2026 Yılında Resmi Belgelerin Düzenlenme Kuralları

2026 yılında idari ve emir niteliğindeki belgelerin (emirler, yazılar, tutanaklar, protokol kayıtları) düzenlenmesi için temel standart GOST R 7.0.97-2025'tir. Bu standart, 18 Ağustos 2025 tarihinde yürürlüğe girmiş ve 2016 yılındaki önceki versiyonun yerine geçmiştir. Standart; belge unsurlarının bileşimi, sayfa üzerindeki yerleşimi, metin parametreleri (yazı tipleri, satır aralıkları, kenar boşlukları) ve form formlarının formatları için tek tip gereklilikler belirler. Bu kurallara uyulması, belgenin hukuki geçerliliğini, saklama kolaylığını ve yazışmaların profesyonel görünümünü sağlar.

Temel Biçimlendirme Parametreleri

Standart, belgelerin okunabilirliğini ve uzun süreli saklanabilirliğini (arşivlerde dahil) garanti altına almak için sayfanın teknik parametrelerini sıkı bir şekilde düzenler.

Belgenin Kenar Boşlukları

Kenar boşluklarının boyutları, belgelerin dosyalanması için kritiktir.

• Sol kenar boşluğu: en az 20 mm (kısa süreli saklanan belgeler için) veya en az 30 mm (sürekli ve uzun süreli saklanan belgeler için).
• Sağ kenar boşluğu: en az 10 mm.
• Üst kenar boşluğu: en az 20 mm.
• Alt kenar boşluğu: en az 20 mm.

Yazı Tipi ve Aralıklar

Ana metin için 12–14 punto büyüklüğünde yazı tipleri kullanılması önerilir. Times New Roman, Arial, Calibri veya diğer yaygın yazı tiplerinin kullanımı kabul edilebilir.

• Satır aralığı: 1–1,5.
• Paragraf girintisi: 1,25 cm.
• Metin hizalaması: iki yana yaslı (düzgün bir sağ kenar sağlamak için).

Tablolar ve küçük dipnotlar, kompaktlık gerektiğinde daha küçük puntoyla (örneğin, 10–11 punto) yazılabilir, ancak ana metin büyük ve okunabilir kalmalıdır.

Sayfa Numaralandırması

• Sayfalar Arap rakamlarıyla numaralandırılır.
• Sayfa numarası, sayfanın üst kenarından en az 10 mm uzaklıkta olacak şekilde üst kenar boşluğunun ortasına yerleştirilir.
• Kapak sayfası genel numaralandırmaya dahildir, ancak üzerindeki sayfa numarası yerleştirilmez.
• Numaralandırma ikinci sayfadan (kapak sayfası varsa) veya ilk sayfadan (kapak sayfası yoksa) başlar.

Belgenin Yapısı ve Unsurları

Belge, zorunlu bilgi öğeleri olan bir dizi unsurdan oluşur. GOST R 7.0.97-2025 yaklaşık 30 tür unsur tanımlar, ancak her belirli belgede yalnızca gerekli olan set kullanılır.

Temel Unsurlar

1. Yazar kuruluşun adı. Formun üst kısmında yer alır.
2. Belge türünün adı. Örneğin: EMİR, YAZI, TUTANAK, PROTOKOL. Büyük harflerle yazılır.
3. Tarih ve kayıt numarası. Tarih sola, numara sağa yazılır (veya form tipine bağlı olarak tam tersi). Tarih formatı: GG.AA.YYYY (örneğin, 15.05.2026).
4. Metne başlık. "Ne hakkında?" sorusuna cevap verir. "Hakkında" edatıyla başlar. Örnek: «Personel kadro tablosunda değişiklik yapılması hakkında».
5. Belge metni. Net, kısa ve çift anlamlılıktan uzak bir şekilde ifade edilir.
6. İmza. Görev unvanı, kişisel imza ve imzanın açılımını (ad soyad) içerir.

Unsurların Yerleşimi

Unsurlar sayfanın belirli bölgelerinde yer alır. Örneğin:

• Onay damgası (belge yönetici tarafından onaylanıyorsa) ilk sayfanın sağ üst köşesine yerleştirilir.
• Alıcı (belgenin kime gönderildiği) form unsurlarının altında, ancak başlığın üzerinde olmak üzere sayfanın sağ üst kısmında belirtilir.
• Uygulayıcı notu (belgeyi hazırlayan personelin adı soyadı ve telefonu) iç kurallarca öngörülüyorsa son sayfanın sol alt köşesine veya arkasına yerleştirilir.

Düzenleme Şablonları

Aşağıda, en popüler iki belge türü için öğelerin yerleşimine ilişkin basitleştirilmiş şemalar verilmiştir. Bunları Word'de şablon oluşturmak için temel olarak kullanabilirsiniz.

