EFS-1 formunda 2.1.1 alt bölümü nasıl doğru doldurulur

EFS-1 formunun 2.1.1 alt bölümü, işe alım, transfer veya işten çıkış durumunda çalışan bilgilerini içerir. Bu bölümü doğru doldurmak için çalışanın kişisel verilerini (Ad Soyad, SNILS, doğum tarihi), personel olayına ilişkin emrin detaylarını (numara ve tarih) ve olayın kesin tarihini belirtmek gerekir. Rapor, emrin yayınlanmasını takip eden iş gününden geç olmamak üzere Rusya Sosyal Fonu'na (SFR) teslim edilir.

Makale 3000 karakterden uzunsa, ilk H2 başlığından önce otomatik olarak aşağıdakini ekleyin:

2.1.1 alt bölümünü kimler ve ne zaman teslim eder

EFS-1 formu üzerinden raporlama yapmak, sigortalı olan tüm taraflar için zorunludur: yani çalışanları bulunan kuruluşlar ve bireysel girişimciler. Kadroda yalnızca bir kişi kayıtlı olsa bile, işveren raporlama yapmakla yükümlüdür.

2.1.1 alt bölümü yalnızca belirli personel olaylarının gerçekleşmesi durumunda doldurulur:

• İşe alım (yarı zamanlı çalışma dahil).
• İşten çıkış (iş sözleşmesinin feshi).
• Başka bir kalıcı işe veya pozisyona transfer.
• İşverenin unvanının değiştirilmesi veya pozisyon adının değişmesi (bu durum, örneğin avantajlı gruplar için iş haklarını etkiliyorsa).

Teslim süreleri

2.1.1 alt bölümü için kesin son tarih, ilgili emrin (talimatın) yayınlandığı tarihten veya fiili işten çıkış tarihinden geç olmamak üzere bir sonraki iş günüdür.

Alanların yapısı ve doldurma kuralları

EFS-1 formu, ПФР Yönetim Kurulu Kararı ile onaylanmıştır (şimdi yetkiler SFR'ye devredilmiştir). 2.1.1 alt bölümü birkaç ana bloktan oluşur. Doldurma işlemi, SFR web sitesindeki sigortalı kişisel hesabı üzerinden veya muhasebe hizmetleri (1C, Kontur vb.) aracılığıyla elektronik ortamda yapılır.

Alt bölümün ana alanları

1. Sigortalının kayıt numarası. Sisteme giriş yaptıysanız otomatik olarak belirtilir.
2. Raporlama dönemi. Raporun sunulduğu yıl ve ay belirtilir (genellikle cari ay).
3. Bilgi sunum özelliği. İlk sunum ise "1" kodu, daha önce sunulan bilgilerin düzeltilmesi ise "2" kodu konulur.
4. Çalışan bilgileri:
   • Soyadı, Adı, Babasının Adı. Pasporttaki gibi kısaltma yapılmadan tam olarak yazılır.
   • Doğum tarihi. GG.AA.YYYY formatında.
   • SNILS. Bireysel kişisel hesap sigorta numarası. En önemli alanlardan biridir; çalışan SFR veritabanında tam olarak bu numara ile tanımlanır.
5. Personel olayı bilgileri:
   • Olay kodu. Olayın türünü belirten sayısal kod (örneğin, "İŞE ALIM" — kod 1, "İŞTEN ÇIKIŞ" — kod 3, "TRANSFER" — kod 2). Kodlar sıkı bir şekilde düzenlenmiştir.
   • Olay tarihi. Çalışanın fiilen işe başladığı, transfer edildiği veya işten çıkarıldığı tarih.
   • Emir numarası. Dayanak belgesinin numarası.
   • Emir tarihi. Emir'in yönetici tarafından imzalandığı tarih.
6. İşlev (pozisyon). Kadro planına ve iş kaydına göre pozisyonun tam adı belirtilir. Erken emeklilik hakkı sağlayan meslekler için ek kodlar belirtilir.

Adım adım doldurma algoritması

Süreci yeni bir çalışanın işe alımı örneği üzerinden inceleyelim.

