Perm Bölgesi EDD Sisteminde Nasıl Çalışılır

Perm Bölgesi elektronik belge yönetimi (EDD) sistemine giriş yapmak için, ESIA (Devlet Hizmetleri) hesabınız üzerinden kimlik doğrulaması yaparak resmi bölgesel platformu kullanmanız gerekir. Temel işlevler arasında onay rotaları oluşturma, belgeleri nitelikli güvenli elektronik imza (NGETİ) ile imzalama ve talimatların yerine getirilmesinin izlenmesi yer alır. Sisteme erişim yalnızca bölgenin tek kurumsal etkileşim sistemine bağlı olan yetkili devlet organları ve kurumlarının personeline tanınmıştır.

Kimlik Doğrulama ve Teknik Gereksinimler

Sisteme erişim, Perm Bölgesi devlet organlarının resmi portalı veya belge yönetimi alt sistemine doğrudan giriş yoluyla sağlanır. Giriş süreci güvenlik gereksinimlerine sıkı sıkıya bağlıdır.

Sisteme Adım Adım Giriş

1. Portala geçiş. Tarayıcınızı açın ve Perm Bölgesi devlet organlarının resmi web sitesine gidin ("Elektronik Hükümet" bölümü veya kurumunuzun sistem yöneticisi tarafından sağlanan DYS'ye doğrudan bağlantı).
2. Giriş yönteminin seçilmesi. "Giriş Yap" veya "Kişisel Hesap" düğmesine tıklayın. Kimlik doğrulama yöntemi olarak "ESIA ile Giriş"i (Devlet Hizmetleri) seçin.
3. Kimlik doğrulama. Açılan pencerede Devlet Hizmetleri portalındaki hesabınızın kullanıcı adı ve şifresini girin. İki faktörlü kimlik doğrulama etkinleştirilmişse, girişi SMS veya anlık bildirim koduyla onaylayın.
4. Profil seçimi. Başarılı girişten sonra sistem, birden fazla kuruma veya role erişiminiz varsa (örneğin, "Personel", "Yönetici", "Yazı İşleri") kullanıcı profili seçmenizi isteyebilir. Gerekli çalışma bağlamını seçin.

Çalışma Alanının Hazırlanması

Belgelerle tam kapsamlı çalışmak için (özellikle imzalama amacıyla) çalışma alanınız teknik gereksinimleri karşılamalıdır:

• Tarayıcı: Yandex.Browser, Chromium-Gost veya Rus şifreleme standartlarını destekleyen Microsoft Edge kullanılması önerilir.
• Yazılım: CryptoPro CSP sürüm 5.0 veya üzeri yüklü olmalıdır.
• Eklentiler: Tarayıcıda elektronik imza ile çalışmak için eklenti etkinleştirilmelidir (genellikle ilk girişte otomatik olarak yüklenir veya Devlet Hizmetleri portalından indirilir).
• Sertifikalar: Kişisel NGETİ sertifikanız "Kişisel" deposuna yüklenmiş ve geçerli olmalıdır.

Arayüz ve Navigasyon

Sistemin ana sayfası temel widget'ları içeren bir gösterge panelidir. Menü yapısını anlamak, çalışmayı birkaç kat hızlandırır.

Ana Menü Bölümleri

• Gelen. Diğer kurumlardan veya kuruluş içindeki personelden gelen belgeler. Burada incelemeniz veya havale etmeniz gereken belgeler görüntülenir.
• Giden. Sizin veya departmanınız tarafından oluşturulan ve onaya gönderilen veya dış taraflara gönderilen belgeler.
• İşlemde. Uygulayıcı olduğunuz görevlerin listesi. Yönetici tarafından havale edilen belgeler buraya düşer.
• Kontrol. Yönetim tarafından kontrole alınan belgeler. Özel dikkat ve düzenli ilerleme raporlaması gerektirir.
• Taslaklar. Gönderilmemiş belge taslakları.

Bildirimlerin Ayarlanması

Önemli belgeleri kaçırmamak için kişisel profilinizde bildirimleri ayarlayın:

1. "Ayarlar" → "Bildirimler" bölümüne gidin.
2. Alma kanallarını seçin: e-posta, sistemdeki açılır pencereler veya SMS (yönetmelikte öngörülüyorsa).
3. Olay türlerini işaretleyin: "Yeni Gelen", "Belge Revizyon İçin İade Edildi", "Son Tarih Yaklaşıyor".

Belgelerle Çalışma: Oluşturma ve Onay

Bölgesel EDD'deki belge yaşam döngüsü yönlendirme ilkesine göre inşa edilir.

