Оформление приказа в Microsoft Word: от структуры до печати
Чтобы правильно оформить приказ в Word, используйте шрифт Times New Roman (12–14 пт), выравнивание по ширине и стандартные поля (левое — 3 см, остальные — 2 см). Документ должен содержать унифицированную шапку с названием организации, датой и номером, констатирующую часть (основание) и распорядительную часть («ПРИКАЗЫВАЮ»). Ниже приведена детальная инструкция по верстке и готовый шаблон.
Важно: С 2021 года в России действует ГОСТ Р 7.0.97-2016, регламентирующий оформление организационно-распорядительных документов. Хотя частные компании могут использовать упрощенные формы, соблюдение стандарта защищает документ в судебных спорах.
Основные элементы приказа
Любой приказ состоит из трех логических блоков: заголовочной части, констатирующей и распорядительной. Ошибка в любом из них может сделать документ недействительным или сложным для исполнения.
1. Заголовочная часть (Реквизиты)
Этот блок располагается в верхней части страницы. В Word его удобно оформить с помощью таблицы с невидимыми границами или табуляций.
- Наименование организации: Полное и сокращенное (если есть). Располагается по центру.
- Гриф утверждения: Если приказ утверждает другой документ, указывается «УТВЕРЖДАЮ» справа.
- Дата и номер: Дата ставится слева, номер — справа (или наоборот, в зависимости от учетной политики). Формат даты: ДД.ММ.ГГГГ.
- Заголовок к тексту: Краткая суть документа, например: «О приеме на работу» или «Об утверждении графика отпусков». Пишется с прописной буквы, выравнивается по левому краю.
2. Констатирующая часть
Здесь описывается причина издания приказа. Начинается со слов: «В связи с...», «На основании...», «В целях...».
- Ссылка на нормативный акт (ТК РФ, устав компании).
- Ссылка на служебную записку или заявление сотрудника.
- Если причина очевидна (например, прием на работу по заявлению), эту часть можно опустить.
3. Распорядительная часть
Начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (пишется заглавными буквами, без точки, с новой строки). Далее следуют пункты:
- Действие: Что именно нужно сделать (принять, уволить, назначить).
- Исполнитель: Кто отвечает за исполнение (часто — сам руководитель или начальник отдела кадров).
- Контроль: Кто контролирует выполнение приказа (обычно остается за подписантом).
Пошаговая настройка формата в Word
Чтобы документ выглядел профессионально и соответствовал деловому стилю, выполните следующие настройки перед набором текста.
Настройка страницы и шрифтов
- Поля: Перейдите во вкладку Макет → Поля → Настраиваемые поля.
- Левое: 3 см (для подшивки).
- Правое: 1.5–2 см.
- Верхнее и нижнее: 2 см.
- Шрифт: Весь текст — Times New Roman, размер 12 или 14 пт. Цвет — черный.
- Интервал: Полуторный (1.5) или одинарный (1.0), если требуется компактность. Отступ первой строки (абзац) — 1.25 см.
- Выравнивание: Основной текст — по ширине. Заголовки и реквизиты — по левому краю или по центру (наименование организации).
Использование стилей
Не форматируйте текст вручную каждый раз. Создайте стили:
- «Шапка приказа»: Для названия компании и грифа утверждения.
- «Распорядительная часть»: Для слова ПРИКАЗЫВАЮ и пунктов.
- «Подпись»: Для блока с должностью и ФИО.
Это позволит менять вид всего документа в два клика и обеспечит единообразие всех ваших приказов.
Готовый шаблон приказа
Вы можете скопировать этот текст в Word и заменить данные в квадратных скобках.
[ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ] (ООО «Ромашка»)
ПРИКАЗ
[Дата] № [Номер]
г. [Город]
[Заголовок к тексту] (О приеме на работу)
В соответствии с Трудовым кодексом РФ и на основании заявления [ФИО сотрудника] от [Дата заявления],
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Принять на работу [ФИО сотрудника] на должность [Название должности] в отдел [Название отдела] с [Дата начала работы].
- Установить оклад в размере [Сумма] рублей в месяц. Испытательный срок — [Количество] месяцев.
- Начальнику отдела кадров [ФИО начальника] ознакомить [ФИО сотрудника] с настоящим приказом под роспись в течение трех рабочих дней.
- Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор _______________ / [Расшифровка подписи] /
С приказом ознакомлен: _______________ / [Расшифровка подписи сотрудника] / «_» ____________ 20 г.
Лайфхак для Word: Чтобы подпись и расшифровка всегда стояли ровно, используйте невидимую таблицу из двух ячеек или табуляцию с линейкой. Не используйте пробелы для выравнивания подписи справа — при изменении шрифта все «поедет».
Частые ошибки при оформлении
| Ошибка | Почему это плохо | Как исправить |
|---|---|---|
| Отсутствие даты ознакомления | Сотрудник может заявить, что не знал о приказе | Всегда добавляйте строку «С приказом ознакомлен» с датой и подписью |
| Размытые формулировки | «Премировать хорошего работника» | Указывайте конкретно: ФИО, сумму, основание |
| Неправильный номер | Дублирование номеров или хаотичная нумерация | Ведите единый журнал регистрации приказов |
| Отсутствие основания | Приказ выглядит необоснованным | Ссылайтесь на заявление, докладную записку или закон |
FAQ
Можно ли оформить приказ в свободной форме? Да, если ваша компания не использует унифицированные формы (например, Т-1 для приема на работу). Однако структура (шапка, ПРИКАЗЫВАЮ, подпись) должна сохраняться.
Нужна ли печать на приказе? С 2016 года наличие круглой печати для большинства ООО и ИП не является строго обязательным, если это не прописано в уставе. Достаточно подписи руководителя. Однако многие контрагенты и госорганы по привычке требуют печать.
Как нумеровать приказы? Нумерация может быть сквозной за год (№ 1, № 2...) или с индексацией по типу (№ 1-к — кадровые, № 1-о — основные). Главное — закрепить порядок в инструкции по делопроизводству.
Что делать, если нужно отменить приказ? Издается новый приказ «Об отмене приказа №... от [Дата]». В нем указывается причина отмены и дата, с которой предыдущий документ считается недействительным.