Excel'de Tabloların ve Açıklayıcı Metinlerin Yazdırılması

Excel'de bir tabloyu metinle (açıklamalar, başlıklar veya yorumlar) birlikte yazdırmak için yazdırma alanını doğru şekilde ayarlamanız ve metin öğelerinin seçilen aralığa dahil olduğundan emin olmanız gerekir. En hızlı yöntem: Fare ile tablo ve gerekli metni içeren hücreleri seçin, Dosya > Yazdır menüsüne gidin ve ayarlarda «Seçimi Yazdır» seçeneğini belirleyin. Metin bir metin kutusunda (yazı) bulunuyorsa, gizli olmadığından ve sayfanın görünür alanında yer aldığından emin olun.

Aşağıda, sonucun profesyonel görünmesi ve hiçbir şeyin kesilmemesi için belgenin yazdırmaya hazırlanmasına ilişkin ayrıntılı talimatlar verilmiştir.

Yazdırmadan Önce Düzeni Hazırlama

Belgeyi yazıcıya göndermeden önce öğelerin konumunu kontrol edin. Excel yalnızca görünür alanda veya belirtilen aralıkta bulunan hücre içeriklerini ve nesneleri yazdırır.

1. Metnin Konumu:
   • Açıklayıcı metin doğrudan tablonun üstündeki veya altındaki hücrelere yazılmışsa, tüm alan seçildiğinde otomatik olarak yazdırılır.
   • "Yazı" aracı kullanılıyorsa (Ekle > Metin > Yazı), nesnenin yazdırma alanının sınırlarının dışına çıkmadığından emin olun.
2. Gereksiz Öğeleri Temizleme: Görsel ayrım için gerekli değilse, tablo ile metin arasındaki boş satır ve sütunları silerek ekstra sayfaların oluşmasını önleyin.
3. Önizleme: Metin ve tablonun A4 kağıdı üzerinde nasıl konumlanacağını görmek için her zaman önizleme modunu kullanın.

Yazdırma Alanının Ayarlanması

Excel varsayılan olarak neyin yazdırılması gerektiğini tahmin etmeye çalışır, ancak kesin sonuç için alanı manuel olarak belirlemek daha iyidir. Bu, hem tablonun hem de açıklayıcı metnin kağıda basılmasını garanti eder.

Yazdırma Alanı Nasıl Belirlenir

1. Yazdırılması gereken tüm hücreleri (tablo ve hücrelerdeki metin blokları dahil) fare ile seçin.
2. Sayfa Düzeni sekmesine gidin.
3. Yazdırma Alanı düğmesine tıklayın ve Ayarla seçeneğini belirleyin.
4. Artık yazdırma işlemi sırasında (Ctrl+P) yalnızca bu aralık kullanılabilir olacaktır.

Zaten belirlenmiş bir alana yeni metin hücreleri eklemeniz gerekiyorsa:

1. Yeni hücreleri seçin.
2. Sayfa Düzeni > Yazdırma Alanı menüsünde Yazdırma Alanına Ekle seçeneğini belirleyin.

Her Sayfada Başlıkların Yinelenmesi

Metin içeren tablonuz birden fazla sayfa kaplıyorsa, tablo başlığının (sütun adları) her sayfada tekrarlanması önemlidir. Bu, belgenin okunmasını kolaylaştırır.

1. Sayfa Düzeni sekmesine gidin.
2. Başlıkları Yazdır düğmesine tıklayın.
3. Açılan pencerede «Üstte yinelenecek satırlar» alanına başlık satırının numarasını girin (örneğin, başlık üç satır kaplıyorsa $1:$1 veya $1:$3).
4. Tamam'a tıklayın.

Artık çok sayfalı bir belgeyi yazdırırken ilk satır tüm sayfalarda kopyalanacaktır.

Sayfa Ölçeklendirme ve Yönü

Yazdırma sorunu genellikle tablonun çok geniş olması ve dikey yöne sığmaması, metnin ise bir sonraki sayfaya kayması nedeniyle ortaya çıkar.

Optimal Ayarlar

• Yön: Geniş tablolar için Yatay seçeneğini belirleyin (Sayfa Düzeni > Yön > Yatay).
• Ölçek: Yazdırma penceresinde (veya Sayfa Düzeni sekmesinde) "Ölçek" bloğunu bulun.
  • Veri miktarı azsa «Sayfayı Bir Sayfaya Sığdır» seçeneğini belirleyin.
  • Veya tablo genişliğinin kağıda sığmasını garanti etmek, metnin aşağıda ikinci sayfaya geçmesine izin vermek için «Tüm Sütunları Bir Sayfaya Sığdır» seçeneğini belirleyin.

Gönderim İçin PDF Olarak Kaydetme

Amacınız dosyayı bir meslektaşınıza veya müşteriye göndermekse, en güvenilir yol dosyayı PDF formatında kaydetmektir. Bu, metin ve tablonun konumunu sabitleyerek alıcının Excel sürümü veya yazıcı sürücüleriyle ilgili sorun yaşamasını önler.

1. Dosya > Dışa Aktar (veya Farklı Kaydet) seçeneğine tıklayın.
2. Dosya türü olarak PDF seçeneğini belirleyin.
3. Seçeneklerde, görevinize bağlı olarak «Tüm Etkin Sayfa» veya «Seçim» seçeneklerinden birinin işaretli olduğundan emin olun.
4. Dosyayı kaydedin ve son kontrol için açın.

Sık Yapılan Hatalar

• Metin sağ taraftan kesiliyor. Neden: Tablo dikey yön için çok geniş. Çözüm: Yönü yatay olarak değiştirin veya ölçeği küçültün.
• Yazdırmanın sonunda boş sayfalar. Neden: Yazdırma alanına yanlışlıkla tablonun çok ötesindeki biçimlendirmeye sahip boş hücreler dahil edilmiş. Çözüm: Gerçek veri alanını seçin ve eskisini silerek "Yazdırma Alanı"nı yeniden ayarlayın.
• "Yazı"daki metin yazdırılmıyor. Neden: Nesne yazdırma bölgesinin dışında veya "Nesneyi Yazdırma" kutusu işaretli. Çözüm: Yazıya sağ tıklayın > Şekil Biçimlendir > Özellikler > "Nesneyi Yazdır" seçeneğinin işaretli olduğundan emin olun.

SSS

Gizli satırlar varsa yalnızca görünen hücreleri nasıl yazdırırım? Yazdırma penceresinde (Dosya > Yazdır) parametre ayarlarında «Etkin Sayfaları Yazdır» seçeneğini belirleyin (filtreyle gizlenen satırlar varsayılan olarak yazdırılmaz). Satırlar manuel olarak gizlenmişse, yazdırma alanını belirlerken bunları yanlışlıkla seçmediğinizden emin olun.

Yazdırma ayarlarını gelecekteki kullanım için kaydedebilir miyim? Evet. Yazdırma alanı, başlıklar ve ölçek ayarları Excel dosyasının içinde saklanır. Dosyayı bir dahaki sefer açtığınızda Yazdır'a basmanız yeterlidir; tüm parametreler geri yüklenecektir.

Metin ve tablonun farklı sayfalarda ama aynı dosyada olmasını nasıl sağlarım? Metin ve tabloyu sayfada yeterli boşluk bırakarak alt alta yerleştirin. Yazıcının tabloyu yeni bir sayfadan başlatmaya zorlamak için Sayfa Sonu işlevini kullanın (Sayfa Düzeni > Sonlar > Sayfa Sonu Ekle).