Yeni Belge Oluşturma

1. "Belge Oluştur" veya "Yeni Giden" düğmesine tıklayın.
2. Kartın doldurulması. Belge türünü (yazı, emir, hizmet içi not), konuyu, tarihi ve alıcıları belirtin.
3. Dosya ekleme. Ana belge dosyasını yükleyin. Desteklenen formatlar: PDF, DOCX, XLSX. Hukuki geçerlilik için belgenin yüklenmeden önce PDF'e dönüştürülmesi önerilir.
4. Onay rotası. Rota katılımcılarını ekleyin. Hazır bir rota şablonu seçebilir (örneğin, "Emir Onayı") veya alıcıları manuel olarak ekleyebilirsiniz.

İmzalama ve Gönderme

Göndermeden önce belgenin imzalanması gerekir:

1. Eklenen dosyanın ve karttaki verilerin doğruluğunu kontrol edin.
2. "İmzala ve Gönder" düğmesine tıklayın.
3. Açılan pencerede elektronik imza sertifikasını seçin.
4. Token PIN kodunu girin (Rutoken veya JaCarta gibi bir taşıyıcı kullanılıyorsa).
5. Başarılı gönderme onayını bekleyin. Belgenin durumu "Gönderildi" veya "Onayda" olarak değişecektir.

Onaylama ve Vizeleme

Onay için bir belge aldıysanız:

1. Belgeyi "Gelen" veya "Onayda" bölümünden açın.
2. İçeriği inceleyin. Gerekirse detaylı inceleme için dosyayı indirin.
3. Karar verin:
   • Onayla: Belge rotada ilerlemeye devam eder veya başlatıcıya gider.
   • Reddet: Reddetme nedenini yorumda belirtin. Belge revizyon için başlatıcıya iade edilir.
   • Vizele: Belgenin hareketini engellemeden görüş veya önerilerinizi bırakın (isteğe bağlı, sistem ayarlarına bağlıdır).
4. Kararınızı NGETİ ile imzalayın.

Arama ve Filtreleme

Sistem, binlerce kayıt arasından bile belgeleri hızla bulmanıza olanak tanır.

Etkili Arama

Hassas arama için gelişmiş filtreyi kullanın:

• Numara ve tarihe göre: Belgenin kayıt numarasını girin.
• Yazara göre: Belgeyi oluşturan personelin adını soyadını belirtin.
• Duruma göre: Yalnızca "Tamamlanan" veya "Kontrol Altında" olanları filtreleyin.
• Metne göre: Dosya içeriğinde arama (tam metin arama), dosyalar tanınabilir bir formatta yüklenmişse mevcuttur (metin katmanlı PDF, DOCX).

Seçimlerin Kaydedilmesi

Belirli bir belge setiyle düzenli olarak çalışıyorsanız (örneğin, "Maliye Bakanlığı'ndan gelen bu ayki gelen yazılar"), arama parametrelerini "Favori Seçim" olarak kaydedin. Bu, istediğiniz listeyi tek tıklamayla açmanızı sağlar.

Çalışma Sırasında Sık Yapılan Hatalar

SSS

ESIA şifremi unuttum, erişimi nasıl geri kazanırım? Şifre sıfırlama yalnızca Devlet Hizmetleri portalı (gosuslugi.ru) üzerinden yapılır. Perm Bölgesi EDD sistemi kullanıcı şifrelerini saklamaz ve sıfırlayamaz.

Sertifikanın süresi dolarsa ne yapmalıyım? Sertifika merkezinden yeni bir NGETİ sertifikası almanız gerekir. Yeni sertifikayı sisteme yükledikten sonra imzalama için otomatik olarak kullanılabilir hale gelecektir. Eski sertifika arşivlenir, onunla imzalanan belgeler hukuki geçerliliğini korur.

Onaya gönderildikten sonra belgeyi düzenleyebilir miyim? Hayır. İmzalandıktan ve gönderildikten sonra belge düzenleme için kilitlenir. Değişiklik yapmanız gerekirse, başlatıcı belgeyi geri çekmelidir (eğer işlev mevcutsa) veya yeni bir versiyon oluşturup eskisini iptal etmelidir.

Elektronik imza damgası olan bir belgeyi nasıl yazdırırım? Belge kartında "Yazdır" veya "Damga Oluştur" seçeneğini belirleyin. Sistem, EI damgasının görselleştirmesini, imza tarihini ve sertifika sahibini içeren bir PDF dosyası oluşturacaktır.