2025 yılı yeni standardına göre belge biçimlendirme

GOST R 7.0.97-2025, kağıt ve elektronik ortamlardaki kurumsal-idari belgelerin (KİB) biçimlendirilmesine yönelik tek tip gereklilikleri belirler. Standart, 18 Ağustos 2025 tarihinde yürürlüğe girmiş ve 2016 yılı düzenlemesinin yerine geçmiştir. Temel yenilikler, gerektiğinde zorunlu bir unsur olarak QR kodunun tanıtılması, elektronik imzanın görselleştirilmesi kurallarının netleştirilmesi ve verilerin otomatik işlenmesi olanaklarının genişletilmesi ile ilgilidir.

Uygulama alanı ve standardın statüsü

Standart, tüm kurumsal-idari belge türlerini kapsar: emirler, talimatlar, kararlar, hükümler, tutanaklar, aktlar, yazılar, hizmet içi notlar; ayrıca tüzükler, yönetmelikler ve talimatnameler.

Belgenin hukuki statüsünü anlamak önemlidir:

• Uygulamanın gönüllülüğü. GOST, Rusya Federasyonu mevzuatı veya bir sözleşme ile aksi öngörülmedikçe, kendi başına uygulanması açısından gönüllüdür.
• Şirket içinde zorunluluk. GOST R 7.0.97-2025'e atıf, kuruluşunuzun "Evrak Yönetimi Talimatı"nda veya diğer yerel normatif belgelerinde (YNB) sabitlenmişse, gerekliliklerine uyulması tüm çalışanlar için zorunlu hale gelir.

Standarttan vazgeçmek, yalnızca kendi kurumsal biçimlendirme kurallarının geliştirilmesi ve onaylanması koşuluyla mümkündür; bu durum, geliştirme maliyetlerinin yüksek olması ve hata riski nedeniyle çoğu kuruluş için uygun değildir.

GOST R 7.0.97-2016'ya kıyasla temel değişiklikler

Yeni düzenlemeye geçiş, dijital belge dolaşımının gelişimi tarafından dikte edilmiştir. Temel farklar aşağıdaki tabloda özetlenmiştir.

Temel gerekliliklerin karşılaştırılması

Yeni unsur: QR kodu ve barkod

31. unsurun – "Belgenin barkodu"nun (ki pratikte daha sık QR kodu olarak uygulanır) tanıtılması, en büyük görsel değişikliktir.

• Amacı: Belgenin kimliğinin hızlıca tespit edilmesi, KEBYS'deki belge kartına veya sicile hızlı erişim.
• Yerleşim:
  • Varsayılan olarak: İlk sayfanın sağ alt köşesi.
  • Yer yetersizliği durumunda: Sağ üst köşe veya ana metin ve diğer unsurlarla kesişmeyen başka bir boş alan.
• İçerik: Kod, belgenin kuruluşun bilgi sisteminde kesin olarak bulunmasını sağlayan benzersiz bir tanımlayıcı içermelidir.

Elektronik imza ve mühür

Standart, görüntüleme veya baskı amaçlı elektronik belgelerde elektronik imza bilgilerinin gösterilmesine ilişkin gereklilikleri detaylandırır:

1. Bilgi bileşimi: İmzalayan kişinin adı soyadı, unvanı, kuruluş adı, imzalama tarihi ve saati gösterilmelidir.
2. Güvenilir zaman damgası: Güvenilir zaman hizmeti kullanılıyorsa, imzanın doğrulama tarihi ve saati de görünür olmalıdır.
3. Mühür: Mühür basılmasına ilişkin kurallar aynı kalmıştır, ancak elektronik belge dolaşımında imza ve mührün faksimile çoğaltmasının kullanılmasına, yalnızca kuruluşun YNB'si ve tarafların anlaşması ile doğrudan izin verilmesi halinde izin verildiği netleştirilmiştir.

Antetli kağıtlar ve unsurlara ilişkin gereklilikler

Antetli kağıtların biçimlendirilmesi, belgenin yazarının ve statüsünün kesin olarak tanımlanmasını sağlamalıdır.

Temel yerleşim kuralları

• Belge kenar boşlukları:
  • Sol: En az 20 mm (dosyalama için).
  • Sağ: En az 10 mm.
  • Üst: En az 20 mm.
  • Alt: En az 20 mm.
• Yazı tipleri: 12–14 punto büyüklüğünde yazı tipleri kullanılması önerilir. Okunabilirlik korunduğu sürece, tablolar ve ekler için yazı tipi boyutunun 10 puntoya kadar küçültülmesine izin verilir.
• Hizalama: Ana metin iki yana hizalanır. "Tarih", "Kayıt numarası", "Erişim kısıtlama damgası" unsurları sol kenara veya ortaya hizalanır (antetli kağıt türüne bağlı olarak).

