Excel'de veri arama: basitten gelişmişe

Excel'de bir sütunda belirli bir sayıyı veya metni hızlıca bulmak için tek seferlik arama amacıyla Ctrl + F kombinasyonunu veya görsel seçim için FİLTRE işlevini kullanın. Otomatik olarak ilişkili verileri döndürmek gerekiyorsa (örneğin ürün koduna göre fiyat), yeni sürümler için XARA veya İNDİS + KAÇINCI kombinasyonunu uygulayın. Yöntem seçimi görevinize bağlıdır: tek seferlik kontrol, liste analizi veya rapor oluşturma.

Diyalog penceresiyle hızlı arama (Ctrl + F)

Belirli içeriğe sahip bir hücreyi bulmanın en hızlı yolu, yerleşik "Bul" aracıdır. Bir değerin varlığını doğrulamak veya ona gitmek gerektiğinde idealdir.

Adım adım uygulama:

1. Arama alanını sınırlamak için ilgili sütunu seçin (başlık harfine tıklayın).
2. Ctrl + F tuşlarına basın (macOS'ta — Cmd + F).
3. "Bul" alanına aranacak sayıyı veya metni girin.
4. Hassasiyet için "Seçenekler" düğmesine tıklayın:
   • Sadece karakter dizisi önemliyse "Büyük/küçük harf duyarlı" işaretini kaldırın.
   • Kısmi eşleşmelerden kaçınmak için "Tüm hücre"yi seçin (örneğin, "5"in "15" içinde bulunmaması için).
5. "Tümünü Bul" düğmesine basın — pencerenin altında adresleriyle birlikte bulunan tüm hücrelerin listesi görünecektir. Bir adrese tıklamak imleci anında ilgili satıra taşır.

Filtrelerle görsel seçim

Amacınız sadece bulmak değil, gereksiz satırları gizleyip yalnızca gerekli verilerle çalışmaksa Otomatik Filtre'yi kullanın. Bu, satış listelerini, kayıtları veya stok durumlarını analiz etmek için en iyi yöntemdir.

Nasıl etkinleştirilir ve ayarlanır:

1. Veri tablosundaki herhangi bir hücreye tıklayın.
2. Veri → Filtre yolunu izleyin (veya Ctrl + Shift + L kısayol tuşlarını kullanın). Sütun başlıklarında ok işaretleri belirecektir.
3. İlgili sütundaki filtre menüsünü açın.
   • Metin için: Gereksiz öğelerin işaretlerini kaldırın veya menü içindeki arama çubuğunu kullanın.
   • Sayılar için: "Sayı Filtreleri"ni seçin. Burada "Eşittir…", "Büyüktür…", "Arasında…" gibi koşullar belirleyebilirsiniz.
4. Tablo, koşula uymayan tüm satırları gizleyecektir. Soldaki satır numaraları mavi renge dönecektir.

DÜŞEYARA (VLOOKUP) formülü: klasik arama

DÜŞEYARA işlevi (İngilizce sürümde VLOOKUP), bir sütunda değer bulup diğerinden karşılık gelen verileri döndürmek gerektiğinde kullanılır (örneğin, koda göre ürünü bulup fiyatı çekmek).

Sözdizimi: =DÜŞEYARA(aranan_değer; tablo; sütun_no; [aralık_taraması])

Örnek: Bir tablonuz var: A Sütunu — Ürün Kodu, B Sütunu — Fiyat. 105 kodu için fiyatı bulmanız gerekiyor. Formül: =DÜŞEYARA(105; A:B; 2; 0)

• 105 — aranan değer.
• A:B — arama yapılacak alan (aranan sütunun mutlaka aralığın ilk sütunu olması gerekir).
• 2 — sonucun alınacağı sütun numarası (Fiyat, aralığın ikinci sütununda).
• 0 (YANLIŞ) — tam eşleşme gerekliliği.

Sınırlama: DÜŞEYARA yalnızca soldan sağa doğru arama yapabilir. Aranan sütun, seçilen aralığın ilk sütunu olmak zorundadır.

İNDİS + KAÇINCI kombinasyonu: esnek alternatif

İNDİS ve KAÇINCI (INDEX + MATCH) işlevlerinin kombinasyonu, DÜŞEYARA'nın sınırlamalarından muzdariptir. Herhangi bir sütunda değer aramanıza ve verileri hem sağından hem de solundan döndürmenize olanak tanır.