Şablon 1: Dahili Emir (Emir Niteliğinde Belge)

[Kuruluşun Adı]
(ortada, büyük yazı tipiyle)

EMİR
(ortada, büyük harflerle)

[Tarih] № [Numara]                                    [Şehir]

[Emrin kısa içeriği] hakkında
(başlık, sol yana yaslı veya ortada)

Emir metni.
1. Emredilir...
2. Uygulamanın kontrolü ... görevine verilir.

[Yöneticinin Görev Unvanı]       [İmza]       [Ad Soyad]
(solda)                        (ortada)    (sağda)

Emirden haberdar olanlar:
[Görev Unvanı]       [İmza]       [Ad Soyad]       [Tarih]

Şablon 2: İş Yazısı (Giden)

[Gönderen Kuruluşun Adı]
[Adres, telefon, e-posta, OKPO/INN (unsurlar)]

[Giden No ___ tarih __.__.____]                         [No ___ tarih __.__.____ yanıtı]

[Alıcının Görev Unvanı]
[Alıcının Ad Soyadı]
(sayfanın sağ kısmında)

Sayın [Ad Soyad]!

Yazı metni.
Konunun özeti, teklifler veya yanıt.
Metin 1,25 cm girintili paragraflara bölünür.

Ek: __ sf. __ nüsha.
(ekler varsa)

[Gönderenin Görev Unvanı]       [İmza]       [Ad Soyad]

[Uygulayıcı]
[Soyad Ad]
[Telefon]
(sol alt köşede, küçük yazı tipiyle)

Düzenlemede Sık Yapılan Hatalar

Deneyimli çalışanlar bile evrak akışının kalitesini düşüren tipik hatalar yapar:

1. "Değişken" yazı tipleri. Tek bir belgede 2–3'ten fazla farklı yazı tipi veya boyut kullanılması. Bu, okumayı zorlaştırır ve profesyonel olmayan bir görünüm yaratır.
2. Sol kenar boşluğunun ihmal edilmesi. Metnin sol kenara çok yakın (20–30 mm'den az) basılması, metin kaybı olmadan belgenin kaliteli bir şekilde dosyalanmasını imkansız kılar.
3. Yanlış tarih formatı. Unsurlarda gerekli olan dijital "15.05.2026" formatı yerine "15 Mayıs 2026" formatının kullanılması (metin içindeki tarih sözlü olabilir, ancak başlıkta kesinlikle dijital olmalıdır).
4. Başlık eksikliği. Bir sayfadan fazla olan veya içeriği karmaşık belgelerde mutlaka bir başlık ("Ne hakkında?") bulunmalıdır. Bunun olmaması, belgenin aranmasını ve kaydını zorlaştırır.
5. Eski şablonların kopyalanması. Güncelliği kontrol edilmeden 2016 yılı örneklerinin formlarının kullanılması. GOST R 7.0.97-2025'teki değişiklikler devrimci olmasa da, bazı unsurların (örneğin, elektronik imzalar ve QR kodları) netleştirilmesini içerir ve bunların dikkate alınması önemlidir.

SSS: Sıkça Sorulan Sorular

Çok sayfalı belgeler zımbalanmalı mı? GOST, her belgenin mutlaka ciltlenmesini gerektirmez, ancak sayfaların kaybolmasını önleyen yöntemler (ataş, zımba, klasörler) kullanılmasını önerir. Arşive veya mahkemelere teslim edilen belgeler için son sayfada onaylayıcı not ile birlikte iplikle ciltleme gerekir.

Renkli yazı tipleri kullanılabilir mi? Standart rengi yasaklamaz, ancak geleneksel olarak evrak yönetimi kopyalama ve tarama kolaylığı için siyah-beyaz formatında yürütülür. Renk, logolar ve kurumsal kimlik unsurları için kabul edilebilir, ancak ana metin siyah olmalıdır.

Elektronik belgeler nasıl düzenlenmelidir? Elektronik belgeler, kağıt belgelerle aynı unsurları içermelidir. Zorunlu bir unsur, nitelikli elektronik imza (NEİ) veya tarafların anlaşmasıyla öngörülüyorsa basit elektronik imzadır. Eİ'nin görselleştirilmesi bir damga veya ayrı bir dosya şeklinde görüntülenebilir.

Kuruluşta onaylanmış bir form yoksa ne yapılmalı? Yerel belgelerle kendi formları onaylanmamışsa, GOST R 7.0.97-2025'in genel gereklilikleri kullanılmalıdır. Word'de ayarlanmış kenar boşlukları (sol 30 mm, diğerleri 20/10/20 mm), standart yazı tipi (Times New Roman, 14 punto) ve unsurlar için yerler içeren temel bir şablon oluşturun. Bu, hukuki doğruluk için yeterlidir.