Учет авансов поставщикам и покупателям в 1С: правила и документы

Учет авансов поставщикам и покупателям в 1С строго регламентирован Планом счетов и настройками учетной политики программы «1С:Бухгалтерия» (редакция 3.0). Для корректного отражения операций используются отдельные аналитические субсчета, что позволяет обособить предварительные оплаты от основной задолженности и обеспечить автоматическое формирование верных проводок.

Счета и документы для выданных авансов

Для отражения расчетов по выданным авансам используется специальный субсчет 60.02 «Расчеты по авансам выданным», который отделен от основного счета расчетов с поставщиками 60.01.

Перечисление предварительной оплаты регистрируется документом «Списание с расчетного счета», где в поле «Вид операции» необходимо выбрать соответствующий тип платежа. Если организация является плательщиком НДС, то при выдаче аванса поставщику входящий НДС учитывается отдельно на счете 76.ВА («НДС по авансам выданным»).

Зачет выданного аванса в счет погашения задолженности производится документом «Зачет аванса» с видом операции «Зачесть аванс поставщику».

Счета и документы для полученных авансов

Поступление предоплаты от клиентов отражается на субсчете 62.02 «Расчеты по авансам полученным», что позволяет не смешивать авансы с основной дебиторской задолженностью на счете 62.01.

Операция фиксируется документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Оплата от покупателя». При получении аванса продавец обязан начислить НДС, который временно учитывается на счете 76.АВ («НДС по авансам полученным») до момента реализации.

Для зачета полученного аванса используется документ «Зачет аванса» с выбором варианта «Зачесть аванс покупателя».

Настройка зачета авансов и важные нюансы

Авансы в бухгалтерском и налоговом учете должны обязательно отражаться обособленно от основной задолженности, для чего в 1С предусмотрены отдельные аналитические субсчета. Корректность формирования проводок зависит от правильно заполненных реквизитов в договоре (валюта, вид договора, порядок расчетов), так как программа ориентируется на них при автоматическом подборе счетов.

В карточке договора с контрагентом можно настроить способ зачета авансов:

• «Автоматически» (по принципу ФИФО);
• «По документу» (ручной выбор конкретных документов оплаты).

Аналогичная настройка автоматического или ручного зачета авансов осуществляется в разделе «Администрирование» -> «Функциональность».

Таблица соответствия счетов и операций

Частые ошибки

• Смешивание авансов и основной задолженности на счетах 60.01 и 62.01 вместо использования специальных субсчетов 60.02 и 62.02.
• Отсутствие начисления НДС на счете 76.АВ при получении аванса от покупателя или некорректный учет входящего НДС на счете 76.ВА при выдаче аванса.
• Неправильный выбор вида операции в документах «Списание с расчетного счета» или «Поступление на расчетный счет», что приводит к ошибочным проводкам.
• Игнорирование заполнения реквизитов договора (валюта, вид договора, порядок расчетов), из-за чего программа не может корректно подобрать счета при автоматической обработке.

FAQ

На каком счете учитывается НДС по выданным авансам?
Входящий НДС при выдаче аванса поставщику учитывается отдельно на счете 76.ВА («НДС по авансам выданным»).

Как изменить способ зачета авансов в 1С?
Способ зачета («Автоматически» или «По документу») настраивается непосредственно в карточке договора контрагента или в разделе «Администрирование» -> «Функциональность».

Каким документом оформить оплату аванса от физлица по карте?
Оплата по карте от физических лиц оформляется отдельным документом «Операция по платежной карте» с соответствующим видом операции.