Оформление заверительной надписи «Прошито и пронумеровано» в Word
Чтобы правильно оформить документ в Word для последующей прошивки, необходимо создать отдельную страницу с заверительной надписью (наклейкой), которая будет наклеена на узел прошивки сзади документа. Текст должен содержать количество листов, должность, ФИО и подпись ответственного лица. Ниже приведен готовый шаблон и инструкция по настройке.
Важно: Сама физическая прошивка выполняется после печати документа. Word используется для подготовки текстовой части (нумерации страниц) и создания этикетки-заверителя, которая клеится на нитки с обратной стороны последнего листа.
Что такое заверительная надпись и где она размещается
Заверительная надпись — это бумажная наклейка (обычно размером 5×6 см или больше), которая приклеивается на место скрепления листов (узел) с задней стороны документа. Она гарантирует, что страницы не были заменены или удалены после подписания.
Основные элементы надписи:
- Количество прошитых и пронумерованных листов (цифрами и прописью).
- Должность, фамилия и инициалы лица, осуществившего прошивку.
- Подпись.
- Дата прошивки.
- Печать организации (если применяется), которая должна частично заходить на наклейку и частично на лист документа.
Шаблон текста для наклейки в Word
Вы можете скопировать этот текст в отдельный документ Word, отформатировать его и распечатать на плотной бумаге или самоклеящейся основе.
Вариант 1: Стандартный (для внутренних документов)
Прошито и пронумеровано
________________________ листов
(Должность, Фамилия И.О.)
________________________ / ________________________ (Подпись) (Расшифровка подписи)
«» ____________ 20 г.
Вариант 2: Строгий (с указанием номера дела или договора)
Документ прошит, пронумерован и скреплен печатью
В деле № _______ на ___ (_________ ) листах.
Руководитель: _______________ / _______________ /
М.П.
Дата: «» ____________ 20 г.
Совет по форматированию в Word: Используйте шрифт Times New Roman или Arial, размер 12–14 пт. Выровняйте текст по центру или по левому краю. Оставьте достаточно места для рукописного ввода количества листов и подписи, если вы не заполняете их сразу в электронном виде.
Пошаговая инструкция: подготовка документа к прошивке
Перед созданием наклейки убедитесь, что сам документ правильно подготовлен в Word.
1. Нумерация страниц
Нумерация обязательна. Она должна быть сквозной, начиная с первого листа (титульный лист обычно включается в общую нумерацию, но номер на нем не ставится, либо ставится, в зависимости от требований ГОСТ или внутренних регламентов).
- Перейдите во вкладку Вставка -> Номер страницы.
- Выберите положение (чаще всего внизу по центру или справа).
- Если нужно убрать номер с титульного листа: дважды кликните по колонтитулу первой страницы, в появившейся вкладке Конструктор поставьте галочку Особый колонтитул для первой страницы.
2. Проверка количества листов
После окончательного форматирования посмотрите на общее количество страниц в документе (внизу окна Word или через Файл -> Сведения). Это число нужно будет вписать в наклейку.
Частая ошибка: Изменение формата документа (добавление пробелов, изменение полей) после печати наклейки. Если количество страниц изменится, надпись станет недействительной. Финализируйте верстку перед печатью заверительной надписи.
3. Создание и печать наклейки
- Откройте новый лист в Word.
- Вставьте текстовое поле (Вставка -> Текстовое поле) или просто наберите текст шаблона.
- Отрегулируйте размер блока под размер вашей будущей наклейки (стандарт ~5x6 см).
- Распечатайте необходимое количество экземпляров.
- Вырежьте наклейки.
Правила размещения и прошивки
- Прошивка: Сшейте документ нитками (лучше лавсановыми или прочными хлопковыми) в три прокола через левое поле. Узел завязывается на задней стороне последнего листа. Концы ниток должны быть длиной 5–7 см.
- Наклеивание: Наклейка с надписью «Прошито и пронумеровано» клеится прямо на узел и концы ниток так, чтобы узел оказался под бумагой, а концы ниток были видны из-под наклейки (или полностью закрыты, но так, чтобы было видно, что они уходят под нее).
- Заполнение: Впишите количество листов цифрой и прописью (например: 5 (пять)). Укажите должность, расшифровку подписи и поставьте личную подпись.
- Печать: Если есть печать, поставьте ее так, чтобы оттиск захватывал часть наклейки и часть последнего листа документа. Это защищает от переклейки наклейки.
Частые ошибки при оформлении
| Ошибка | Почему это плохо | Как исправить |
|---|---|---|
| Отсутствие прописи числа листов | Легко дописать лишнюю цифру | Всегда дублируйте число словами: 10 (десять) |
| Нумерация начинается со 2-й страницы | Нарушается сквозной порядок | Используйте «Особый колонтитул» для первой страницы, но учитывайте её в общем количестве |
| Наклейка太小 (слишком маленькая) | Не закрывает узел надежно | Минимальный размер наклейки — 5×5 см |
| Использование клея-карандаша | Наклейка может отвалиться | Используйте качественный канцелярский клей ( ПВА или силикатный) |
FAQ
Нужно ли нумеровать приложения? Да, приложения нумеруются в общем порядке сквозной нумерации всего документа. Если приложение состоит из нескольких листов, они также входят в общее количество.
Можно ли использовать степлер вместо ниток? Для внутренней документации малого объема (до 5–10 листов) иногда допускается скрепление степлером с наклеиванием заверительной надписи на скобы. Однако для бухгалтерских, юридических и архивных документов требуется именно прошивка нитками.
Что писать, если в документе пустые листы? Пустые листы также нумеруются и входят в общее количество прошитых листов, если они являются частью официального бланка или структуры документа.
Как исправить ошибку в количестве листов на наклейке? Исправления на заверительной надписи не допускаются. Необходимо перепечатать наклейку, перепрошить документ (или аккуратно заменить наклейку, если узел не поврежден, но это рискованно) и заполнить данные заново.