Excel tablolarında verilerin doğru şekilde sayılması

Excel'de satır, sütun veya benzersiz kayıt (kişi) sayısını hızlıca öğrenmek için yerleşik işlevleri kullanın: Doldurulmuş hücreler için SAYA, aralık boyutları için SÜTUNLAR ve SATIRLAR, filtrelenmiş verilerle çalışmak için ise ARA.TOPLAM. Yeni Excel sürümlerinde benzersiz kişileri (tekrarlar olmadan) saymak için TEKİL.SAY işlevi idealdir; eski sürümlerde ise ÇARPIM.TOPLA ve EĞERSAY kombinasyonu kullanılır.

Analiz öncesi verilerin hazırlanması

Formülleri uygulamadan önce verilerin doğru yapılandırıldığından emin olun. Sayım hataları genellikle gizli boşluklar, aralık içindeki boş satırlar veya farklı kayıt formatlarından (örneğin, "Ivanov I.I." ve "Ivanov Ivan") kaynaklanır.

• Benzersizlik kriterini belirleyin. Bir kişi tek bir alana (ID, e-posta) veya bir kombinasyona (Soyadı + Adı + Doğum Tarihi) göre tanımlanabilir.
• Gereksizleri kaldırın. İşlevlerin bunları tablonun bir parçası olarak saymaması için çalışma aralığındaki tamamen boş satır ve sütunları silin.
• Başlıkları kontrol edin. Eğer ilk satırı tablo başlığı olarak kullanmayı planlıyorsanız, bunun veri değil, sütun adlarını içerdiğinden emin olun.

Kişi sayısı nasıl hesaplanır (benzersiz kayıtlar)

Yaklaşım, Excel sürümüne ve kişinin tanımlayıcısının kendi başına benzersiz olup olmadığına bağlıdır.

Benzersiz tanımlayıcıya göre sayım (ID, E-posta)

Her kişinin benzersiz bir kodu veya e-postası varsa, görev bu sütundaki boş olmayan hücreleri veya benzersiz değerleri saymaya indirgenir.

1. Doldurulmuş hücrelerin basit sayımı: Veri içeren sütunu kapsayan aralık için =SAYA(A2:A1000) formülünü kullanın. Bu formül, metin veya sayı içeren tüm hücreleri sayar.
2. Sadece benzersiz değerlerin sayımı (Excel 365, 2021+): =TEKİL.SAY(A2:A1000) işlevi, tekrarlanmayan kayıt sayısını döndürür. Bu, yinelenenleri dışlamanın en güvenilir yoludur.
3. Eski Excel sürümleri için: Dizi formülü kullanın: =ÇARPIM.TOPLA(1/EĞERSAY(A2:A1000; A2:A1000)). Bu formül, her değerin oluşum sayısına 1'i böler ve sonuçları toplayarak benzersiz öğe sayısını verir.

Alan kombinasyonuna göre sayım (Soyadı + Adı)

Sık sık aynı kişi farklı statülerle birkaç kez kaydedilebilir veya tam tersine, tam ada sahip farklı kişiler olabilir. Benzersizlik iki sütun çifti ile belirleniyorsa:

1. Yardımcı bir sütun oluşturun.
2. Verileri birleştirin: =A2 & "|" & B2 ("Anna" ve "Nna" isimlerinin "Annna" olarak birleşmemesi için ayırıcı gereklidir).
3. Yeni sütuna =TEKİL.SAY() işlevini veya ÇARPIM.TOPLA yöntemini uygulayın.

Satır ve sütun sayısının hesaplanması

Bu metrikler, veri kümesinin boyutunu anlamak veya aralıkları dinamik olarak genişletmek için gereklidir.

Satır sayısı

Aralıktaki toplam satır sayısı ile veri içeren satır sayısı arasında ayrım yapılır.

• Aralıktaki tüm satırlar: =SATIRLAR(A2:D100) işlevi 99 değerini döndürür (seçili bloktaki satır sayısı).
• Doldurulmuş satırlar (verili): A sütununda bilgilerin fiilen kaç satırı kapladığını öğrenmek istiyorsanız, =SAYA(A:A) kullanın.
• Görünür satırlar (filtre sonrası): Tablo filtrelenmişse ve yalnızca görüntülenen kayıtları saymanız gerekiyorsa, =ARA.TOPLAM(103; A2:A100) kullanın. 103 kodu, filtre tarafından gizlenen satırları yok sayar ve yalnızca görünür boş olmayan hücreleri sayar.

Sütun sayısı

• Aralık genişliği: =SÜTUNLAR(A2:D100) işlevi 4 değerini döndürür.
• Satırdaki doldurulmuş sütunlar: 5. satırdaki belirli bir kayıt için kaç parametrenin doldurulduğunu anlamak için =SAYA(5:5) kullanın.

Akıllı tablolarla (ListObject) çalışma

Verileriniz resmi bir Excel tablosu olarak biçimlendirilmişse (Ctrl+T ile ekleme), aralıklar dinamik hale geldiği için sayım daha kolay ve güvenilir olur.

Hücre adresleri (A2:A100) yerine tablo adlarının (örneğin, Tablo1[Ad]) kullanılması, alt kısma yeni bilgi ekleseniz bile formülün her zaman tüm geçerli veri hacmini kapsamasını garanti eder.

Sayım sırasında yapılan yaygın hatalar

1. Sayımda başlığın dikkate alınması. SAYA işlevi, başlık metinsel ise sütun başlığını bir kayıt olarak sayabilir. Aralığa her zaman ikinci satırdan başlayın (örneğin, A1:A100 yerine A2:A100).
2. Gizli karakterler. Web'den veya diğer sistemlerden kopyalanan veriler, hücre içinde kesintisiz boşluklar veya satır sonu karakterleri içerebilir. İnsanlar için bu görünmezdir, ancak Excel için "Ivan" ve "Ivan " farklı değerlerdir.
3. Anahtar sütundaki boş hücreler. Kişileri isme göre sayıyorsanız ancak birkaç kaydın adı doldurulmamışsa, SAYA bunları yok sayarken, TEKİL.SAY tüm boş hücreleri tek bir "boş" değeri olarak sayar.

SSS

Filtrelenmiş liste varsa kişi sayısı nasıl hesaplanır? =ARA.TOPLAM(103; aralık) işlevini kullanın. Bu işlev, filtre tarafından gizlenen satırları yok sayar ve yalnızca görünür hücreleri sayar. Normal SAYA işlevi, gizli olanlar dahil her şeyi sayar.

SAY ve SAYA arasındaki fark nedir? SAY yalnızca sayı içeren hücreleri sayar. SAYA (A harfi "values" yani değerler anlamına gelir) herhangi bir boş olmayan hücreyi sayar: metin, sayılar, tarihler, mantıksal değerler. Kişi isimlerini saymak için her zaman SAYA kullanın.

Yardımcı sütun olmadan benzersiz kişiler sayılabilir mi? Evet, Excel 365 ve 2021+ sürümlerinde =TEKİL.SAY(aralık) kullanın. Eski sürümlerde, yardımcı sütun olmadan ÇARPIM.TOPLA ve EĞERSAY içeren karmaşık bir dizi formülü kullanmanız veya listeyi geçici olarak temizlemek için "Veri" sekmesindeki "Yinelenenleri Kaldır" aracından yararlanmanız gerekir.