Belarus'ta ESÇF: Servis Kullanım Kılavuzu

ESÇF (elektronik fatura), Belarus Cumhuriyeti'nde KDV hesaplamalarında kağıt faturanın yerini alan yasal geçerliliği olan bir elektronik belgedir. Bu belgelerle çalışmak için kullanılan temel devlet hizmeti eschf.by portalıdır. Bu portal, belgelerin tek bir formatta düzenlenmesine, imzalanmasına, kabul edilmesine ve saklanmasına olanak tanır; vergi makamlarıyla otomatik veri alışverişini sağlar.

Servisi kullanmak için elektronik dijital imza (EDİ) ve portalda kayıt veya üçüncü taraf bir EBM operatörü aracılığıyla entegrasyon gereklidir.

ESÇF Nedir ve Portal Neden Gereklidir?

Elektronik fatura, kağıt muadiliyle aynı yasal güce sahiptir ancak güvenli iletişim kanalları üzerinden dijital olarak iletilir.

ESÇF'ye geçişin temel avantajları:

1. Raporlamanın otomasyonu: ESÇF verileri otomatik olarak alış ve satış defterlerine yansır ve KDV beyannamesinin temelini oluşturur. Bu, manuel giriş hatalarını ortadan kaldırır.
2. Hızlı veri alışverişi: Belge karşı tarafa anında ulaşır.
3. Vergi dairesi için şeffaflık: Vergi Bakanlığı işlemleri gerçek zamanlı görür, bu da vergi incelemelerini kolaylaştırır ve çapraz sorgulama riskini azaltır.
4. Tasarruf: Kağıt, baskı, kurye teslimatı ve fiziksel arşivleme maliyetlerinin olmaması.

eschf.by portalı, tedarikçi ve alıcının buluştuğu tek bir pencere görevi görür. Burada belge her iki tarafça imzalanır ve böylece ticari işlemin gerçekleştiği teyit edilir.

Kimler ESÇF Kullanmak Zorundadır?

Elektronik faturalarla çalışma süreci Belarus Cumhuriyeti Vergi Kanunu ile düzenlenmiştir.

ESÇF düzenlemek zorunda olanlar:

• Belarus topraklarında mal, iş ve hizmet satışında KDV mükellefi olan kuruluşlar ve bireysel girişimciler.
• Belarus topraklarına mal ithal edenler.

İsteğe bağlı olarak kullanabilenler:

• KDV'den muaf olan mükellefler (karşı taraf talep ediyorsa iç muhasebe için).
• İhracatçılar (ihracatın teyidi açısından, ancak temel belge akışı farklı şekilde düzenlenebilir).

Nasıl Başlanır: Kayıt ve Ayarlar

Resmi eschf.by portalını kullanmak için alışılmış anlamda (sosyal medyadaki gibi) karmaşık bir hesap kayıt sürecine ihtiyaç yoktur. Erişim, elektronik imza ile kimlik doğrulama yoluyla sağlanır.

Adım 1. Elektronik Dijital İmza (EDİ) Alımı

EDİ sertifikası şu kurumlardan alınabilir:

• "Ulusal Elektronik Hizmetler Merkezi" (UEHM) Cumhuriyet Tek Kişilik İşletmesi.
• Bankaların sertifika merkezleri.
• Devlet Hizmetleri portalı üzerinden (uzaktan kimlik doğrulama mevcutsa).

Tüzel kişiler ve bireysel girişimciler için çoğunlukla token (flash bellek) veya bulut imza kullanılır.

Adım 2. eschf.by Portalına Giriş

1. eschf.by adresine gidin.
2. Giriş yöntemini seçin: "EDİ kullanarak giriş".
3. Sistem imza cihazınıza erişim izni isteyecektir. Token PIN kodunu girin veya bulut imza uygulamasında girişi onaylayın.
4. Başarılı kimlik doğrulamadan sonra vergi mükellefi/işlem katılımcısı kişisel panelinize yönlendirileceksiniz.

Adım 3. Çalışma Ortamının Ayarlanması

Bilgisayarınızda EDİ ile çalışmak için gerekli yazılımların (örneğin Avest CSP veya Rutoken Plugin) kurulu olduğundan ve kriptografik işlemleri destekleyen bir tarayıcı kullandığınızdan emin olun (çoğunlukla UEHM eklentileri kurulmuş Chromium tabanlı tarayıcılar önerilir).

Adım Adım Talimat: ESÇF Nasıl Düzenlenir ve Kabul Edilir?

Senaryo 1: Siz tedarikçisiniz (fatura düzenliyorsunuz)

1. Belge oluşturma:
   • Kişisel panelde "ESÇF Düzenle" bölümünü seçin.
   • Alıcının bilgilerini (UNP - Ulusal Numara) girin. Sistem genellikle verileri mükellefler sicilinden otomatik olarak çeker.
   • Tablo kısmını doldurun: Mal/hizmet adı, miktar, fiyat, KDV oranı, tutar.
   • İpucu: Çok sayıda işleminiz varsa, muhasebe sisteminiz (1C, Moysklad vb.) tarafından oluşturulan XML dosyasından yükleme özelliğini kullanın.
2. İmzalama ve gönderme:
   • "İmzala ve Gönder" düğmesine tıklayın.
   • İşlemi EDİ ile onaylayın.
   • Belgenin durumu "Alıcıya gönderildi" olarak değişecektir.

