Excel hücrelerinde giriş kısıtlamaları nasıl ayarlanır

Veri Doğrulama (Data Validation), hataları tabloyu doldurma aşamasında daha en baştan önleyerek hücrelere girilen bilgileri katı bir şekilde kısıtlamanıza olanak tanıyan yerleşik bir Excel aracıdır. Bir kısıtlama ayarlamak için istediğiniz aralığı seçin, Veri sekmesine gidin → Veri Doğrulama'yı seçin, izin verilen değer türünü (sayı, tarih, liste) seçin ve parametreleri belirleyin. Bu, bir hücreye sayı yerine metin veya belirlenen dönem dışındaki bir tarihin girilememesini garanti eder.

Veri doğrulama neden gereklidir

Kısıtlamaların kullanımı, özellikle dosyayı birden fazla kişinin kullandığı durumlarda büyük tablolarla çalışırken kritik öneme sahiptir.

• Yazım hatalarına karşı koruma: Sayıların gerekli olduğu yerlerde metin girilmesini veya geçmiş bir dönemin gerektiği yerde gelecekten bir tarihin girilmesini engeller.
• Standartlaştırma: Açılır listeler, kullanıcıları onaylanmış seçenekler arasından seçim yapmaya zorlar (örneğin, "мск", "Питер", "Санкт-Петербург" yerine "Moskova", "SPb"), bu da filtrelemeyi ve özet tablolar oluşturmayı kolaylaştırır.
• Kontrolün otomasyonu: Sistem hatayı kendisi vurgular ve editörün her satırı manuel olarak kontrol etme yükünü ortadan kaldırır.

Temel kısıtlamaların adım adım ayarlanması

Girişi kısıtlamanın en basit yolu standart veri türlerini kullanmaktır.

1. Kuralın uygulanması gereken hücreleri veya tüm sütunu seçin.
2. Veri (Data) sekmesine gidin ve Veri Doğrulama (Data Validation) düğmesine tıklayın.
3. Açılan pencerede Ayarlar sekmesinde, Veri türü alanından gerekli koşulu seçin:
   • Tam Sayı / Ondalık Sayı: Bütçeler, miktarlar, yüzdeler için. Bir aralık belirtilebilir (örneğin, 1 ile 100 arasında).
   • Tarih / Saat: Takvimler, raporlama süreleri için. İki tarih "arasında" şeklinde bir araklıkla kısıtlamak uygundur.
   • Metin Uzunluğu: SABIT uzunluktaki TIN vergi numaraları, telefonlar veya kodlar için faydalıdır.
   • Liste: Açılır menü oluşturur.
4. Seçilen türe bağlı olarak Minimum, Maksimum veya Kaynak alanlarını doldurun.
5. Tamam'a tıklayın.

Artık kurala uymayan bir değer girmeye çalışıldığında (örneğin, sayı alanına harf girildiğinde), Excel girişi engelleyecek ve bir mesaj gösterecektir.

Açılır listelerin oluşturulması

Açılır liste, en popüler veri doğrulama türüdür. Kullanıcının hazır bir set içinden bir seçenek seçmesine olanak tanır.

Seçenek 1: Değerlerin manuel olarak girilmesi

Kısa listeler için uygundur (Evet/Hayır, Durumlar).

1. "Veri Doğrulama" penceresinde Liste türünü seçin.
2. Kaynak alanına değerleri noktalı virgülle (Rusya yerel ayarlarında) veya virgülle (İngilizce yerel ayarlarında) ayırarak girin: Evet;Hayır;Belki.

Seçenek 2: Hücre aralığına referans

Değişebilen uzun listeler (şehirler, ürün adları, çalışan adları) için idealdir.

1. Seçenekler listesini ayrı bir sayfada veya dosyanın boş bir alanında oluşturun.
2. Veri doğrulama penceresinde Kaynak alanına bu aralığın adresini belirtin (örneğin, =Sayfa2!$A$1:$A$20).
3. Önemli: Kuralın kopyalanırken kaymaması için mutlak referanslar ($ işaretleriyle) kullanın.

Gelişmiş ayarlar: Formüller ve koşullar

Standart veri türleri bazen yetersiz kalır. Özel (Custom) sekmesi, doğrulama için herhangi bir Excel formülü kullanmanıza olanak tanır. Formül DOĞRU döndürdüğünde kural çalışır.

Örnek 1: Geçmiş tarihlerin girilmesinin yasaklanması Kullanıcının yalnızca bugünün tarihini veya gelecekteki tarihleri seçebilmesi için:

• Veri türü: Özel.
• Formül: =A2>=BUGÜN() (Burada A2, seçilen aralığın ilk hücresidir).

Örnek 2: Sütundaki değerlerin benzersizliği Yinelenen girişleri (örneğin, sipariş numaralarını) yasaklamak için:

• Veri türü: Özel.
• Formül: =EĞERSAY($A:$A; A2)=1

Örnek 3: Başka bir hücreye bağımlılık Sipariş durumu "Ödendi" ise sadece tutar girişine izin ver:

• Formül: =VE(B2="Ödendi"; C2>0)

Mesajların ve bildirimlerin ayarlanması

Kullanıcının girişinin neden reddedildiğini anlaması veya önceden ipucu alması için veri doğrulama penceresindeki sekmeleri kullanın:

1. Giriş Mesajı (Input Message):

   • Kullanıcı hücreye tıkladığında hemen bir açılır ipucu olarak görünür.
   • Neden: Formatı hatırlatmak ("Tarihi GG.AA.YYYY formatında girin") veya mevcut seçenekleri önermek için. Girişi engellemez.

2. Hata Uyarısı (Error Alert):

   • Geçersiz bir değer girilmeye çalışıldığında görünür.
   • Üç stili vardır:
     • Durdur (Stop): Geçersiz girişi tamamen engeller. Kullanıcı hatayı düzeltene veya "İptal"e basana kadar devam edemez.
     • Uyarı (Warning): "Emin misiniz?" diye sorar. Kullanıcı ısrar ederse geçersiz değerin girilmesine izin verir.
     • Bilgi (Information): Sadece bilgilendirir, ancak girişi kabul eder.

Anlaşılır bir hata metni yazmanız önerilir: "Geçersiz değer" yerine "Hata: Bu alana yalnızca 1 ile 1000 arasındaki sayılar girilebilir" gibi.

Ayarlama sırasında sık yapılan hatalar

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Hücrelerden veri doğrulama nasıl kaldırılır? Aralığı seçin, Veri → Veri Doğrulama yolunu izleyin ve pencerenin sol alt köşesindeki Tümünü Temizle düğmesine tıklayın. Ardından Tamam'a basın.

Hatalı tüm hücreler aynı anda seçilebilir mi? Evet. Giriş sekmesine gidin → Bul ve Seç → Hücreleri Seç → Veri Doğrulama → Geçersiz seçeneğini seçin. Excel, kuralları ihlal eden tüm hücreleri vurgulayacaktır.

Veri doğrulama Excel Online'da çalışır mı? Evet, temel işlevler (listeler, sayılar, tarihler) web sürümünde çalışır. Ancak karmaşık özel formüller ve bazı hata mesajı türleri farklı görüntülenebilir veya ayarlamak için masaüstü sürümü gerektirebilir.

Veri doğrulama içeren hücreler şifreyle korunabilir mi? Veri doğrulamanın kendisinin bir şifresi yoktur. Herhangi bir kullanıcı menüye girip kuralı silebilir. Kuralların değiştirilmesini yasaklamak için sayfayı korumanız gerekir (Gözden Geçir → Sayfayı Koru), kilitsiz hücrelerin seçilmesine izin bırakarak.