Belgelerde onaylayıcı ibarenin düzenlenmesi: adım adım rehber

Word'de "iplenmiş, numaralandırılmış ve imzayla mühürlenmiş" ibaresini doğru şekilde düzenlemek için metni belgenin son sayfasına (genellikle alt kısma veya son sayfanın arkasına) yerleştirin, Times New Roman 12–14 punto yazı tipi kullanın, sola veya ortaya hizalayın ve yetkili kişinin el imzası, tarihi ve sayfa sayısı için boşluk bırakın. Aşağıda hazır şablonlar ve biçimlendirme talimatları verilmiştir.

Bu ibare neden gereklidir ve nereye yerleştirilir

Onaylayıcı ibare, çok sayfalı bir belgenin (tutanak, rapor, protokol) bütünlüğünü doğrular. Sayfaların diktikten sonra değiştirilmediğini veya çıkarılmadığını garanti eder. Belgenin elektronik versiyonunda (yazdırmadan önce) bu blok metin düzenleyicide hazırlanır; yazdırıldıktan sonra belge iplikle dikilir, sayfalar numaralandırılır ve ip uçları kağıt etiketle yapıştırılır; etiketin üzerine ve kısmen belge üzerine imza ve mühür basılır.

Metin şu şekilde yerleştirilmelidir:

• Son sayfada: Ana içerikten sonra, alt kısımda.
• Ayrı bir sayfada: Son sayfada yeterli yer yoksa, ibare son sayfanın temiz arka yüzüne veya kalın dosyalar için yapıştırılan zarfa yazılır.

Word'de metin düzenleme gereksinimleri

İbarenin kendisi için katı GOST standartları olmasa da, okunabilirliği ve resmi görünümü sağlayan yerleşik bir iş standardı mevcuttur.

Temel stil parametreleri:

• Yazı tipi: Times New Roman (evrak yönetiminin klasiği) veya Arial (modern standart).
• Punto (boyut): 12–14 pt. Metin iyi okunabilir olmalı, ancak başlık gibi görünmemelidir.
• Biçim: Normal (Regular). "iplenmiş..." ifadesi için kalın biçim kullanılabilir, ancak zorunlu değildir.
• Hizalama: Sola hizalı (özellikler için standart) veya ortaya hizalı (görsel vurgu için kabul edilebilir).
• Satır aralığı: Tek veya 1,15.

Kopyalamak için hazır örnekler

Belgenizin türüne en uygun seçeneği belirleyin. Metni Word dosyasının sonuna kopyalayın.

Seçenek 1: Klasik (evrensel)

Çoğu tutanak, irsaliye ve dahili raporlar için uygundur.

İplenmiş, numaralandırılmış ve imzayla mühürlenmiş _______________ sayfa.

_________________________ / _________________________ / (görev/unvan) (imza) (imzanın açık hali)

«_» ____________ 20 y.

Seçenek 2: Dosya numarası belirtilen (arşivler için)

Muhasebe ve personel evrak yönetiminde kullanılır.

Bu dosyada iplenmiş, numaralandırılmış ve imzayla mühürlenmiş ______ (______________________) sayfa bulunmaktadır.

Kurum yöneticisi: _________________ / _________________ /

M.Y. (mühür yeri) Tarih: «_» ____________ 20 y.

Seçenek 3: Kısa (küçük raporlar için)

Yer kısıtlıysa.

İplenmiş ve numaralandırılmış ____ sayfa. İmza: _________________ / _________________ / Tarih: ..20__ y.

Word'de oluşturma adımları

1. Belgenin sonuna gidin (Ctrl + End tuşlarına basın).
2. İbareyi ana metinden ayırmak için birkaç kez Enter tuşuna basın (3–5 boş satır bırakın).
3. Yukarıdaki bölümden seçtiğiniz şablonu yapıştırın.
4. Metni seçin ve Times New Roman yazı tipini, 13 veya 14 boyutunu ayarlayın.
5. Hizalamayı sola hizalı olarak ayarlayın (menüden veya Ctrl + L ile).
6. El yazısıyla veri girişi için yeterli sayıda alt çizgi (_____) bırakın.

Düzenlemede sık yapılan hatalar

• Tüm alanların bilgisayarda doldurulması. Tarih, sayfa sayısı ve soyadını yazdırmadan önce Word'e asla yazmayın. Bu veriler, belge fiziksel olarak dikildikten sonra elle girilmelidir. Aksi takdirde ibare, bütünlük onayı olarak hukuki geçerliliğini yitirir.
• Çok küçük yazı tipi. 10 pt'den küçük boyut kullanmak okumayı zorlaştırır ve özensiz görünür.
• İmzanın açık halinin eksikliği. İmzanın yanında mutlaka soyadı ve ad baş harfleri (parantez içinde veya eğik çizgiyle) bulunmalıdır.
• Yanlış konumlandırma. İbare ana metin tarafından kapatılmamalı veya yazdırırken bir sonraki sayfaya "kaymamalıdır". Belge görünümünü her zaman "Önizleme" modunda kontrol edin.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

İbarenin üzerine mühür basılması gerekir mi? Evet, kurum mühür kullanıyorsa. Baskı, ip düğümünün yapıştırıldığı kağıt etiketin bir kısmını ve belgenin bir kısmını (ibarenin) kapsayacak şekilde basılır. Etiket olmayan temiz ibareye, iç yönetmelik gerektirmiyorsa genellikle mühür basılmaz.

El yazısı imza yerine damga kullanılabilir mi? "iplenmiş..." ifadesi basılı olabilir veya damga ile basılabilir. Ancak yöneticinin veya yetkili kişinin imzası canlı (öz el) olmalıdır. Böyle durumlarda faks imile (imza kopyası) genellikle denetim organları tarafından kabul edilmez.

Belgede çok fazla sayfa varsa ne yapılmalı? Dosya kalınlığı büyükse, son sayfanın arkasına yapıştırılan kalın kağıttan özel etiketler ("onaylayıcılar") kullanılır. İbare metni artık bu etiketin üzerine yazılır.