Bir Belgede “ONAYLIYORUM” Damgasını Doğru Şekilde Nasıl Düzenlersiniz?
“ONAYLIYORUM” damgası, belgenin ilk sayfasının sağ üst köşesine yerleştirilir. Bu damga; “ONAYLIYORUM” sözcüğü, unvan adı, kişisel imza, imzanın açık hali (ad ve soyad) ve onay tarihinden oluşur. Bu unsur, belge ayrı bir emir veya tutanakla onaylanmadığı sürece ona yasal geçerlilik kazandırır.
“ONAYLIYORUM” ile “ONAYLANDI” Arasındaki Fark Nedir?
Damga formunun seçimi, belgeye yasal geçerlilik kazandırma yöntemine bağlıdır. Bu, yerel normatif belgeler hazırlanırken sıkça göz ardı edilen kilit bir noktadır.
- ONAYLIYORUM — kuruluşun yöneticisi belgeyi doğrudan belgenin üzerine kendi kişisel imzasıyla onayladığında kullanılır. Bu durum, görev tanımları, yapısal birimlere ilişkin yönetmelikler ve tatil çizelgeleri (eğer bir emirle onaylanmıyorlarsa) için karakteristiktir.
- ONAYLANDI — belge başka bir idari belgeyle (emir, talimat, kararname) veya kolektif bir organın kararıyla (toplantı tutanağı, yönetim kurulu kararı) onaylandığında kullanılır. Bu durumda, belgenin kendisinde onaylayan acte atıfta bulunmak zorunludur.
Eğer bir belge bir emirle onaylanıyorsa, “ONAYLIYORUM” damgası konulmaz. Bunun yerine, emrin unsurlarının belirtildiği “ONAYLANDI” yapısı kullanılır.
GOST R 7.0.97-2016'ya Göre Damganın Yerleştirileceği Yer
Devlet standardına göre, damganın yerleştirileceği yer sıkı bir şekilde düzenlenmiştir:
- İlk sayfanın sağ üst köşesi. Damga her zaman belgenin ilk sayfasında bulunur. İkinci sayfaya taşınması kabul edilemez.
- Boşluklar. A4 dikey formatındaki sayfalar için damga metni sağ kenara hizalanır. Geleneksel olarak, damgayı ana metinden ve diğer unsurlardan (örneğin sol tarafta yer alan adres veya kuruluş adı) görsel olarak ayırmak için sol kenardan yaklaşık 100–120 mm boşluk bırakılır.
- Birden fazla onaylayan kişi. Eğer belge birden fazla yönetici tarafından mutabakata varılıp onaylanıyorsa (örneğin ortak projelerde veya holding yapılarında), damgalar aynı seviyede, biri diğerinin altında veya merkeze göre simetrik olarak yerleştirilir, ancak belgenin başlığını kalabalıklaştırmamak için sütun başına ikiden fazla olmamalıdır.
Damga Düzenleme Örnekleri
Düzenleme, seçilen onay formuna bağlıdır. Aşağıda doğru örnekler verilmiştir.
Seçenek 1: Yönetici Tarafından Kişisel Onay (“ONAYLIYORUM”)
“ONAYLIYORUM” sözcüğü büyük harflerle, tırnak işareti olmadan yazılır. Unvan, imza ve tarih en uzun satıra göre sola veya ortaya hizalanabilir.
ONAYLIYORUM
Genel Müdür LLC "Romashka" ____________ İ.İ. İvanov (imza)
25.05.2026
Onay tarihi hem Arap rakamlarıyla (25.05.2026) hem de sözlü-rakamsal yöntemle (25 Mayıs 2026) belirtilebilir. Önemli olan, şirketin tüm evrak yönetimi sürecinde tutarlılığı korumaktır.
Seçenek 2: Emirle Onaylama (“ONAYLANDI”)
Bu durumda, onaylayan belgenin türü, tarihi ve numarası belirtilir. “ONAYLANDI” sözcüğü, onaylanan belgenin cinsiyetine uyum sağlar (Yönetmelik — onaylandı, Talimat — onaylandı, Kurallar — onaylandı).
ONAYLANDI LLC "Romashka" Genel Müdürünün emriyle 25.05.2026 tarihli ve № 45-k sayılı
Seçenek 3: Tutanakla Onaylama
ONAYLANDI Yönetim Kurulu toplantısı tutanağıyla 20.05.2026 tarihli ve № 12 sayılı
Düzenlemede Sık Yapılan Hatalar
Aşağıdaki ihlalleri hariç tutarak belgeyi basımdan önce kontrol edin:
| Hata | Neden Yanlış? |
|---|---|
| Damganın ikinci sayfada olması | Belgenin yasal gücü ilk sayfada belirlenir. İkinci sayfa kaybolabilir veya değiştirilebilir. |
| Tarihin eksik olması | Tarih olmadan, belgenin yürürlüğe girdiği anı ve diğer versiyonlara karşı önceliğini belirlemek imkansızdır. |
| Sadece “ONAYLIYORUM” sözcüğünün olması | Unsur doldurulmamış sayılır. Mutlaka unvan, imza ve imzanın açık hali gereklidir. |
| Sözcüğün etrafında tırnak işareti olması | “ONAYLIYORUM” sözcüğü tırnaksız yazılır. Tırnak işaretleri sadece belge adlarında kullanılır. |
| Fiilin yanlış formu | Emirle onaylamada “ONAYLIYORUM” kullanılması. “ONAYLANDI” kullanılması gerekir. |
Unutmayın ki “ONAYLIYORUM” damgasındaki tarih, imzalama tarihidir. Kuruluşunuzda böyle vizeler öngörülüyorsa, bu tarih belgenin son mutabakat tarihinden (vize tarihlerinden) önce olamaz.
SSS
“ONAYLIYORUM” damgasının mühürle onaylanması gerekir mi? 2016 yılından itibaren Rusya Federasyonu'ndaki çoğu kuruluş, eğer bu ana sözleşmede belirtilmişse, mühürsüz çalışmaktadır. Belge yetkili kişi tarafından imzalandığı sürece, mühür belgeye güç kazandırmak için zorunlu bir unsur değildir. Ancak, şirkette mühür kullanılıyorsa, genellikle imzanın ve tarihin kendisini örtmeden, unvan adının ve imzanın açık halinin bir kısmını kapsayacak şekilde basılır.
Belge kopyalarına “ONAYLIYORUM” damgası konulabilir mi? Kopya sadece noter veya insan kaynakları departmanı çalışanı tarafından onaylanıyorsa, kopyalarda “ONAYLIYORUM” damgası çoğaltılmaz. Ancak, arşiv veya başka bir departman için orijinalin dahili bir kopyasını oluşturuyorsanız, damga mevcut olmalıdır çünkü bu, belgenin orijinal şablonunun bir parçasıdır.
Belge elektronik olarak onaylanırsa ne yapılmalı? Elektronik belge yönetimi sistemleri (EBYS) kullanıldığında, “ONAYLIYORUM” damgası, yetkili kullanıcı “Onayla” düğmesine bastıktan sonra sistem tarafından otomatik olarak oluşturulur. Kağıt üzerindeki baskılı versiyonda görsel olarak kağıt dolaşımındaki gibi görünür, ancak el yazısı imza yerine elektronik imza (Eİ) hakkında bir işaret içerebilir.