Документ «О предстоящей поставке» в 1С: суть и пошаговое оформление

В системах 1С:Управление торговлей (УТ) и 1С:ERP документ с названием «О предстоящей поставке» как отдельная сущность обычно отсутствует. Под этим запросом пользователи чаще всего подразумевают Заказ поставщику (для закупки) или Заказ клиента (для продажи), которые фиксируют намерения сторон и служат основанием для отгрузки или приемки товара. Также ключевую роль играет Дополнительное соглашение, которое регламентирует условия сделки (цены, скидки, сроки оплаты).

Если вам нужно зафиксировать договоренности о будущей поставке товаров, в 1С используется документ «Заказ поставщику» (в разделе Закупки) или «Заказ клиента» (в разделе Продажи). Эти документы резервируют товар, формируют потребность в закупке и позволяют контролировать исполнение обязательств.

Что такое заказ в контексте поставки

Заказ в 1С — это первичный документ планирования. Он не проводит движения товаров по складу (товар еще не отгружен и не принят), но формирует обязательства.

Основные функции документа:

• Фиксация условий: Номенклатура, количество, цена, сумма, дата поставки.
• Резервирование: Товар на складе резервируется под конкретного клиента (для заказа клиента).
• Планирование закупок: На основании заказов клиентов система может автоматически создавать заказы поставщикам.
• Контроль оплат: Позволяет вести учет авансов и предоплат.

Без оформленного заказа сложно корректно выписать счет на оплату или оформить отгрузку, если в настройках компании включен контроль исполнения заказов.

Как оформить основной документ поставки

Процесс создания документа зависит от того, являетесь ли вы покупателем или продавцом. Рассмотрим оба случая.

Вариант 1: Вы покупатель (Заказ поставщику)

Этот документ нужен, чтобы сообщить поставщику, что вы хотите купить у него товар.

1. Перейдите в раздел Закупки → Заказы поставщикам.
2. Нажмите кнопку Создать.
3. Заполните шапку документа:
   • Поставщик: Выберите контрагента из справочника.
   • Склад: Укажите склад, на который будет принята продукция.
   • Дата поставки: Плановая дата поступления товара.
4. В табличной части Товары добавьте нужные позиции. Цены могут подтянуться автоматически из соглашения или прайс-листа.
5. На вкладке Дополнительно проверьте ответственное лицо и комментарий.
6. Нажмите Провести и закрыть.

После проведения документ попадает в отчеты по закупкам и может быть использован для формирования «Приобретения товаров и услуг» (накладной).

Вариант 2: Вы продавец (Заказ клиента)

Этот документ фиксирует намерение клиента купить у вас товар.

1. Перейдите в раздел Продажи → Заказы клиентов.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните данные:
   • Клиент: Контрагент, который делает заказ.
   • Соглашение: Если есть, выберите документ, регулирующий цены и скидки.
   • Дата отгрузки: Когда планово нужно отдать товар.
4. Заполните табличную часть товарами. Система проверит наличие на складе (если включен контроль остатков).
5. Проведите документ.

Роль дополнительных соглашений

Часто фраза «оформить доп.» относится к Дополнительному соглашению к договору. В 1С это отдельный документ, который определяет финансовые и логистические условия работы с контрагентом на определенный период.

Без соглашения вы можете вручную вбивать цены в каждый заказ, но это неудобно и чревато ошибками. Соглашение позволяет автоматизировать процесс.

Что фиксирует дополнительное соглашение:

• Тип цен: По какой колонке прайс-листа отгружать товар.
• Скидки и наценки: Процентные или суммовые надбавки.
• Условия оплаты: Предоплата 100%, отсрочка платежа 14 дней и т.д.
• График поставок: Например, еженедельная отгрузка по понедельникам.

Как создать и привязать соглашение

1. Перейдите в раздел НСИ и администрирование (или CRM/Продажи) → Соглашения с клиентами/поставщиками.
2. Создайте новое соглашение.
3. Укажите период действия (с... по...).
4. Настройте условия:
   • Вкладка Цены: Выберите тип цен или конкретный прайс-лист.
   • Вкладка Оплата: Укажите вид расчета (наличный, безналичный) и порядок оплаты.
5. Сохраните и проведите соглашение.

При создании «Заказа клиента» или «Заказа поставщика» достаточно выбрать созданное соглашение в шапке документа. Цены и условия оплаты подставятся автоматически.

Частые ошибки при оформлении

При работе с документами поставки пользователи часто сталкиваются со следующими проблемами:

FAQ

Можно ли изменить цену в заказе, если есть соглашение? Да, если в настройках соглашения не стоит жесткий запрет на ручное изменение цен. Однако система может выдать предупреждение о расхождении с условиями соглашения.

Что делать, если поставка частичная? В 1С можно оформить несколько документов «Реализация» (или «Приобретение») на один заказ. При списании или оприходовании товаров указывайте тот же заказ в качестве основания. Система будет контролировать, сколько товара уже отгружено, а сколько осталось.

Нужен ли заказ, если отгрузка происходит «день в день»? Технически можно оформить только накладную (Реализацию). Однако использование заказа рекомендуется для корректного управленческого учета, контроля дебиторской задолженности и планирования складских операций.