Рецензирование документа в Word: примечания, сравнение версий и скрытие данных
Рецензирование документа в Word охватывает три направления: управление комментариями, сравнение редакций и контроль метаданных. Все инструменты находятся на вкладке «Рецензирование» и в меню «Файл».
Оглавление
Работа с комментариями и примечаниями
Современные версии Word поддерживают функцию современных комментариев, параметры которых можно настраивать через вкладку «Файл». Для навигации по оставленным примечаниям используется вкладка «Рецензирование», где кнопки «Следующее» и «Предыдущее» позволяют последовательно перемещаться между ними.
Скрыть примечания без их фактического удаления можно там же, изменив настройки отображения разметки. Полное удаление комментариев осуществляется через меню «Примечания» на той же вкладке.
Сравнение версий документов
Функция сравнения редакций расположена на вкладке «Рецензирование» в группе «Сравнение». Для запуска необходимо выбрать опцию «Сравнить две версии документа». В открывшемся диалоговом окне указываются исходный и измененный файлы, после чего программа автоматически формирует третий документ с выделенными различиями.
При сравнении редактировать текст можно только в центральном окне результата, а не в исходных файлах.
Эта функция позволяет детально отследить все вставки, удаления и изменения форматирования. Также предусмотрена возможность объединения версий через команду «Сравнить» > «Объединить». Инструмент сравнения доступен в Word 2016 и более новых версиях.
Скрытие данных и управление исправлениями
Для временного скрытия области исправлений (без принятия правок) на вкладке «Рецензирование» в выпадающем меню режима отображения следует выбрать «Исходный документ» или «Без исправлений».
Простое переключение вида на «Без исправлений» не удаляет данные из файла, а лишь скрывает их визуально.
Настройка того, какие именно типы исправлений показывать (вставки, форматирование и т.д.), производится через кнопку «Показать разметку» на вкладке «Рецензирование».
Чтобы навсегда убрать следы рецензирования перед публикацией, необходимо принять или отклонить все правки и удалить комментарии. Для удаления скрытых персональных данных и метаданных используется инструмент «Инспектор документов», который запускается через меню «Файл» > «Сведения» > «Поиск проблем» > «Инспектор документов».
Частые ошибки
- Путаница между скрытием и удалением. Пользователи часто выбирают режим «Без исправлений» и полагают, что документ очищен от правок. На самом деле это лишь визуальное скрытие: все изменения и метаданные сохраняются в файле до момента их явного принятия или отклонения.
- Редактирование исходников при сравнении. При использовании функции сравнения версий попытки вносить правки в левом или правом окне (исходные файлы) не приводят к результату. Редактирование доступно исключительно в центральном окне сформированного результата.
FAQ
Как навсегда убрать следы рецензирования перед публикацией?
Необходимо принять или отклонить все правки, удалить все комментарии, а затем запустить «Инспектор документов» через меню «Файл» > «Сведения» > «Поиск проблем». Это позволит удалить скрытые персональные данные и метаданные.
В каких версиях Word доступна функция сравнения документов?
Функция детального сравнения и объединения версий документов доступна в Word 2016 и более новых версиях программы.
Как настроить, какие именно исправления показывать на экране?
Настройка отображаемых типов исправлений (вставки, удаления, форматирование) производится через кнопку «Показать разметку» на вкладке «Рецензирование».
Можно ли скрыть примечания, не удаляя их из файла?
Да, скрыть примечания без их фактического удаления можно через вкладку «Рецензирование», изменив настройки отображения разметки.