Çalışma mantığı:

1. KAÇINCI, aranan değerin bulunduğu satır numarasını bulur.
2. İNDİS, bu satırdaki verileri ilgili sütundan alır.

Sözdizimi: =İNDİS(sonuç_sütunu; KAÇINCI(aranan; arama_sütunu; 0))

Örnek: Koda (A sütunu) göre fiyatı (B sütunu) arıyoruz, ancak kod herhangi bir yerde olabilir. Formül: =İNDİS(B:B; KAÇINCI(105; A:A; 0)) Bu yöntem, büyük veri kümelerinde daha hızlı çalışır ve tabloya yeni sütunlar eklendiğinde bozulmaz.

XARA (XLOOKUP) işlevi: modern standart

Excel 2021 ve Microsoft 365 sürümlerinde, DÜŞEYARA'nın kolaylığı ile İNDİS+KAÇINCI'nın esnekliğini birleştiren XARA işlevi tanıtıldı. Günümüzdeki en güçlü ve en basit araç budur.

Avantajları:

• Her yönde arama yapar.
• Varsayılan olarak tam eşleşme arar (sona "0" koymaya gerek yoktur).
• Yerleşik hata işlemeye sahiptir (hiçbir şey bulunamazsa bir metin belirtilebilir).

Sözdizimi: =XARA(aranan; arama_aralığı; dönüş_aralığı)

Örnek: =XARA(105; A:A; B:B) Formül sezgisel olarak okunur: "A sütununda 105'i bul ve B sütunundaki değeri döndür." Değer bulunamazsa, #YOK hatası yerine dördüncü bağımsız değişken olarak "Ürün bulunamadı" metni eklenebilir.

Gelişmiş teknikler: vurgulama ve toplama

Bazen bir değeri bulmak yeterli değildir; onu vurgulamanız veya tüm oluşumları toplammanız gerekebilir.

1. Koşullu biçimlendirme (vurgulama): Sütunu seçin → Giriş → Koşullu Biçimlendirme → Hücre Kurallarını Vurgula → Eşittir…. Sayıyı veya metni girin. Tüm eşleşmeler seçilen renkle boyanacak ve verilerin dağılımını görsel olarak değerlendirmenize olanak tanıyacaktır.

2. ETOPLA (SUMIF): Belirli bir kritere sahip tüm satırları bulup ilişkili sayıları toplamak gerekiyorsa kullanılır. Örnek: =ETOPLA(A:A; "İvanov"; B:B) — A sütununda "İvanov" belirtilen B sütunundaki tüm değerleri toplayacaktır.

3. FİLTRE işlevi (FILTER): Excel 365'te mevcuttur. Bulunan tüm satırları ayrı bir liste olarak görüntülemenize olanak tanır. Örnek: =FİLTRE(A:B; A:A=105) — kodun 105'e eşit olduğu tüm satırlardan oluşan dinamik bir liste oluşturacaktır.

Arama sırasında sık yapılan hatalar

• #YOK (#N/A) hatası: Tam eşleşme bulunamadığı anlamına gelir. Hücrelerdeki gereksiz boşlukları kontrol edin (=KIRP işlevi bunları kaldırmaya yardımcı olur) veya format farklarını inceleyin (metin "105", sayı 105'e eşit değildir).
• DÜŞEYARA'da yanlış aralık: Tabloya yeni bir sütun eklerseniz, DÜŞEYARA formülündeki sütun numarası kaymış olabilir. Mutlak başvurular kullanın veya XARA'ya geçin.
• Kelimenin bir kısmına göre arama: Metnin bir bölümünü bulmanız gerekiyorsa, joker karakter olarak yıldız * kullanın. Örneğin, *Moskova* araması "LLC Moskova", "Moskova Şehri" vb. ifadeleri bulacaktır.

SSS

Aynı değere sahip tüm hücreleri aynı anda nasıl bulabilirim? Ctrl + F kullanın, değeri girin ve "Tümünü Bul"a tıklayın. Görünen listede Ctrl + A tuşlarına basarak bulunan tüm hücreleri aynı anda seçin, ardından arama penceresini kapatın. Tüm hücreler tabloda seçili kalacaktır.

Filtre neden bazı sayıları görmüyor? Büyük olasılıkla sayılar metin olarak kaydedilmiştir (hücrenin köşesinde yeşil üçgen vardır). Sütunu seçin, uyarı simgesine tıklayın ve "Sayıya Dönüştür"ü seçin veya sayısal filtre yerine metin filtresi kullanın.

Değerleri aynı anda birden fazla sütunda arayabilir miyim? Evet, Ctrl + F tuşlarına basmadan önce belirli bir sütun seçmezseniz, arama etkin çalışma sayfasının tamamında gerçekleştirilir. Formüller için her sütun için ayrı ayrı belirli aralıklar belirtmeniz gerekecektir.