Сохранение документов из 1С в PDF

Иван Корнев·26.05.2026·⏱5 мин

Чтобы выгрузить документ или отчет из 1С в PDF, откройте печатную форму документа (кнопка «Печать»), затем в меню выберите «Сохранить» или «Сохранить как» и укажите формат PDF. Этот способ работает в большинстве современных конфигураций 1С:Предприятие 8.3 без установки дополнительного ПО. Если кнопка сохранения отсутствует, используйте виртуальный PDF-принтер при печати.

Какой способ выбрать

В платформе 1С реализовано несколько механизмов экспорта в PDF. Выбор зависит от того, что именно нужно сохранить: первичный документ (счет, акт, накладная) или сложный отчет.

  • Штатное сохранение из печатной формы. Самый быстрый и надежный метод для типовых документов. Файл формируется напрямую из табличного документа 1С, сохраняя верстку и качество шрифтов.
  • Сохранение отчета. Актуально для регламентированной отчетности и аналитических сводок. Выполняется через панель инструментов сформированного отчета.
  • Виртуальный PDF-принтер. Универсальный запасной вариант. Используется, если в конкретной конфигурации отключен штатный экспорт или требуется сохранить нестандартную форму, которая не выводится в классический табличный документ.

Для массовой рассылки контрагентам лучше использовать штатное сохранение: оно гарантирует, что PDF будет легковесным и корректно отображаться на любых устройствах, так как генерируется нативными средствами платформы.

Пошаговая инструкция: сохранение через печатную форму

Этот алгоритм подходит для счетов на оплату, актов выполненных работ, товарных накладных (ТОРГ-12) и универсальных передаточных документов (УПД).

  1. Откройте документ. Перейдите в нужный раздел (например, «Продажи» или «Покупки») и откройте карточку документа.
  2. Сформируйте печатную форму. Нажмите кнопку Печать в верхней панели или внизу формы и выберите необходимый макет (например, «Счет на оплату»).
  3. Дождитесь открытия предпросмотра. Откроется окно с табличным документом, который выглядит так, как он будет на бумаге.
  4. Сохраните файл.
    • В старых интерфейсах (Такси/Обычный): нажмите кнопку Сохранить (иконка дискеты) или выберите в меню Файл → Сохранить как.
    • В новых интерфейсах: часто доступна кнопка Еще → Сохранить или значок экспорта на панели инструментов.
  5. Выберите формат. В диалоговом окне сохранения укажите тип файла Документ PDF (*.pdf) или Adobe PDF.
  6. Укажите путь. Выберите папку на компьютере, дайте файлу понятное имя и нажмите Сохранить.

Не пытайтесь сохранить саму карточку документа (где заполняются реквизиты) через «Сохранить как». Эта функция сохранит лишь текстовые данные или скриншот формы, но не полноценный документ для печати. Всегда сначала формируйте печатную форму.

Особенности сохранения отчетов

Работа с отчетами (Оборотно-сальдовая ведомость, Анализ счета и др.) имеет небольшие отличия, так как табличные документы отчетов могут быть очень большими.

  1. Сформируйте отчет, установив необходимые отборы и период.
  2. После появления данных на экране найдите панель инструментов отчета.
  3. Нажмите кнопку Сохранить (или Файл → Сохранить как).
  4. Выберите формат PDF.

Если отчет разбит на несколько листов или содержит сложные группировки, убедитесь, что в настройках печати отчета стоит галочка «Выводить в одном файле» (если такая опция доступна в вашей конфигурации), чтобы PDF не развалился на десятки отдельных страниц с разрывами.

Что делать, если кнопки «Сохранить в PDF» нет

Иногда пользователи сталкиваются с ситуацией, когда в списке форматов нет PDF, или кнопка сохранения неактивна.

Проверьте интерфейс и меню «Еще»

В некоторых конфигурациях кнопки вынесены в выпадающее меню.

  • Нажмите кнопку Еще в правом верхнем углу печатной формы.
  • Ищите пункты Сохранить, Вывести список, Сохранить на диск.

Используйте виртуальный PDF-принтер

Если штатный экспорт недоступен (например, в очень старых версиях 1С или специализированных отраслевых решениях):

  1. В окне печатной формы нажмите кнопку Печать (принтер).
  2. В списке доступных принтеров выберите виртуальный PDF-принтер (например, Microsoft Print to PDF, CutePDF, PDFCreator). Если такого принтера нет, его нужно установить в Windows как отдельное приложение.
  3. Нажмите ОК. Система предложит выбрать место для сохранения файла.

В Windows 10 и 11 виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF» установлен по умолчанию. Это самый простой способ получить PDF из любой программы, включая 1С, если штатные средства не работают.

Частые ошибки и проблемы

ПроблемаПричинаРешение
Файл пустой или белыйСохранение начато до полной прорисовки формы.Дождитесь полного формирования печатной формы перед сохранением.
Дублирование страницВ настройках печати случайно установлено «Количество копий: 2» или более.Перед сохранением проверьте параметры страницы и количество копий (должно быть 1).
Кракозябры вместо текстаПроблемы с кодировкой или отсутствием шрифтов в системе.Обновите платформу 1С. Убедитесь, что используемые шрифты установлены в Windows.
Огромный размер файлаВ документ вставлены растровые изображения высокого разрешения (логотипы, сканы).Оптимизируйте изображения в макете печатной формы или сожмите PDF сторонними сервисами после сохранения.

FAQ

Можно ли сохранить сразу несколько документов в один PDF? Штатными средствами 1С это сделать сложно. Обычно каждый документ сохраняется отдельно. Для объединения файлов используйте сторонние программы (Adobe Acrobat, онлайн-сервисы) или специальные обработки для 1С, если они предусмотрены в вашей конфигурации.

Почему PDF открывается медленно? Это может быть связано с большим количеством векторных объектов или сложной версткой таблицы. Попробуйте упростить макет печатной формы или сохранить документ через виртуальный принтер с настройками сжатия.

Безопасно ли отправлять такой PDF контрагенту? Да, PDF, созданный штатными средствами 1С, является стандартным электронным документом. Он не содержит макросов или скрытых скриптов. Для юридической значимости может потребоваться усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), которая накладывается поверх PDF в специальных крипто-программах, а не в самой 1С при сохранении.