Excel tablosunu yazdırmaya hazırlama: alandan üstbilgilere

Excel'deki bir tablonun kesik veriler veya gereksiz boş sayfalar olmadan düzgün bir şekilde yazdırılması için önceden yazdırma alanını ayarlamanız, doğru ölçeği seçmeniz ve tüm sayfalarda görünen başlıklar ile sayfa numaralandırması eklemeniz gerekir. Tüm bu ayarlar "Sayfa Düzeni" sekmesinde ve ön izleme menüsünde bulunur.

Sayfanın temel hazırlığı

Yazıcı teknik ayarlarına geçmeden önce tabloyu düzenleyin. Bu işlem kağıttan tasarruf sağlar ve okunabilirliği artırır.

1. Gereksizleri kaldırın: Ana verilerin etrafındaki boş satırları ve sütunları kaldırın, böylece bunlar yanlışlıkla yazdırma alanına dahil olmaz.
2. Kenarlıkları ekleyin: Veri aralığını seçin ve kenarlıklar ekleyin ("Giriş" sekmesi → kenarlık simgesi), böylece hücreler kağıtta net bir şekilde ayrılır.
3. Metni hizalayın: Başlıklar genellikle kalın yapılır ve ortalanır; sayısal veriler ise okuma kolaylığı için sağa veya ortaya hizalanır.

Yazdırma alanının ayarlanması

Varsayılan olarak Excel, daha önce veri girdiğiniz boş hücreler dahil olmak üzere sayfadaki tüm kullanılan aralığı yazdırmaya çalışır. Sadece gerekli bölümü yazdırmak için:

Belirli bir alanı nasıl belirlersiniz?

1. Yazdırmak istediğiniz hücre aralığını fareyle seçin.
2. Sayfa Düzeni sekmesine gidin.
3. Yazdırma Alanı düğmesine tıklayın ve Ayarla seçeneğini belirleyin.

Artık yazdırmaya gönderdiğinizde (Ctrl+P) Excel, seçilen aralığın dışındaki her şeyi yok sayacaktır.

Bitişik olmayan alanlarla çalışma

Tek bir sayfadan birkaç ayrı tabloyu yazdırmanız gerekiyorsa:

1. İlk tabloyu seçin ve onu ana yazdırma alanı olarak ayarlayın.
2. İkinci tabloyu seçin.
3. Tekrar Yazdırma Alanı düğmesine basın, ancak bu sefer Yazdırma Alanına Ekle seçeneğini belirleyin.

Ölçeklendirme ve sayfaya yerleştirme

Sık karşılaşılan bir sorun, tablonun genişlik olarak tek bir A4 kağıda sığmaması ve son sütunun ikinci sayfaya kaymasıdır. Bunu ölçeklendirme yoluyla düzeltebilirsiniz.

Sayfa Düzeni sekmesinde "Ölçek" bloğunu bulun:

• Sığdır: "Genişlik" alanında 1 sayfa değerini ayarlayın. Tablo uzunsa "yükseklik" alanını "otomatik" bırakın veya her ne pahasına olursa olsun her şeyi tek sayfaya sığdırmak istiyorsanız buraya da 1 yazın.
• Ölçek: Küçültme yüzdesini manuel olarak belirtebilirsiniz (örneğin %90), ancak "Sığdır" seçeneği daha güvenilirdir.

Excel, verilerin belirtilen çerçevelere sığması için yazı tipini ve hücreleri otomatik olarak küçültecektir.

Sayfa numaralandırması ve tekrarlanan başlıklar

Çok sayfalı raporlar için, her sayfada sayfa numaralarının ve tablo başlığının (sütun adlarının) bulunması kritik öneme sahiptir.

Sayfa numaralandırması ekleme (üstbilgiler/altbilgiler)

Sayfa numaraları, yalnızca yazdırıldığında görünen sayfanın üst veya alt kısmındaki alanlar olan üstbilgiler/altbilgiler aracılığıyla eklenir.

1. Düzen görünümüne geçin: Görünüm sekmesi → Sayfa Düzeni (veya doğrudan Dosya → Yazdır'a basın).
2. Sayfanın alt veya üst kısmında "Üstbilgi ekle" yazısı görünecektir. Oraya tıklayın.
3. Tasarım sekmesi görünecektir. Sayfa Numarası düğmesine basın.
   • Alanda &[Sayfa] kodu görünecektir.
   • "Sayfa 1 / 10" formatı için metni manuel olarak girin: Sayfa &[Sayfa] / &[Toplam Sayfa].

Başlıkların her sayfada tekrarlanması

Tablo birkaç sayfa kaplıyorsa, ikinci ve sonraki sayfalarda yalnızca veriler görünür ve sütun adları kaybolur. Bunu önlemek için:

1. Sayfa Düzeni sekmesi → Başlıkları Yazdır düğmesi.
2. Açılan pencerede Üstteki satırları yinela alanına tıklayın ve tablonuzun başlıklarının bulunduğu satır numarasına fareyle tıklayın (örneğin, 1. satır).
3. Alanda $1:$1 veya $1:$3 (başlıklar birkaç satırsa) şeklinde bir kayıt görünecektir.
4. Tamam'a basın.

Artık ön izlemede, tablo başlığının her yeni sayfada kopyalandığını göreceksiniz.

Yazdırma sırasında sık yapılan hatalar

• Sağda veya altta boş sayfaların yazdırılması. Nedeni: Sayfada uzak hücrelerde biçimlendirme veya boşluklar olması. Çözüm: Gereksiz sütunları/satırları seçin, tamamen silin (Sağ Tık → Sil) ve dosyayı kaydedin.
• Çok küçük yazı tipi. Devasa bir tabloyu ölçeklendirme yoluyla tek sayfaya sığdırma girişimi metni okunmaz hale getirir. Çözüm: Yatay yön kullanın veya tablonun genişlikte birkaç sayfa kaplamasına izin verin.
• Kenarlıkların olmaması. Ekranda ızgara görünür, ancak baskıda görünmez. Çözüm: Yazdırmadan önce mutlaka "Tüm Kenarlıklar" aracını uygulayın.

SSS

Yazdırma ayarlarını gelecekteki kullanım için nasıl kaydedebilirim? Yazdırma alanı ayarları, üstbilgiler/altbilgiler ve ölçek parametreleri Excel dosyasıyla birlikte kaydedilir. Dosyayı bir sonraki açışınızda tüm ayarlar aynı kalacaktır.

Açıklamaları ve notları yazdırabilir miyim? Evet. Dosya → Yazdır → Sayfa Yapısı (ayarlar listesinin altında) → Sayfa sekmesine gidin. "Yazdır" bölümünde açıklamaların nasıl görüntüleneceğini seçin: "sayfadaki gibi" veya "sayfanın sonunda".

Neden sayfa numaralandırması birden başlamıyor? Muhtemelen sayfa parametrelerinde bir başlangıç numarası tanımlanmıştır. Kontrol edin: Sayfa Düzeni → Sayfa Yapısı (bloğun köşesindeki küçük ok) → Sayfa sekmesi → "İlk sayfa numarası" alanı. Burada "otomatik" veya "1" olduğundan emin olun.