Ofisteki doğru çalışanla hızlıca bağlantı kurma
Mobil telefondan dahili numarayı aramak için önce şirketin ana numarasını çevirin, zil sesini veya sesli karşılama mesajını bekleyin, ardından dahili numaranın rakamlarını girin. Sık sık arıyorsanız, telefonu bağlantı kurulduktan sonra dahili numarayı otomatik olarak girmesi için duraklama sembolü (virgül , veya noktalı virgül ;) içeren bir kişi olarak kaydedin.
Dahili numara nedir ve nasıl çalışır?
Dahili numara, kurumsal PBX (otomatik telefon santrali) içindeki bir çalışanın veya departmanın kısa iç kodudur. Tek başına tam teşekküllü bir telefon değildir ve şirket ağı dışında çalışmaz.
Arama şeması her zaman iki aşamalıdır:
- Kuruluşun genel şehir veya mobil numarasını ararsınız.
- Bağlantı sağlandıktan sonra sistem, girdiğiniz koda göre çağrınızı belirli bir hatta yönlendirir.
Önemli: Asla sadece dahili numarayı (örneğin "105") ana numara olmadan çevirmeyin. Arama gerçekleşmez çünkü ağ bu iç kodun hangi şirkete ait olduğunu anlayamaz.
Dahili numara arama yöntemleri
Bağlantı kurmak için iki temel senaryo vardır: otomatik yanıtlayıcıyla konuşurken manuel giriş ve kayıtlı kişi üzerinden otomatik arama.
Yöntem 1. Manuel giriş (evrensel)
Bu yöntem, tek seferlik aramalar için veya rakamları girmeden önceki gecikme süresini tam bilmediğiniz durumlar için uygundur.
- "Telefon" uygulamasını açın ve kuruluşun ana numarasını çevirin.
- Arama düğmesine basın.
- Yanıtı bekleyin: Bu bir zil sesi, operatörün sesi veya otomatik menü olabilir ("Satış departmanı için 1'e basın...").
- Sistem dahili numarayı girmenizi istediğinde veya "bağlanıyor" dedikten sonra, ekran klavyesinde dahili numaranın rakamlarını hızla girin.
- Abone ile bağlantı kurulmasını bekleyin.
Giriş anını kaçırırsanız veya sistem tepki vermezse, telefonu kapatmayın. * (yıldız) tuşuna basmayı deneyin; birçok PBX sisteminde bu, giriş modunu değiştirir veya menüyü tekrarlar.
Yöntem 2. Duraklama ile otomatik arama (sık aramalar için)
Belirli bir departmanla (örneğin banka destek hattı veya klinik) düzenli olarak iletişime geçiyorsanız, otomatik girişi ayarlamak daha kullanışlıdır. Bunun için telefon numarasına özel bir duraklama sembolü eklenir.
Böyle bir kişi nasıl oluşturulur:
- Yeni kişi oluşturma bölümüne girin.
- Numara alanına şirketin ana numarasını girin.
- Duraklama sembolü ekleyin:
- Android/iOS: Genellikle
*(yıldız) veya#(kare) tuşuna uzun süre basılı tutmanız veya virgül,ya da noktalı virgül;bulmak için+123/symdüğmesine basmanız gerekir. - Virgül (
,) 2 saniyelik duraklama anlamına gelir. - Noktalı virgül (
;) onay beklemek anlamına gelir (telefon girmeden önce "Dahili numarayı gönder?" diye sorar).
- Android/iOS: Genellikle
- Duraklama işaretinden hemen sonra dahili numarayı boşluk bırakmadan yazın.
Format örneği: +74951234567,105
Arama sırasında telefon ana numarayı çevirir, 2 saniye bekler (veya onay ister) ve otomatik olarak 105 rakamlarını gönderir.
Ton modu sorunları
Bazen rakamları girdikten sonra hiçbir şey olmaz ve arama yönlendirilmez. Bu, telefonunuzun rakamları impuls modunda gönderdiği, ancak modern PBX sisteminin yalnızca ton modunu (DTMF) anladığı anlamına gelir.
Sorunun belirtileri:
- Düğmelere bastığınızda sesli sinyaller yerine tıklama sesleri duyarsınız.
- Otomatik yanıtlayıcı işlemlerinizi görmezden gelir.
Çözüm:
Konuşma sırasında arama arayüzünde "Ton Modu" düğmesini bulun (bazen Tone olarak veya klavye simgesiyle gösterilir). Modern akıllı telefonlarda (iPhone, Android) ton modu varsayılan olarak etkindir, ancak eski modellerde veya zayıf bağlantı durumlarında manuel olarak etkinleştirilmesi gerekebilir.
Ofis aramalarında yapılan yaygın hatalar
| Hata | Neden çalışmıyor | Nasıl düzeltilir |
|---|---|---|
| Zil sesinden önce dahili numarayı girmek | Sistem henüz sinyal almaya hazır değil | Karşılama mesajını veya ilk uzun zil sesini bekleyin |
| Çok hızlı giriş yapmak | PBX sinyali işlemeye yetişemiyor | Rakamları acele etmeden, net bir şekilde girin |
| Kişide duraklama olmaması | Dahili numara ana numara ile aynı anda çevriliyor | Numaralar arasında virgül , kullanın |
| Yanlış duraklama formatı | Telefon onay bekliyor ancak siz onay vermiyorsunuz | , (otomatik) mi yoksa ; (soru) mı olduğunu kontrol edin |
| Mesai saatleri dışında arama | PBX kapalı veya başka bir sunucuya yönlendirilmiş | Şirketin çalışma saatlerini teyit edin |
İnternet telefonisi (VoIP) kullanıyorsanız veya mesajlaşma uygulamaları üzerinden arama yapıyorsanız, sinyal gecikmeleri nedeniyle dahili numara işlevi düzgün çalışmayabilir. Bu gibi durumlarda manuel giriş yapmak daha güvenilirdir.
Bağlantı kurulmazsa ne yapılmalı?
- Rakamları kontrol edin. Dahili numarayla çalışanın direkt numarasını (varsa) karıştırmadığınızdan emin olun.
- Duraklama süresini değiştirin. Virgül kullanılıyorsa ve sistem yavaş yanıt veriyorsa, ikinci bir virgül ekleyin:
+79990000000,,105(duraklama 4 saniyeye çıkar). - Operatörü arayın. Menü karmaşıksa, canlı bir kişiyi beklemek ve sizi manuel olarak bağlamasını istemek daha kolaydır.
- Kişileri güncelleyin. Kuruluşlar sık sık PBX şemalarını değiştirir. Eski kayıtlı numara çalışmayı bıraktıysa, şirketin web sitesinden güncel formatı öğrenin.
Kısa özet
Tek seferlik bir arama için ana numarayı çevirin ve karşılama mesajından sonra dahili numarayı manuel olarak girin. Sürekli iletişim için numarayı AnaNumara,Dahili formatında kaydedin. Sistem tuşlara tepki vermezse, arama menüsünden ton modunu etkinleştirin.