Excel'de Giriş Kontrolü Ustası

Excel'de veri doğrulama, hücrelere girilen bilgileri belirli kurallarla sınırlayarak açılır listeler oluşturmanıza, yinelenen girdileri engellemenize veya sayı ve tarih aralıklarını kontrol etmenize olanak tanıyan bir araçtır. Basit bir doğrulamayı hızlıca ayarlamak için ilgili hücreleri seçin, Veri sekmesine gidin → Veri Doğrulama seçeneğine tıklayın ve kısıtlama türünü seçin (örneğin, "Liste" veya "Sayı"). Bu, tablonun bütünlüğünü garanti eder ve formların doldurulmasını hızlandırır.

Temel Giriş Kısıtlama Türleri

"Veri Doğrulama" aracı, "Veri" sekmesindeki "Veri Araçları" grubunda bulunur. Tıklandığında üç sekmeli bir pencere açılır: "Ayarlar", "Giriş İletisi" ve "Hata İletisi".

En çok talep edilen doğrulama türleri şunlardır:

• Liste: Hazır seçeneklerle bir açılır menü oluşturur. Durumlar, şehirler, çalışan isimleri için idealdir.
• Sayı: Girişi belirli bir aralıktaki (örneğin, 1 ile 100 arasında) sayısal değerlerle veya belirli bir türle (tam sayı, ondalık) sınırlar.
• Tarih: Yalnızca belirli bir dönemdeki tarihlerin girilmesine izin verir (örneğin, bugünden önce olmayan tarihler).
• Metin Uzunluğu: Karakter sayısını kontrol eder (TC kimlik no, telefon numaraları, parolalar için faydalıdır).
• Diğer (Formül): Formüller aracılığıyla herhangi bir karmaşık koşul belirlemenize olanak tanır.

Açılır Liste Oluşturma

Açılır liste, verileri standartlaştırmanın en popüler yoludur. Yazım hatalarını ortadan kaldırır ve çalışmayı hızlandırır.

Adım adım ayarlama:

1. Listenin görünmesi gereken hücreleri seçin.
2. Veri → Veri Doğrulama seçeneğine tıklayın.
3. "İzin Verilenler" alanında Liste seçeneğini belirleyin.
4. "Kaynak" alanında seçenekleri belirtin:
   • Elle: Değerleri noktalı virgülle ayırarak girin (örneğin: Evet;Hayır;Devam Ediyor).
   • Aralıktan: Listenin saklandığı sayfadaki hücre adresini belirtin (örneğin: $F$2:$F$10). Kaynak başka bir sayfadaysa veya kural kopyalandığında aralığın kaymaması için mutlak başvuruların ($ işaretleri) kullanılması zorunludur.
5. "Geçerli değerler listesinden seçim yap" kutusunun işaretli olduğundan emin olun.
6. Tamam düğmesine tıklayın.

Yinelenen Girdileri Engelleme ve Karmaşık Koşullar

Standart araçlarla basitçe "Yinelenenleri Engelle" kutusunu işaretlemek mümkün değildir, ancak bu durum özel bir formül aracılığıyla kolayca çözülebilir.

Tekrarları Nasıl Engellersiniz?

A sütunundaki bir değerin yalnızca daha önce karşılaşılmadıysa girilmesine izin vermek için:

1. Aralığı seçin (örneğin, A2:A100).
2. Veri Doğrulama → Tür: Diğer seçeneğini belirleyin.
3. "Formül" alanına şunu girin: =EĞERSAY($A$2:A2; A2)=1 Dikkat: Aralıktaki ilk başvuru mutlak ($A$2), ikincisi ise göreceldir (A2). Bu, formülün yalnızca listenin başından geçerli satıra kadar olan hücreleri kontrol etmesini sağlar.

Birleşik Koşullar

Aynı anda birkaç koşulu kontrol eden bir kural oluşturabilirsiniz. Örneğin, bir tarihin yalnızca iş günü olması durumunda (cumartesi ve pazar değil) girilmesine izin vermek: =VE(SAYI_MI(A2); HAFTANINGÜNÜ(A2; 2)<6) Burada ikinci bağımsız değişkeni 2 olan HAFTANINGÜNÜ işlevi, 1 (Pazartesi) ile 7 (Pazar) arasında sayılar döndürür. <6 koşulu hafta sonlarını eler.

İletilerin ve Bildirimlerin Ayarlanması

Kullanıcıyla doğru iletişim, hata sayısını azaltır. Veri doğrulama penceresinde bunun için iki özel sekme bulunur.

Hata iletisinde stil seçebilirsiniz:

• Durdur: Geçersiz değerin girişini tamamen engeller (en katı mod).
• Uyarı: Kullanıcının emin olup olmadığını sorar, ancak verilerin girilmesine izin verir.
• Bilgi: Hata hakkında sadece bilgi verir, ancak girişi engellemez.

Ayarlama Sırasındaki Yaygın Hatalar

• Liste kaynağında görece başvurular. Dolare işareti ($) olmadan F2:F10 aralığına başvuruyorsanız ve doğrulamayı farklı hücrelere uyguluyorsanız, kaynak kayabilir. Aralığı her zaman sabitleyin: $F$2:$F$10.
• Boş hücrelerin göz ardı edilmesi. Varsayılan olarak "Boş hücreleri yoksay" kutusu işaretlidir. Alan zorunluysa, bu kutunun işaretini kaldırın ve metin uzunluğu > 0 için bir doğrulama ekleyin.
• Elle listede yanlış ayırıcı. Rusça Excel sürümünde liste öğeleri virgülle değil, noktalı virgülle (;) ayrılır. Moskova, SPb yazımı iki farklı öğe yerine tek bir "Moskova, SPb" öğesi oluşturur.
• Kuralların üzerine hücre kopyalama. Veri içeren bir hücreyi kopyalayıp doğrulama içeren bir aralığa (Tümünü Yapıştır) yapıştırırsanız, doğrulama kuralı üzerine yazılabilir. "Değerleri Yapıştır" seçeneğini kullanın veya yalnızca biçimi kopyalayın.

SSS

Veri doğrulamayı nasıl kaldırabilirim? Hücreleri seçin, "Veri Doğrulama"ya tıklayın ve açılan pencerede sol alt köşedeki "Tümünü Temizle" düğmesine tıklayın.

Bağımlı açılır listeler oluşturabilir miyim? Evet. İkinci listedeki seçim ilkine bağlı olduğunda (örneğin, "Meyveler" seçildiğinde - ikinci listede yalnızca elmalar ve armutlar olur). Bu, ikinci listenin kaynağında, ilk listedeki öğeyle aynı ada sahip adlandırılmış bir aralığa başvurarak DOLAYLI (INDIRECT) işlevi aracılığıyla uygulanır.

Neden korumalı bir sayfada doğrulama çalışmıyor? Sayfa parola ile korunuyorsa, kullanıcılar yalnızca hücre biçiminde "Kilitli" bayrağı kaldırılmış olan hücreleri düzenleyebilir. Sayfa korumasını etkinleştirmeden önce veri doğrulama içeren hücrelerin kilidinin açık olduğundan emin olun.

Doğrulama Excel'in çevrimiçi sürümünde çalışıyor mu? Evet, temel işlevler (listeler, sayılar, tarihler) Excel for Web'de düzgün çalışır. Ancak, doğrulama ile ilgili bazı karmaşık formüller veya makrolar masaüstü sürümüne kıyasla sınırlamalara sahip olabilir.