Senaryo 2: Siz alıcısınız (faturayı kabul ediyorsunuz)

1. Bildirim alma:
   • Belge "Gelen ESÇF" bölümünde görünecektir.
   • Portal profilinde yeni belgeler için e-posta bildirimlerini ayarlamanız önerilir.
2. Verilerin kontrol edilmesi:
   • Belgeyi açın. Stok kalemlerini, fiyatları ve tutarları siparişiniz veya irsaliyenizle karşılaştırın.
   • Kendi bilgilerinizin doğruluğunu kontrol edin.
3. Belge ile işlem:
   • Her şey doğruysa: "İmzala" düğmesine tıklayın. Belge "Her iki tarafça imzalandı" statüsünü alır ve KDV indirim hakkının kullanılmasına esas teşkil eder.
   • Hata varsa: "İmzalamayı Reddet" düğmesine tıklayın. Reddetme nedenini mutlaka belirtin (örneğin, "Yanlış fiyat", "Miktarda hata"). Tedarikçi reddi görür, belgeyi iptal eder ve düzeltilmiş yeni bir versiyon düzenler.

Muhasebe Sistemleriyle Entegrasyon

Portalda manuel veri girişi, az sayıda işlemi olan küçük işletmeler için uygundur. Orta ve büyük ölçekli şirketler için entegrasyon önerilir.

Nasıl çalışır?

1. Muhasebe sisteminiz (örneğin 1C:Enterprise), Vergi Bakanlığı şemasına uygun olarak XML formatında bir ESÇF dosyası oluşturur.
2. Özel bir modül veya ara hizmet dosyayı eschf.by portalına gönderir.
3. Belge durumları (imzalandı/reddedildi) otomatik olarak 1C sistemine geri döner.

Popüler entegrasyon yöntemleri:

• Portal API'si üzerinden doğrudan değişim: Programcı niteliği gerektirir.
• EBM operatörleri aracılığıyla: Birçok ticari elektronik belge yönetimi operatörü, Vergi Bakanlığı portalına bir geçit sağlar. Operatörün tanıdık arayüzünde çalışırsınız ve o belgeleri devlet sistemine iletir.

ESÇF ile Çalışmada Sık Yapılan Hatalar ve Sorunlar

1. Süresi dolmuş EDİ sertifikası.

   • Belirti: Belge imzalanamıyor.
   • Çözüm: Sertifikayı sertifika merkezinde zamanında yenileyin. Süreç birkaç saatten bir güne kadar sürebilir.

2. Alış/satış defteri ile veri uyuşmazlığı.

   • Belirti: Vergi dairesi açıklama talebi gönderir.
   • Çözüm: İmzalamadan önce ESÇF verilerini her zaman birincil belgelerle (irsaliye, tutanaklar) karşılaştırın. KDV'deki tek bir rakam hatası ek tahakkuklara yol açabilir.

3. Gelen ESÇF'lerin görmezden gelinmesi.

   • Belirti: Belgelerin sunulmaması nedeniyle cezalar.
   • Çözüm: "Gelenler" bölümünü düzenli olarak kontrol edin. Mevzuat, belirli süreler içinde yanıt verilmesini (imzalama veya reddetme) zorunlu kılar.

4. Tarayıcı sorunları.

   • Belirti: "İmzala" düğmeleri aktif değil veya komut dosyası hatası veriyor.
   • Çözüm: Önerilen tarayıcıları kullanın, önbelleği temizleyin, EDİ için gerekli eklentilerin yüklü olduğunu kontrol edin. Gizli modu deneyin.

SSS: Sık Sorulan Sorular

Zaten imzalanmış bir ESÇF düzeltilebilir mi? Hayır, düzeltilmiş belge eskisinin üzerine bindirilemez. İmzalamadan sonra bir hata tespit edilirse, düzeltilmiş fatura düzenlenmelidir (tutar/miktar değiştiyse) veya tarafların mutabakatıyla belge iptal edilip yeni bir belge düzenlenmelidir.

ESÇF'ler portalda süresiz olarak saklanır mı? Portal, vergi incelemeleri için gerekli olan belirli bir süre boyunca (genellikle 5 yıl ve üzeri) belgelerin saklanmasını sağlar. Ancak, mükelleflerin arşiv mevzuatına uygun olarak elektronik belgelerin arşivlenmesini bağımsız olarak organize etmeleri gerekmektedir.

Karşı taraf ESÇF'yi imzalamazsa ne yapılmalı? Ona bir hatırlatma içeren resmi bir mektup (elektronik ortamda olabilir) gönderin. Karşı taraf gerekçeli bir neden olmaksızın imzalamaktan kaçınıyorsa, bu ödeme disiplini ihlali olarak değerlendirilebilir. Son çare olarak, mutabakat yapmak için vergi dairesine başvurulabilir.

Portal mobil cihazlarla çalışıyor mu? Portal arayüzü adapte edilmiştir, ancak EDİ ile tam işlevsellik sağlamak için (özellikle token'larla) masaüstü bilgisayar veya dizüstü bilgisayar kullanmak daha uygundur. Bulut imzalar, özel uygulamalar aracılığıyla mobil cihazlardan çalışmaya olanak tanır.

Sonuç

eschf.by portalı üzerinden ESÇF'ye geçiş, Belarus'ta KDV mükellefleri için standart iş yapma biçimidir. İlk kurulum gerekliliğine (EDİ alma, yazılım yükleme) rağmen, sistem uzun vadede vergi muhasebesinin otomasyonu sayesinde muhasebe departmanının zamanından önemli ölçüde tasarruf sağlar.

Ana tavsiye: Portalı tanımayı beyanname tesliminin son gününe bırakmayın. Süreci test etmek ve çalışma döneminde teknik sürprizlerden kaçınmak için sadık bir karşı tarafla test belge alışverişi yapın.