Yapılan işler tutanağının doğru şekilde düzenlenmesi: 2026 yılı şablonu ve incelikleri

Kerem Aydın·6 Temmuz 2026·⏱5 dk

Yapılan işler (veya hizmetler) tutanağı, sözleşme uyarınca yükümlülüklerin yerine getirildiğini teyit eden birincil bir belgedir. Sözleşmelerin kapatılması, ödemelerin gerçekleştirilmesi ve vergi dairesi nezdinde giderlerin gerekçelendirilmesi için gereklidir. 2026 yılında standartlaştırılmış bir tutanak formu bulunmamaktadır: şirketler ve bireysel girişimciler, muhasebe politikalarında onaylanmış kendi şablonlarını kullanma hakkına sahiptir; önemli olan, 402 Sayılı "Muhasebe Kaydı Hakkında" Kanun'un 9. maddesine göre tüm zorunlu unsurların mevcut olmasıdır.

Belgenin zorunlu unsurları

Tutanakların hukuki geçerliliğe sahip olması ve muhasebe kayıtlarına alınabilmesi için işlem hakkında eksiksiz bilgi içermesi gerekir. Anahtar unsurlardan herhangi birinin eksikliği, karşı tarafın belgeyi kabul etmemesine veya vergi denetimi sırasında sorun yaşanmasına neden olabilir.

Asgari unsur seti:

Belgenin adı: "Yapılan İşler Tutanak", "Hizmet Teslim ve Kabul Tutanak" veya "Sunulan Hizmetler Tutanak".
Düzenleme tarihi ve yeri: İmzalama şehri ve kesin tarihi.
Sözleşme tarafları: Yüklenicinin ve müşterinin tam unvanları, vergi kimlik numaraları (VKN), kurumlar vergisi mükellefiyeti numarası (KVMN - limited şirketler için), yasal adresleri.
Dayanak: Tutanakların düzenlendiği sözleşmeye atıf (numara ve tarih). Sözleşme yoksa, fatura-teklife atıf yapılabilir.
İşlerin/hizmetlerin içeriği: Yapılanların ayrıntılı açıklaması. "Hizmetler sunuldu" gibi genel ifadelerden kaçının. Bunun yerine: "Web sitesinin ana sayfasının tasarımının geliştirilmesi" gibi spesifik olun.
Miktar ve maliyet göstergeleri: Ölçü birimleri, miktar, birim fiyat, toplam maliyet.
KDV: Vergi tutarını ayrı bir satırda belirtin veya yüklenici özel rejim uyguluyorsa (Basitleştirilmiş Vergi Sistemi, Mesleki Gelir Vergisi, Patent Vergi Sistemi) "KDV'siz" yazın.
Toplam tutar: Rakamla ve yazıyla.
Yetkili kişilerin imzaları: Unvanlar, ad-soyad, tarafların şahsi imzaları. Mühürler yalnızca ana sözleşmede veya tüzükte kullanımı öngörülüyorsa basılır (2016'dan itibaren limited şirketler için mühürler kesinlikle zorunlu değildir, ancak uygulamada sıklıkla talep edilir).

Önemli: Tutanak iki nüsha halinde düzenlenir — her taraf için birer nüsha. Her iki nüsha da eşit hukuki geçerliliğe sahiptir.

Microsoft Word'de tutanağın adım adım doldurulması

Mantıksal bir yapı izlenirse Word'de doğru bir belge oluşturmak zor değildir. Aşağıda, belgeyi "sıfırdan" oluşturmaya veya hazır bir şablonu adapte etmeye yönelik talimatlar verilmiştir.

Adım 1. Belgenin başlığı

Sağ üst köşeye veya ortaya belgenin adını, numarasını (numaralandırma yapıyorsanız), tarihini ve şehri yerleştirin.

