Yapılan İşler Tutanağı Nasıl Düzenlenir: Talimat ve Şablon

Yapılan işler tutanağı, hizmetlerin sunulduğunu veya işlerin müşteri ve yüklenici tarafından tamamlandığını teyit eden birincil bir muhasebe belgesidir. Sözleşmenin kapatılması, ödemelerin yapılması ve operasyonların muhasebe ve vergi kayıtlarında yansıtılması için gereklidir. Belgenin hukuki geçerliliğe sahip olması için zorunlu unsurları, yetkili kişilerin imzalarını ve faaliyet sonuçlarının kesin bir tanımını içermesi gerekir.

Aşağıda, Rusya Federasyonu mevzuatının (özellikle 402 sayılı "Muhasebe Kaydı Hakkında" Federal Kanun'un 9. maddesi) gerekliliklerine uygun olarak doldurmaya ilişkin ayrıntılı talimatlar, sık yapılan hataların analizi ve belge yapısı sunulmaktadır.

Tutanağın amacı nedir ve ne zaman düzenlenmelidir

Yapılan işler tutanağı (inşaat için genellikle KS-2 formu veya diğer hizmetler için serbest form kullanılır), yüklenicinin yükümlülüklerini usulüne uygun olarak yerine getirdiğinin kanıtı olarak hizmet eder.

Belgenin temel işlevleri:

• Ekonomik yaşam gerçeğinin teyidi. Tutanak olmadan, hizmetlere ilişkin giderler kurumlar vergisi veya basitleştirilmiş vergi sistemi (USN) hesaplanırken vergi dairesi tarafından tanınmayabilir.
• Sürelerin sabitlenmesi. Tutanak imzalama tarihi, genellikle garanti süresinin başlangıcı veya ödeme vadesi (sözleşmede "tutanak imzalandıktan sonra X gün içinde ödeme" belirtilmişse) için referans noktasıdır.
• İtirazlara karşı koruma. İtirazsız imzalanan tutanak, müşterinin işi tamamen kabul ettiği ve kalitesi ile hacmi konusunda herhangi bir itirazı olmadığı anlamına gelir (gizli kusurlar hariç).

Tutanak için zorunlu unsurlar

Belgenin geçerli olması için aşağıdaki bilgileri içermesi gerekir (402 sayılı Federal Kanun'un 9. maddesinin 2. fıkrasına göre):

1. Belgenin adı ("Yapılan İşler Tutanağı" veya "Sunulan Hizmetlerin Teslim-Alım Tutanağı").
2. Düzenleme tarihi (gün, ay, yıl).
3. Belgeyi düzenleyen ekonomik öznenin adı (kimin düzenlediği: yüklenici veya müşteri).
4. Ekonomik yaşam gerçeğinin içeriği (işlerin/hizmetlerin ayrıntılı tanımı).
5. Gerçeğin ölçüm büyüklüğü doğal ve parasal ifadeyle (saat sayısı, adet, metrekare ve toplam tutar).
6. İşlemi gerçekleştiren kişilerin unvanları ve açıklamalı imzaları.

Ayrıca belirtilmesi önerilir:

• İşlerin yapıldığı sözleşmenin künyeleri (numarası ve tarihi).
• İşlerin yürütülme dönemi (...'den ...'e kadar).
• İşlerin maliyeti (KDV ayrıştırılmış olarak veya "KDV Dahil Değildir" notuyla).

Adım adım talimat: Tutanak nasıl doldurulur

Tutanak doldurmak özel yazılımlar gerektirmez, bir metin editörü (Word/Excel) yeterlidir. Süreci iki tüzel kişi veya bireysel girişimci arasındaki standart bir durum üzerinden inceleyelim.

Adım 1. Belgenin başlığı

Şehri ve imzalama tarihini belirtin. Aşağıya tarafların tam adlarını yazın:

• Yüklenici: LLC "Romashka", TIN..., Genel Müdür Ivanov I.I. adına, Yönetmelik uyarınca hareket eden.
• Müşteri: LLC "Vasilek", TIN..., Direktör Petrov P.P. adına, Yönetmelik uyarınca hareket eden.

Adım 2. Tablo kısmı

Bu, tutanağın ana bölümüdür. Mümkün olduğunca ayrıntılı olmalıdır. Sadece "Sözleşme kapsamında hizmetler" yazmayın.

Adım 3. Nihai hükümler

Tablodan sonra standart ifadeler ekleyin:

• "İşler tam hacimde, süresinde ve uygun kalitede gerçekleştirilmiştir."
• "Tarafların birbirlerine karşı herhangi bir itirazı yoktur."
• Toplam tutarı yazıyla belirtin.

Adım 4. İmzalar ve kaşeler

Belge, her iki taraftan yetkili kişiler tarafından imzalanır.

• Şirketin kaşesi varsa, imzanın yanına basılır (2016'dan itibaren LLC'ler için kaşe bulundurma zorunluluğu yoktur, eğer bu yönetim meliklerinde belirtilmemişse, ancak uygulamada karşı tarafların güveni için sıklıkla kullanılmaya devam edilmektedir).
• Elektronik belge değişimi (EBD): Tutanak Diadoc, SBIS veya diğer sistemler aracılığıyla imzalanıyorsa, nitelikli elektronik imza (NEİ) el yazısı imza ve kaşenin yerini alır. Böyle bir belge tam hukuki geçerliliğe sahiptir.

