Sayısal verilerde baştaki sıfırların korunması

Excel'de bir sayıya baştaki sıfır eklemek için (örneğin 5 değerini 005 haline getirmek), hücre biçimini metin olarak değiştirmeniz veya özel bir sayı biçimi uygulamanız gerekir. Görsel görüntüleme için en hızlı yöntem, Ctrl+1 tuş kombinasyonunu kullanmak, "Tüm Biçimler" seçeneğini belirlemek ve 000 gibi bir kod girmektir. Verileri dışa aktarırken sıfırın korunması gerekiyorsa, =METNEÇEVİR() işlevini kullanmak veya değeri girmeden önce kesme işareti eklemek daha iyidir.

Excel varsayılan olarak soldaki anlamsız sıfırları kaldırır ve bunları matematiksel hesaplamalar için gereksiz görür. Ancak telefon numaraları, posta kodları, ürün stok kodları veya çalışan kimlikleri için bu karakterler son derece önemlidir. Aşağıda farklı çalışma senaryoları için bu sorunu çözmeye yönelik kanıtlanmış yöntemler ele alınmıştır.

Özel hücre biçimi ayarlama

Bu yöntem, sayının görünümünü değiştirmek ancak matematiksel doğasını korumak istediğinizde idealdir (toplama veya çarpma yapabilmek için). Hücredeki değer sayı olarak kalır, ancak sıfırlarla birlikte görüntülenir.

1. Biçimi uygulamak istediğiniz hücre aralığını seçin.
2. Ctrl+1 tuşlarına basın (veya sağ tıklayıp Hücreleri Biçimlendir seçeneğine tıklayın).
3. Sayı sekmesine gidin ve Tüm Biçimler (Custom) kategorisini seçin.
4. Tür alanına gerekli sayıda sıfır girin. Örneğin:
   • 00000 — sayıyı 5 basamaklı olarak görüntüler (5 değeri 00005 olur).
   • 000 — sayıyı üç basamaklı hale getirir.
5. Tamam düğmesine tıklayın.

Bu yöntemle elde edilen veriler, ek dönüşüm olmadan toplama ve çıkarma formüllerinde kullanılabilir.

Dönüştürme için METNEÇEVİR işlevinin kullanılması

Verilerin diğer sistemlere (CSV, 1C, veritabanları) aktarılması veya ortaklara gönderilmesi planlanıyorsa, görsel biçimlendirme yeterli değildir; dosya başka bir yerde açıldığında sıfırlar kaybolabilir. Bu durumda sayıyı programlı olarak metne dönüştürmeniz gerekir.

METNEÇEVİR işlevini (İngilizce sürümünde TEXT) kullanın:

=METNEÇEVİR(A1; "00000")

Burada:

• A1 — kaynak sayıyı içeren hücre.
• "00000" — basamak sayısını belirleyen biçim maskesi.

Formülün sonucu bir metin dizisidir. Bunu kopyalayıp istediğiniz sütuna değer olarak yapıştırabilirsiniz (Özel Yapıştır → Değerler).

Kesme işareti ile hızlı giriş

Küçük miktarlarda verileri manuel olarak girmek için en basit ipucu vardır. Bir sayının önüne kesme işareti (') koyarsanız, Excel girişi zorunlu olarak metin olarak algılar ve baştaki sıfırlar dahil tüm karakterleri korur.

1. Hücreye tıklayın.
2. '0058 girin (kesme işareti + sayı).
3. Enter tuşuna basın.

Hücrenin içinde yalnızca 0058 görürsünüz. Kesme işareti yalnızca hücreyi seçtiğinizde formül çubuğunda görünür. Bu yöntem, kimlik listelerini manuel olarak oluştururken kullanışlıdır, ancak önceden girilmiş büyük veri kümelerini işlemek için uygun değildir.

Harici dosyalardan doğru veri içe aktarma

CSV dosyalarını açarken sık karşılaşılan bir sorun şudur: Excel, 00123 gibi kodları otomatik olarak 123 haline dönüştürür ve sıfırları geri yüklemek zorlaşır. Bundan kaçınmak için içe aktarmayı doğru şekilde ayarlamanız gerekir.

Dosyayı çift tıklayarak açmayın. Bunun yerine:

1. Yeni bir çalışma kitabı oluşturun ve Veri sekmesine gidin.
2. Veri Al → Metin/CSV'den seçeneğini belirleyin.
3. Önizleme penceresinde Verileri Dönüştür düğmesine tıklayın (veya eski sürümlerde İçe Aktarma Sihirbazı aracılığıyla ayarlarla birlikte "Yükle").
4. Kodları içeren sütunu bulun ve veri türünü "Tam Sayı" veya "Ondalık"tan Metin olarak değiştirin.
5. Yüklemeyi tamamlayın.

Bu şekilde, veriler tabloya zaten doğru biçimde aktarılır ve baştaki sıfırlar otomatik olarak korunur.

Sık yapılan hatalar

• Not Defteri'ne kopyalandıktan sonra sıfırlar kayboluyor. Bu durum, yalnızca görsel biçimlendirme (yöntem №1) kullanıldığında gerçekleşir. Metin düzenleyicilere aktarmak için mutlaka METNEÇEVİR işlevini kullanın veya dosyayı metni destekleyen bir biçimde önceden kaydedin.
• Formüller #DEĞER! hatası döndürüyor. Bir sayı içeren hücre ile METNEÇEVİR işlevi üzerinden sıfır eklenmiş bir hücreyi toplamaya çalıştığınızda ortaya çıkar. Çözüm: Hesaplamalardan önce metni sayıya geri dönüştürmek için SAYIYAÇEVİR() işlevini kullanın.
• Otomatik doldurma biçimi bozuyor. Doldurma tutamacını sürüklerken Excel, biçimi yok sayarak değerleri kopyalayabilir. En iyisi, önce tüm sütuna biçimi atamak ve ardından verileri girmek veya formül kullanmaktır.

SSS

Bir sütundaki tüm sayılara aynı anda sıfır eklenebilir mi? Evet. Sütunu seçin, görüntüleme için özel 0... biçimini uygulayın (yöntem №1) veya bitişik sütunda =METNEÇEVİR() formülünü kullanın, sonuçları kopyalayın ve orijinal verilerin yerine yapıştırın.

Gereksiz hale gelen baştaki sıfırlar nasıl kaldırılır? Sıfırlar hücre biçimi aracılığıyla eklendiyse, biçimi "Genel" olarak sıfırlamanız yeterlidir. Sıfırlar metnin bir parçasıysa (işlev veya kesme işareti ile eklendiyse), metni saf sayıya dönüştürmek için =SAYIYAÇEVİR(A1) işlevini kullanın veya hücreyi 1 ile çarpın (=A1*1).

Bu yöntemler Excel Online'da çalışıyor mu? Evet, hücre biçimlendirme ve METNEÇEVİR işlevi Excel'in web sürümünde tam olarak desteklenmektedir. Veri içe aktarma da "Veri" menüsü üzerinden erişilebilir, ancak arayüz masaüstü sürümünden biraz farklı olabilir.