Adım 2. Giriş bölümü

Tarafların tam bilgilerini belirtin. Örneğin:

İleride "Yüklenici" olarak anılacak LLC "Papatya", Yönetim Kurulu Başkanı Ivanov I.I. tarafından Tüzük uyarınca hareket eden kişi adına, bir tarafta, ve ileride "Müşteri" olarak anılacak Bireysel Girişimci Petrov P.P., diğer tarafta, aşağıdakiler hakkında işbu Tutanakı düzenlemişlerdir:

Adım 3. İş listesi içeren tablo

Bu, tutanağın ana bölümüdür. Tablo kullanımı belgeyi yapılandırılmış ve kontrol için uygun hale getirir.

Sıra No.	İşlerin (hizmetlerin) adı	Ölçü birimi	Miktar	Birim fiyat, RUB	Tutar, RUB
1	CRM kurulumu konusunda danışmanlık hizmetleri	saat	10	2 000	20 000
2	Sunucu teknik desteği	ay	1	5 000	5 000
	Toplam:				25 000

Adım 4. Sonuç bölümü ve imzalar

Tablodan sonra toplam tutarı mutlaka yazıyla ve KDV durumunu belirtin. Yükleniciyi müşterinin kaliteye ilişkin geç şikayetlerinden koruyacak bir itirazsızlık ifadesi ekleyin.

Toplam sunulan hizmet tutarı: 25 000 (Yirmi beş bin) ruble 00 kopek. Yüklenicinin Basitleştirilmiş Vergi Sistemi uygulaması nedeniyle KDV'ye tabi değildir.

İşler tam hacimde, süresinde ve uygun kalitede gerçekleştirilmiştir. Müşteri hacim, süre ve kalite açısından herhangi bir itirazda bulunmamaktadır.

Belgenin alt kısmında imzalar ve ad-soyad açıklamaları için alan bırakın.

Word için ipucu: Hazır doğru şablonu "Word Şablonu (*.dotx)" türünde bir dosya olarak kaydedin. Bu, orijinali yanlışlıkla üzerine yazma riski olmadan her seferinde yeni boş bir belge olarak açmanızı sağlar.

Kopyalamak için hazır örnek

Bu metni Word'e kopyalayıp kendi bilgilerinizi doldurabilirsiniz.

YAPILAN İŞLER (SUNULAN HİZMETLER) TUTANAK NO ___
tarih "___" ________ 2026

Şehir _______________

[Yüklenici Unvanı], VKN ___________, ____________________ adına, _______________ uyarınca hareket eden, ileride "Yüklenici" olarak anılan, bir tarafta, ve

[Müşteri Unvanı], VKN ___________, ____________________ adına, _______________ uyarınca hareket eden, ileride "Müşteri" olarak anılan, diğer tarafta,

işbu Tutanakı şu şekilde düzenlemişlerdir: Yüklenici aşağıdaki işleri (hizmetleri) No ___ tarihli "___" ________ 20__ Sözleşmesi uyarınca gerçekleştirmiş, Müşteri kabul etmiştir:

| No | İşlerin/hizmetlerin adı | Ölçü birimi | Miktar | Fiyat, RUB | Tutar, RUB |
|---|--------------------------|----------|--------|------------|-------------|
| 1 |                          |          |        |            |             |
| 2 |                          |          |        |            |             |

TOPLAM: ___________ (____________________________________________________) ruble 00 kopek.
KDV: ______________________________________________________________________.

İşler tam hacimde, kaliteli ve süresinde gerçekleştirilmiştir. Tarafların birbirlerine karşı herhangi bir itirazı bulunmamaktadır.

İşbu Tutanak, her biri için birer nüsha olmak üzere, eşit hukuki geçerliliğe sahip iki nüsha halinde düzenlenmiştir.

TARAFLARIN İMZALARI:

YÜKLENİCİ:                                MÜŞTERİ:

________________ /_________________/         ________________ /_________________/
   (imza)       (Ad-Soyad)                       (imza)       (Ad-Soyad)

Mühür (varsa)                            Mühür (varsa)

Düzenleme sırasında sık yapılan hatalar

Küçük hatalar bile tutanağın geçersiz sayılmasına ve giderlerin gerekçesiz görülmesine yol açabilir.

