Verilerin yapısını kaybetmeden belgelerden tablolara aktarılması

Dosyaları hızlıca Excel formatına dönüştürmek için metin belgeleri (.txt, .csv) için yerleşik içe aktarma sihirbazını, elektronik belgelerdeki tablolar için "PDF'den Veri" işlevini veya Word içeriği için kopyalama ve ardından "Metni Sütunlara Dönüştür" ile işlemeyi kullanın. Karmaşık durumlar ve taranmış belgeler için özel OCR hizmetleri veya Power Query eklentisi daha uygun olacaktır.

PDF'i tabloya dönüştürme

PDF formatı veri işlemek için değil, yazdırmak için tasarlanmıştır, bu nedenle doğrudan kopyalama sıklıkla tablo yapısını bozar. Yöntem seçimi, PDF'inizin elektronik (metin seçilebilir) olup olmadığına veya taranmış bir görüntü olup olmadığına bağlıdır.

Excel'in yerleşik araçları (elektronik PDF'ler için)

Excel 2016 sürümünden başlayarak ve Microsoft 365 aboneliğinde, program tabloları doğrudan tanıyabilir.

1. Boş bir Excel çalışma kitabı açın.
2. Veri sekmesine gidin → Veri Al → Dosyadan → PDF'den.
3. Dosyayı seçin. Gezginci penceresinde algılanan tablolar (Table001, Table002 vb.) görünecektir.
4. Önizlemeyi kontrol edin: Veriler doğru görünüyorsa Yükle'ye tıklayın. Filtreleme gerekiyorsa Verileri Dönüştür'ü seçin.

Taranmış belgeler ve karmaşık dokümanlarla çalışma

PDF'de metin seçerken imleç artı işaretine dönüşüyorsa (görüntü modu), standart yöntemler çalışmaz. Burada Optik Karakter Tanıma (OCR) gerekecektir.

• Çevrimiçi dönüştürücüler: iLovePDF veya Smallpdf gibi hizmetler, dosya yüklemenize ve hazır bir .xlsx dosyası almanıza olanak tanır. Bunları yalnızca gizli bilgi içermeyen belgeler için kullanın.
• Profesyonel yazılımlar: Adobe Acrobat Pro veya ABBYY FineReader, düşük kaliteli taramalarla çalışırken hücre yapısının en iyi şekilde korunmasını sağlar.

Word'den veri içe aktarma

Word belgeleri nadiren hesaplamalar için uygun "temiz" tablolar içerir. Çoğu zaman veriler listeler veya karmaşık biçimlendirmeye sahip tablolar halinde sunulur.

Basit yöntem: Kopyala ve Yapıştır

Küçük, düzgün biçimlendirilmiş tablolar için uygundur.

1. Word'deki tabloyu seçin ve kopyalayın (Ctrl+C).
2. Excel'de verileri yapıştırın (Ctrl+V).
3. Tüm veriler tek bir sütuna düşerse, onu seçin, Veri sekmesine gidin ve Metni Sütunlara Dönüştür'e tıklayın.
4. Sihirbazda "Ayrılmış" formatını seçin ve verilerinizi ayıran sembolü belirtin (çoğunlukla sekme veya noktalı virgül).

Gelişmiş yöntem: Metin dosyası üzerinden

Word'deki tablo büyükse veya çok fazla gereksiz biçimlendirme içeriyorsa:

1. Word'de belgeyi "Düz Metin (*.txt)" olarak kaydedin veya içeriği Not Defteri'ne kopyalayın.
2. Elde edilen .txt dosyasını Excel'e içe aktarma sihirbazı aracılığıyla aktarın (bir sonraki bölümde açıklanmıştır). Bu, verilerin hücrelere girmeden önce kodlama ve ayırıcıların hassas bir şekilde ayarlanmasına olanak tanır.

Metin dosyalarını içe aktarma (TXT ve CSV)

Bu, metin dosyalarının net ayırıcı yapısına sahip olması nedeniyle veri aktarmanın en güvenilir yoludur.

Metin İçe Aktarma Sihirbazının kullanılması

Dosyayı çift tıklayarak açmayın — Excel ayırıcıyı yanlış belirleyebilir. Menü üzerinden hareket edin:

1. Veri sekmesi → Veri Al → Dosyadan → Metin/CSV'den.
2. Dosyayı seçin. Açılan pencerede Ayırıcı alanını kontrol edin.
   • Rus sistemlerinden gelen dosyalar için genellikle noktalı virgül (;) kullanılır.
   • Yabancı hizmetlerden dışa aktarmalar için — virgül (,) veya sekme.
3. Önizlemede verilerin doğru sütunlara bölündüğünden emin olun.
4. Yükle'ye tıklayın.

Kodlama ayarı

Harfler yerine "anlamsız karakterler" görüyorsanız, sorun kodlamadadır. İçe aktarma penceresinde Dosya Kodlaması parametresini UTF-8 veya Windows-1251 olarak değiştirin (kaynağın nasıl kaydedildiğine bağlı olarak).

Dönüşümden sonra verilerin temizlenmesi ve normalleştirilmesi

Herhangi bir dönüşüm nihai bir kontrol gerektirir. Dış kaynaklardan gelen veriler neredeyse her zaman tek bir standarta getirilmeyi gerektirir.

Dönüşüm sırasında sık yapılan hatalar

• Baştaki sıfırların kaybolması. Ürün kodları veya vergi numaraları içe aktarılırken 00123 gibi sayılar 123 haline gelir.
  • Çözüm: Metin sihirbazı ile içe aktarırken sütun formatını açıkça "Metin" olarak ayarlayın.
• Birleştirilmiş hücreler. Word'den gelen tablolar sıklıkla Excel'deki veritabanı yapısını bozan birleştirilmiş hücreler içerir.
  • Çözüm: Word'de kopyalamadan önce tabloyu seçin, sağ tıklayın → Tablo Özellikleri → "Hücreleri birleştir" kutusundaki işareti kaldırın (mümkünse) veya bunları manuel olarak ayırın.
• Yanlış ondalık ayırıcı. Rus ayarlarında ayırıcı virgüldür, İngilizce ayarlarda noktadır. İçe aktarılırken 10.5 gibi sayılar metin veya tarih haline gelebilir.
  • Çözüm: Sayısal formata dönüştürmeden önce noktaları virgülle değiştirmek için "Bul ve Değiştir" kullanın.

SSS

Parola korumalı PDF dönüştürülebilir mi? Hayır, önce PDF görüntüleyicide korumayı kaldırmanız gerekir (parolanız varsa), aksi takdirde Excel dosyanın içeriğini okuyamaz.

CSV dosyasını açtığımda neden tüm veriler tek bir sütunda? Excel varsayılan olarak sistem liste ayırıcısını (genellikle noktalı virgül) kullanır. Dosyanız virgül kullanıyorsa, program sütun sınırlarını görmez. Dosyayı basitçe açmak yerine her zaman "Veri" sekmesi üzerinden içe aktarmayı kullanın.

Kaynak dosya değiştiğinde veriler nasıl otomatik olarak güncellenir? Power Query ("Veri Al") üzerinden bağlantı kullanın. İçe aktarma ayarlandıktan sonra sorguyu kaydedin. Gelecekte, aynı ada sahip yeni dosyayı aynı klasöre koymak ve Excel'de "Yenile" düğmesine basmak yeterli olacaktır.