Как проходит приемка оборудования и товаров на склад в 1С

Приемка оборудования и товаров на склад в 1С зависит от конфигурации (Бухгалтерия, УТ, ERP) и настроек склада. Процесс бывает ордерным или неордерным, а также автоматизируется через ТСД.

Особенности приемки в 1СБухгалтерия предприятия

В данной конфигурации учет обычно ведется без ордерной схемы, поэтому документальное оформление совпадает с бухгалтерским оприходованием.

Основные шаги:

1. Оформление выполняется в разделе «Покупки» – «Поступления (акты, накладные, УПД)».
2. Создается документ с видом операции «Товары (накладная, УПД)», где указывается поставщик, договор и заполняется табличная часть с номенклатурой, количеством и ценами.
3. При проведении формируются проводки: дебет счетов учета товаров (41) или оборудования (08) и кредит счета расчетов с поставщиками (60). При наличии регистрируется счет-фактура.
4. Если товар поступает на несколько складов одновременно, это оформляется одним документом поступления с распределением по субконто складов.

Складской учет в 1СУправление торговлей и ERP

В корпоративных системах процесс разделен на финансовую (закупочную) и складскую части. Выбор схемы влияет на момент оприходования.

Ордерная схема:

• Кладовщик принимает товар физически и оформляет документ «Приходный ордер на товары», который создается на основании документа «Приобретение товаров и услуг» или распоряжения.
• Настройка варианта приемки (по заказу, по поступлению или по обоим документам) задается в договоре с поставщиком или в настройках склада.
• Для адресных складов используется специальное рабочее место кладовщика в разделе «Склад и доставка» – «Приемка», позволяющее размещать товары по ячейкам.

Неордерная схема:

• Документ «Приобретение товаров и услуг» сразу отражает и финансовую задолженность, и фактическое поступление товаров на склад без создания дополнительных ордеров.

Автоматизация процесса с помощью ТСД

Для ускорения процесса и минимизации ошибок широко применяется технология штрихкодирования с использованием терминалов сбора данных (ТСД).

• Задание на приемку выгружается из 1С в ТСД, где кладовщик сканирует штрихкоды фактически принятого оборудования и товаров.
• Система автоматически сверяет сканированные данные с плановым документом поставки и фиксирует расхождения непосредственно в терминале.
• После завершения работы данные из ТСД загружаются обратно в 1С, автоматически заполняя табличные части приходных ордеров или актов.
• Возможна приемка как по заранее созданному заданию из базы, так и по фактическому поступлению («слепая» приемка).

Оформление расхождений и приемка оборудования

При обнаружении недостач, излишков или брака в 1С:ERP и 1С:КА формируется документ «Акт о расхождениях после приемки». На основании этого акта можно зарегистрировать претензию поставщику и скорректировать суммы взаиморасчетов.

Для оборудования, требующего монтажа, приемка может оформляться через специализированные документы ввода в эксплуатацию основных средств после предварительного учета на счете 08.

Частые ошибки

• Попытка увидеть товар на остатках сразу после проведения «Приобретения» при ордерной схеме. В этом случае необходимо проверить наличие оформленного «Приходного ордера на товары».
• Игнорирование настроек договора. Вариант приемки (по заказу или по поступлению) может быть жестко задан в договоре с поставщиком, что блокирует создание ордера другими способами.
• Ручной ввод данных вместо использования ТСД. При больших объемах поставок ручной ввод повышает риск расхождений, которые проще предотвратить сканированием штрихкодов с автоматической сверкой.

FAQ

Можно ли принять товар на несколько складов одним документом в 1С:Бухгалтерия? Да, это можно оформить одним документом поступления с соответствующим распределением по субконто складов.

Как принять товар на адресном складе в 1С:ERP? Для этого используется специальное рабочее место кладовщика в разделе «Склад и доставка» – «Приемка», которое позволяет размещать товары по конкретным ячейкам.

Что делать, если при сканировании в ТСД выявлены расхождения? Система ТСД фиксирует расхождения непосредственно в терминале при сверке с плановым документом. После загрузки данных в 1С на основании этих сведений формируется «Акт о расхождениях после приемки».

Как оприходовать оборудование, требующее монтажа? Такое оборудование предварительно учитывается на счете 08, а его приемка завершается оформлением через специализированные документы ввода в эксплуатацию основных средств.