Belirsiz ifadeler. "Bilgi hizmetleri" veya "Danışmanlık" gibi detaylandırılmamış ifadeler vergi dairesi tarafından sahte olarak değerlendirilebilir. Her zaman somutluk ekleyin: danışmanlığın konusu, hizmet sunum dönemi, sonuç.
Sözleşmeye atıf eksikliği. Tutanakta sözleşme numarası ve tarihi belirtilmezse, bu belgeyle hangi yükümlülüklerin kapatıldığını kanıtlamak zorlaşır.
Yetkisiz kişinin imzası. Tutanak genel müdür değil de başka bir kişi tarafından imzalanıyorsa, geçerli bir vekaletnamesi olmalıdır. Vekaletnamenin geçerlilik süresini ve yetkileri kontrol edin.
Onaysız düzeltmeler. Tüm silinti ve düzeltmeler belirtilmelidir: "Düzeltmeye inanılır", tarih ve her iki tarafın imzalarıyla. Belgeyi temiz bir şekilde yeniden düzenlemek daha iyidir.
Tarih uyuşmazlığı. Tutanak tarihi, sözleşmede belirtilen iş başlangıç tarihinden önce olamaz ve genellikle aşamanın fiilen tamamlandığı tarihle aynıdır.

Dikkat: Tek taraflı tutanak (yalnızca yüklenici tarafından imzalanan) yalnızca müşterinin itirazlarının gerekçeli listesini içeren resmi imza reddi durumunda geçerlidir. Müşterinin tutanağı sadece "kaybetmesi", hizmet sunumu gerçeğini başka şekilde kanıtlayabilirseniz (yazışmalar, iş sonuçları) onu ödemeden kurtarmaz.

Farklı vergi rejimleri için özellikler

Tutanak gereksinimleri, yüklenicinin statüsüne bağlı olarak küçük farklılıklar gösterebilir.

Yüklenici statüsü	Tutanak düzenleme özellikleri
Genel Vergi Sistemindeki LLC	KDV'nin ayrılması zorunludur. Sıklıkla, tutanak ve faturayı değiştiren "2" statülü Evrensel Aktarım Belgesi (UAD) kullanılır.
Basitleştirilmiş Vergi Sistemindeki Bireysel Girişimciler ve LLC'ler	KDV ayrılmaz. "KDV'ye tabi değildir" ibaresinin belirtilmesi zorunludur. Tutanak, müşterinin giderlerini teyit etmek için ana belgedir.
Serbest Meslek Erbabı (Mesleki Gelir Vergisi)	Tutanak tercih edilir ancak serbest meslek erbabı için kesinlikle zorunlu değildir ("Benim Vergim" uygulamasındaki makbuz yeterlidir). Ancak müşteriler (tüzel kişiler) kendi muhasebeleri için sıklıkla tutanak talep eder. Tutanakta serbest meslek erbabının VKN'sini ve makbuza atıf belirtmek önemlidir.

SSS

Tutanak e-posta ile gönderilebilir mi? Evet, sözleşmede elektronik belge değişimi (EBD) olasılığı öngörülüyorsa ve tarafların e-posta adresleri belirtilmişse. Ancak mahkeme için "canlı" imzalı orijinallerin bulunması veya EBD sistemleri aracılığıyla nitelikli elektronik imza (NEİ) kullanılması daha iyidir (Diadok, SBIS vb.).

Müşteri tutanağı imzalamayı reddederse ne yapılmalı? Tutanakları yasal adrese içerik listeli taahhütlü mektupla Rusya Postası üzerinden gönderin. Sözleşmede öngörülen süre içinde (veya makul bir süre, genellikle 5–10 gün) gerekçeli ret gelmezse, tutanak kabul edilmiş sayılabilir (sözleşmenizin ifadelerine bağlı olarak).

UAD varsa tutanak gerekli mi? Hayır. Evrensel Aktarım Belgesi (UAD), "fatura + tutanak (veya irsaliye)" çiftinin yerine geçer. "1" statülü (Genel Vergi Sistemi için) veya "2" statülü (diğerleri için) UAD kullanıyorsanız, ayrı bir tutanak düzenlemenize gerek yoktur.