İmzanın biçimlendirilmesi

Yeni standarta geçişteki en sık hatalardan biri, imza açılımındaki boşluklara ilişkin gerekliliğin göz ardı edilmesidir.

Doğru:

Genel Müdür ____________ İ. İ. Ivanov

Yanlış:

Genel Müdür ____________ İ.İ.Ivanov Genel Müdür ____________ Ivanov İ.İ.

İsim baş harfleri soyadından önce gelir; isim baş harfleri arasında ve isim baş harfleri ile soyadı arasında boşluk bırakılır.

Kuruluşta GOST R 7.0.97-2025'in uygulama algoritması

Yeni standarta geçişin ofislerin işini felç etmemesi için aşamalı hareket edilmesi önerilir.

1. Mevcut belgelerin denetimi. Kullanılan tüm antetli kağıt türlerini (genel antetli kağıt, yazı antetli kağıdı, belirli bir belge türüne ait antetli kağıt) tespit edin.
2. Evrak Yönetimi Talimatının güncellenmesi. Ana yerel normatif belgeye GOST R 7.0.97-2025'e atıf yaparak değişiklikler yapın.
3. KEBYS'nin teknik ayarları.
   • Belge şablonlarını güncelleyin.
   • QR kodlarının oluşturulmasını ayarlayın (kullanmayı planlıyorsanız).
   • Elektronik imzanın görselleştirme şablonlarını kontrol edin.
4. Çalışanların eğitimi. Özellikle sekreterlere, insan kaynakları personeline ve evrak yöneticilerine özel önem verin. İsim baş harflerinin yazım kurallarını ve yeni unsurların yerleşimini açıklayın.
5. Kontrol. Uygulamadan sonraki ilk iki ayda, kayıttan önce belgelerin biçimlendirilmesine yönelik ön kontroller uygulamak целесообразно (uygundur).

Biçimlendirmede sık yapılan hatalar

• İsim baş harflerinde boşluk olmaması. İ. İ. Ivanov yerine İ.İ.Ivanov yazılması.
• Tarihin yanlış yerleştirilmesi. Tarih, kayıt numarası ile aynı seviyede veya altında yer almalı, keyfi şekilde bölünmemelidir.
• Elektronik belgelere ilişkin gerekliliklerin göz ardı edilmesi. Elektronik imza bilgileri olmadan KEBYS'den belgenin yazdırılması, aksi öngörülmedikçe böyle bir belgeyi dış alıcı için hukuki açıdan geçersiz kılar.
• Tutarlılığın bozulması. Nesnel bir neden olmaksızın (örneğin alıntıları vurgulamak için) tek bir belge içinde farklı yazı tipleri veya aralıkların kullanılması.

SSS

Tüm belgelerde QR kodu kullanmak zorunlu mu? Hayır. "Barkod" unsuru, yalnızca kuruluşta belge işleme teknolojisi tarafından öngörülmesi halinde belgenin bileşimine dahil edilir. Basit belge dolaşımına sahip küçük şirketler için kullanılmayabilir.

18 Ağustos 2025 tarihinden önce oluşturulan belgelerin yeniden yapılması gerekir mi? Hayır. Önceki standart düzenlemesine (GOST R 7.0.97-2016) uygun olarak düzenlenen ve yeni GOST'un yürürlüğe girdiği tarihten önce yürürlüğe konulan belgeler, hukuki geçerliliğini korur. Arşiv belgelerinin yeniden düzenlenmesi gerekmez.

Belgelerde renkli yazı tipleri kullanılabilir mi? GOST, ana metin için siyah renk kullanılmasını önerir. Renk, belirli öğeleri vurgulamak için (örneğin elektronik belgelerde hiper bağlantılar veya logo) kullanılabilir, ancak okunabilirliği azaltmamalı ve tarama kalitesini düşürmemelidir.

Yatay yönlendirmeli belgeler nasıl biçimlendirilir? Geniş tabloları veya şemaları olan belgeler için yatay yönlendirme kabul edilir. Bu durumda sayfa numaralandırması, belge sol kenardan dosyalanacaksa sayfanın üst kısmı sayfanın sol kenarına gelecek şekilde yapılır; dosyalama öngörülmüyorsa standart kalır. Tek bir belge içinde tutarlılığı sağlamak önemlidir.