçe aktarırken ayırıcıyı belirtmeyi unuttunuz veya "Metni Sütunlara Dönüştür" yerine normal yapıştırma kullandınız.

SSS

Bir sütundaki listeyi satıra nasıl aktarırım (transpoze etme)? Sütunu kopyalayın, istediğiniz yere sağ tıklayın, "Özel Yapıştır"ı seçin ve Transpoze kutusunu işaretleyin. Veriler yatay olarak genişleyecektir.

Tek bir hücre içinde satır sonları olan metin aktarılabilir mi? Evet. Bir hücreye metin girerken, hücre içinde zorunlu satır sonu oluşturmak için Alt+Enter kombinasyonunu kullanın. Bu tür verileri içe aktarırken, içe aktarma sihirbazındaki metin sınırlayıcısının doğru ayarlandığından emin olun (genellikle tırnak işaretleri ").

İnternetten yapıştırırken neden mavi alt çizgiler beliriyor? Bunlar köprülerdir (hyperlinks). Bunlardan anında kurtulmak için "Özel Yapıştır" > "Değerler" kullanın. Zaten yapıştırılmışlarsa, aralığı seçin, Ctrl+K (Köprüyü Kaldır) tuşlarına basın veya toplu temizleme için bir makro kullanın.