Правила и шаги: корректировка отчетности ЕФС-1 в 1С при ошибках

Корректировка отчетности ЕФС-1 в 1С требует предварительного исправления кадровых документов. Затем создается новый отчет с признаком «Корректирующая» или «Отменяющая» для отправки в фонд.

Общие принципы работы с ошибками

Перед формированием уточненного отчета необходимо проверить и исправить первичные кадровые документы в базе, так как отчетность формируется на их основе. Если ошибка допущена в кадровом документе (например, в приказе о приеме), её следует исправить в самом документе. После этого программа автоматически предложит сформировать корректировку или отмену сведений. Для подачи уточненных данных используется новый документ ЕФС-1 с соответствующим типом: «Корректирующая» или «Отменяющая».

Подраздел 11 Сведения о трудовой деятельности

Для исправления данных в этом подразделе (бывший СЗВ-ТД) существует два основных механизма:

1. Отмена записи. Применяется, если запись внесена ошибочно и её нужно полностью удалить. В документе «Регистрация трудовой деятельности» или при заполнении отчета выбирается действие «Отменить» с указанием строки с неверным мероприятием. В отменяющей форме в графе 11 дублируются первоначальные неправильные сведения, а признак отмены проставляется программой автоматически.
2. Корректировка записи. Используется для изменения данных (например, даты рождения или должности). Формируется новая форма с типом «Корректирующая», где указываются верные данные по сотруднику. После исправления документа в базе и формирования отчета в файле выгрузки могут появиться две строки: одна с отмененными старыми данными и одна с новыми корректными сведениями.

Подразделы 12 и Раздел 2 Стаж и взносы

Исправление сведений о стаже (подраздел 1.2) и данных по страховым взносам (раздел 2) требует создания нового документа ЕФС-1 с типом «Корректирующая» за тот же период.

• При исправлении кодов особых условий труда или периодов стажа необходимо убедиться в правильности справочников и настроек учета зарплаты перед пересозданием отчета.
• Ошибки в персональных данных (ФИО, СНИЛС) в этих разделах исправляются путем подачи корректирующей формы с верными идентификаторами сотрудника.

Важные нюансы и сроки

• Корректировку через форму ЕФС-1 можно подавать только за периоды 2023 года и позднее. Для более ранних периодов используются старые формы (СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ИСХ).
• В 1С:Бухгалтерии процедура аналогична ЗУП, но доступ к разделу отчетности может находиться в другом меню: «Отчетность» → «Регламентированные отчеты».
• Если ошибка обнаружена в уже принятом отчете, но не влияет на индивидуальные сведения сотрудника (техническая ошибка в титульном листе), может потребоваться просто повторная отправка исходной формы или пояснение в фонд. Однако чаще всего рекомендуется сдавать полноценную корректировку во избежание штрафов.

Частые ошибки

• Игнорирование первичных документов. Попытка исправить данные только в самом отчете без изменения кадрового документа в базе 1С приведет к тому, что при следующем формировании ошибка повторится.
• Неправильный выбор типа сведений. Использование «Корректирующей» формы вместо «Отменяющей» для полного удаления ошибочной записи в Подразделе 1.1.
• Подача ЕФС-1 за старые периоды. Попытка сдать форму ЕФС-1 за периоды до 2023 года вместо использования актуальных для тех лет форм.

FAQ

Как отменить ошибочную запись в Подразделе 1.1?

В документе «Регистрация трудовой деятельности» выберите действие «Отменить» и укажите строку с неверным мероприятием. При выгрузке в графе 11 продублируются первоначальные неправильные сведения, а программа автоматически проставит признак отмены.

Что делать, если ошибка не влияет на индивидуальные сведения?

Если допущена техническая ошибка в титульном листе, может потребоваться повторная отправка исходной формы или пояснение в фонд. Однако для избежания штрафов рекомендуется сдавать полноценную корректирующую форму.

Где найти отчет в 1С:Бухгалтерии?

Процедура аналогична ЗУП, но сам раздел может находиться в другом меню: «Отчетность» → «Регламентированные отчеты».