Adım 1. Verilerin hazırlanması

Çalışanın belgelerinin taranmış kopyalarının veya orijinallerinin elinizde olduğundan emin olun: pasaport, SNILS, iş kaydı (kağıt bazlı tutuluyorsa). Ad Soyad yazımının ve SNILS numarasının doğruluğunu kontrol edin. SNILS'teki tek bir hane hatası, raporun kabul edilmemesine neden olur.

Adım 2. Rapor türünün seçilmesi

Yazılımda EFS-1 formunu seçin ve 2.1.1 alt bölümünü etkinleştirin. Cari ayda başka bir gerekçe yoksa Bölüm 1'i (finansal bilgiler) veya 2.2 alt bölümünü (prim ödemeleri hakkında bilgiler) doldurmanız gerekmez (ancak EFS-1 genellikle toplu olarak sunulsa da, acil personel değişikliklerinde 2.1.1 alt bölümü ayrı bir paket olarak gidebilir).

Adım 3. Kişisel verilerin girilmesi

"Çalışan bilgileri" bloğunu doldurun.

• Örnek: Ivanov Ivan Ivanoviç, d.t. 12.05.1990, SNILS 123-456-789 00.

Adım 4. Olay verilerinin girilmesi

Olay kodunu seçin. İşe alım için bu genellikle "1" kodudur. İşe başlama tarihini (örneğin 27.05.2026) ve 27.05.2026 tarihli 15-p sayılı emrin detaylarını belirtin.

Adım 5. Kontrol ve gönderim

Sistem otomatik olarak biçimsel-mantıksal kontrol gerçekleştirecektir. Hata yoksa, dosyayı elektronik imza ile imzalayın (Yöneticinin veya yetkili kişinin NİTİM'si) ve SFR'ye gönderin.

Yaygın hatalar ve bunlardan kaçınma yolları

Deneyimli İK uzmanları bile EFS-1 doldururken hata yapabilmektedir. İşte en yaygın olanları:

İhlaller için cezalar

EFS-1 formu için sürenin ihlal edilmesi veya güvenilir olmayan bilgilerin sağlanması durumunda, RF İdari Suçlar Kanunu madde 5.27.1 uyarınca idari sorumluluk öngörülmüştür. Ceza, bilgileri gecikmeli veya hatalı sunulan her çalışan için 500 rubledir. Kitlesel ihallerde cezalar toplanabilir.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Bir çalışan aynı ay içinde işe alınıp işten çıkarılırsa EFS-1 sunulmalı mı? Evet. İşe alım emrini takip eden gün içinde işe alım bilgilerini (kod 1 ile 2.1.1 alt bölümü) ve işten çıkış emrini takip eden gün içinde işten çıkış bilgilerini (kod 3 ile 2.1.1 alt bölümü) sunmak gerekir. Bu iki ayrı rapordur.

Çalışanın soyadında hata yapılırsa ne yapılmalı? Rapor zaten SFR tarafından kabul edilmişse, düzeltici bir rapor sunulmalıdır. Bunda aynı SNILS belirtilir, ancak düzeltilmiş Ad Soyad verileri ve bilgi sunum özelliği "2" (düzeltici) olarak işaretlenir.

Yarı zamanlı çalışanlar için alt bölüm nasıl doldurulur? Doldurma sırası, ana çalışanlar için olanla aynıdır. İşlev bilgilerine, iç talimat gerektiriyorsa çalışma niteliği (yarı zamanlı) belirtilebilir, ancak asıl önemli olan işe başlama tarihi ve pozisyonun doğru belirtilmesidir.

EFS-1 formu kağıt üzerinde sunulabilir mi? Hayır. EFS-1 formu yalnızca nitelikli elektronik imza (NİTİM) ile elektronik ortamda kabul edilir. Bu raporlama için kağıt bazlı belge dolaşımı öngörülmemiştir.

Güncel olay kodları nereden alınır? Kodlar, EFS-1 formunun doldurulmasına ilişkin Usul'ün Ek No 5'inde onaylanmıştır. Temel kodlar: 1 — işe alım, 2 — transfer, 3 — işten çıkış, 4 — işverenin unvan değişikliği. Tam liste için SFR'nin cari yıla ilişkin normatif aktlerinin güncel versiyonuna bakılmalıdır.