Düzenleme sırasında sık yapılan hatalar

Küçük bir yanlışlık bile mahkemenin veya vergi dairesinin tutanağı kanıt olarak kabul etmemesine neden olabilir.

1. Sözleşme ile uyumsuzluk. Tutanaktaki işlerin adı sözleşmenin konusuyla örtüşmelidir. Sözleşmede "Temizlik Hizmetleri" yazıp tutanakta "İnşaat İşleri" yazılması soru işaretleri doğurur.
2. Tarih veya dönem eksikliği. Sadece imzalama tarihini değil, hizmetlerin sunulduğu dönemi de belirtmek önemlidir (özellikle kira ödemeleri ve abonelik hizmetleri için).
3. Yetkisiz kişi tarafından imzalanması. Tutanak müdür dışında bir yönetici tarafından imzalanıyorsa, geçerli bir vekaletnamesi olmalıdır. İmzalamadan önce vekaletnamenin geçerlilik süresini kontrol edin.
4. "Geriye dönük tarih". Tutanak geçmiş bir tarihle imzalamak risklidir. Belge, işlerin fiilen tamamlandığı gün veya gerçekten imzalandığı gün ile tarihlendirilmelidir.
5. Yanlış KDV hesaplaması. Yüklenici basitleştirilmiş vergi sistemi (USN) uyguluyorsa, "KDV Dahil Değildir" belirtmek zorundadır. Genel vergi rejimi (OSNO) uyguluyorsa %20 oranını (veya geçerli başka bir oranı) ayırmalıdır. KDV oranındaki hata ek vergi tahakkuklarına yol açabilir.

Yapılan İşler Tutanağı Örneği (Word için yapı)

Bu yapıyı Microsoft Word'e kopyalayıp şablon olarak kaydedebilirsiniz.

YAPILAN İŞLER (SUNULAN HİZMETLER) TUTANAĞI No __

Şehir _______________ «_» ________ 20 g.

LLC «________________», bundan sonra "Yüklenici" olarak anılacaktır, ________________________ adına, ________________ uyarınca hareket eden, bir tarafta, ve

LLC «________________», bundan sonra "Müşteri" olarak anılacaktır, ________________________ adına, ________________ uyarınca hareket eden, diğer tarafta,

aşağıdakiler hakkında bu Tutanakı düzenlemişlerdir:

1. Yüklenici aşağıdaki işleri (hizmetleri) gerçekleştirmiş, Müşteri ise ___ No.lu Sözleşme uyarınca «_» ________ 20 g. tarihinden itibaren kabul etmiştir:

[Buraya işlerin listesi, ölçü birimleri, fiyatlar ve tutarlarla birlikte tablo eklenir]

2. Gerçekleştirilen işlerin toplam maliyeti: ____________ (____________________) ruble __ kopek, buna dahil KDV (%20) ____________ rub. / KDV Dahil Değildir.

3. İşler belirlenen sürelerde, kaliteli ve tam hacimde gerçekleştirilmiştir. Tarafların birbirlerine karşı karşılıklı itirazları yoktur.

4. Bu Tutanak, eşit hukuki geçerliliğe sahip iki nüsha halinde, her bir Taraf için birer nüsha olmak üzere düzenlenmiştir.

TARAFLARIN İMZALARI:

YÜKLENİCİ: MÜŞTERİ: ______________ // ______________ // M.P. M.P.

SSS: Sorular ve Cevaplar

Tek bir tutanak birden fazla sözleşme için düzenlenebilir mi? Önerilmez. Her sözleşme ayrı bir yükümlülüktür. Ayrı tutanaklar düzenlemek veya tutanağa sözleşmelere göre bölünmüş bir ek yapmak daha iyidir, ancak bu muhasebeyi karmaşıklaştırır. İdeal seçenek: bir tutanak — bir sözleşme.

Müşteri tutanağı imzalamayı reddederse ne yapılmalı? İşler fiilen yapılmış ancak müşteri imzadan kaçınıyorsa, yüklenici tutanağı iadeli taahhütlü mektup olarak müşterinin yasal adresine göndermelidir. Sözleşmede belirtilen süre içinde (veya makul bir süre içinde, genellikle 7–10 gün) gerekçeli bir red gelmezse, işler otomatik olarak kabul edilmiş sayılır (RF Medeni Kanunu md. 720). Bu durumda tek taraflı tutanak mahkemede geçerli olacaktır.

Bireysel girişimciler fiziksel şahıslarla çalışırken tutanağa ihtiyaç duyar mı? Bireysel girişimci (fiziksel şahıs olmayan) bir kişiye hizmet sunuyorsa, tutanak düzenlenmesi tercih edilir ancak fiziksel şahıs için her zaman kesinlikle zorunlu değildir. Ancak bireysel girişimci için bu, geliri ve giderlerin gerekçesini (çalışanlar veya satın alımlar varsa) doğrulayan önemli bir belgedir. Kendi hesabına çalışanlar için "Benim Vergim" uygulamasındaki makbuz, tutanağın ve kasa makbuzunun yerini alır.

Tutanak ile fatura arasındaki fark nedir? Tutanak işlerin yapıldığı gerçeğini teyit eder. Fatura (veya UPD — evrensel aktarma belgesi) KDV'nin indirim konusu yapılması için dayanak teşkil eder. Günümüzde birçok kişi hem aktarma tutanağı hem de fatura işlevlerini birleştiren UPD'yi (KND 1115051 formu) kullanmaktadır. KDV mükellefiyseniz, UPD kullanmak daha kolaydır.