Hatasız EFS-1 Bölüm 2 Doldurma ve Kontrol Kılavuzu

EFS-1 formunun 2. bölümü sigortalı kişiler (çalışanlar) hakkındaki bilgileri içerir. En önemli özelliği, olayların (işe alım, işten çıkış, transfer) aynı gün gerçekleşmesi durumunda birden fazla çalışana ait verilerin tek bir dosyada birleştirilebilmesidir. Raporun ilk seferde kabul edilmesi için tarih formatlarına sıkı sıkıya uyulması, çalışma fonksiyonlarının sınıflandırıcıya göre doğru doldurulması ve toplu personel değişikliklerinde kayıt tekrarlarından kaçınılması gerekir.

Bölüm 2'de veriler ne zaman ve neden birleştirilir?

EFS-1 formu, eski SZV-TD ve SZV-STAJ (kıdem kısmında) raporlarının yerini almıştır. Bölüm 2, aylık olarak veya belirli personel olaylarının gerçekleşmesi halinde sunulur.

Verilerin birleştirilmesi iki durumda gereklidir:

1. Aynı günde gerçekleşen toplu olaylar. Örneğin, 1 Mayıs'ta aynı anda 10 kişi işe alınmıştır. 10 ayrı dosya göndermek yerine, alt bölüm 2.1'de 10 satır içeren tek bir rapor oluşturursunuz.
2. Teknik kolaylık. Muhasebe programları genellikle dönem içinde değişiklik olan tüm çalışanları tek bir kayda aktarmaya olanak tanır. Bu, dosya kaybı riskini azaltır ve kontrolü kolaylaştırır.

Adım adım doldurma ve birleştirme algoritması

Rapor hazırlama süreci veri toplama, konsolidasyon ve son karşılaştırmadan oluşur.

Adım 1. Birincil verilerin toplanması

İnsan kaynakları sisteminden, raporlama ayında değişiklik yaşanan tüm çalışanların listesini çıkarın:

• İşe alım.
• İşten çıkış.
• Başka bir pozisyona transfer (kalıcı transferler dahil).
• Pozisyonun yeniden adlandırılması (çalışma fonksiyonu değiştiyse).
• Yeni eğitim/yeterlilik edinilmesi (bu durum çalışma hakkını etkiliyorsa).

Her çalışan için güncel verilerin bulunduğundan emin olun: SNILS, Ad Soyad, olay tarihi, yeni pozisyon.

Adım 2. Çalışma fonksiyonlarının kodlanması

Raporun iade edilmesinin en yaygın nedeni "Çalışma Fonksiyonu" alanındaki hatadır. 2025–2026 yıllarından itibaren bu alanın doldurulmasına ilişkin gereklilikler sıkılaştırılmıştır.

• EKTTRS (Birleşik Nitelik Referans Kitabı) veya Meslek Standartlarını kullanın.
• Pozisyon kodu, unvanla eşleşmelidir.
• Kadro planında pozisyon "Satış Müdürü" olarak adlandırılıyorsa ve EKTTRS kodunda böyle bir karşılık yoksa, en yakın benzerini veya meslek standardındaki unvanı kullanın ve spesifik çalışma fonksiyonunu belirtin.

Adım 3. Satırların konsolidasyonu (birleştirilmesi)

Raporlama programında veya manuel olarak dosya oluştururken:

1. Çalışanları olay tarihine göre gruplayın.
2. Aynı tarih içinde kayıtların benzersizliğini kontrol edin. Bir çalışanın aynı gün için iki işe alım kaydı olamaz.
3. Rapor başlığını doldurun: ödeyenin (işverenin) kayıt numarası, kuruluşun adı.
4. Her çalışana ait verileri alt bölüm 2.1'de ayrı bir satıra girin.

Adım 4. Kontrol oranlarının kontrol edilmesi

Dosyayı kaydetmeden önce verilerin mantığını kontrol edin:

• Olay tarihi, gönderim anında gelecek bir tarih olamaz.
• İşten çıkış tarihi, işe alım tarihinden önce olamaz.
• Transfer durumunda eski ve yeni pozisyon belirtilmelidir (formun farklı alanlarında).

Kontrol Listesi: SFR'ye Gönderim Öncesi Neler Kontrol Edilmeli?

Raporun son denetimi için bu listeyi kullanın. EFS-1'deki hatalar, kişi başına 500 ila 1000 ruble arasında para cezasına yol açar (Kişiselleştirilmiş muhasebe kanunu madde 17).

Verileri birleştirirken yapılan tipik hatalar

1. "Farklı tarihlerin yapıştırılması." 10'unda ve 15'inde işe alınan çalışanların aynı alt bölüme girilmeye çalışılması. Çözüm: Kayıtları tarihlere göre ayırın. Modern programlarda bu otomatik olarak gerçekleşir, ancak XML'e manuel aktarım yaparken <DATE_EVENT> etiketlerine dikkat etmek gerekir.

2. İşveren yeniden adlandırıldığında eksik veriler. LLC'nin adı değiştiyse ancak tüzel kişilik aynıysa, bölüm 2'de bu durum çalışanların personel olayı olarak yansıtılmaz. Ancak başlık sayfasında güncel veriler bulunmalıdır. Çözüm: Formun başlık sayfasını kontrol edin.

3. Yanlış tarih formatı. XML dosyasında gerekli olan YYYY-AA-GG yerine GG.AA.YYYY formatının kullanılması (teknik aktarım hatası). Çözüm: Dışa aktarmadan önce muhasebe programınızın yerleşik kontrol (doğrulama) araçlarını kullanın.

4. Unutulan yarı zamanlı çalışanlar. Dış yarı zamanlı çalışanlar da işe alım ve işten çıkış durumunda EFS-1'de yansıtılmalıdır. Çözüm: Seçime yarı zamanlı çalışanlar dahil olmak üzere tüm çalışanları dahil edin.

SSS: Bölüm 2 ile ilgili sık sorulan sorular

Ay içinde personel olayı yoksa Bölüm 2 sunulmalı mı? Hayır. Bölüm 2 (sigortalı kişiler hakkında bilgiler) yalnızca olayların (işe alım, işten çıkış, transfer) olması halinde sunulur. Hiçbir değişiklik olmadıysa rapor verilmez. (Primlerde sıfır gösterge olsa bile sigortalı kişiler varsa aylık olarak sunulan Bölüm 1'in aksine).

Zaten sunulmuş EFS-1'deki hata nasıl düzeltilir? Düzeltici rapor sunun. Orijinalindekiyle aynı verileri belirtin, ancak hatalı alanı düzeltin. Raporun durumu "düzeltici" olmalıdır. Orijinal rapor iptal edilemez, sadece güncel versiyonuyla değiştirilebilir.

Bir çalışan aynı gün hem işe alınıp hem işten çıkarılırsa ne yapılır? Bölüm 2'de her iki gerçek de yansıtılır. Önce işe alım, ardından işten çıkış belirtilir (veya yazılımın mantığına bağlı olarak, mevcut format sürümü izin veriyorsa tek bir olay olarak). Her iki olayın da raporlama dönemine girmesi önemlidir.

Pozisyon adındaki teknik yazım hataları için ceza kesilir mi? Çalışma fonksiyonu doğru tanımlanmışsa (EKTTRS kodu eşleşiyorsa) ve unvanda özünü bozmayan bir yazım hatası varsa, SFR raporu kabul edebilir. Ancak otomatik kontrol sistemleri giderek daha katı hale geldiğinden, iş kitabı ve emirle herhangi bir tutarsızlıktan kaçınmak daha iyidir.