Полное руководство: как заполнить кадровые документы, ГПХ и трудовые функции в 1С ЗУП

Иван Корнев·18 августа 2026·⏱4 мин

Чтобы заполнить кадровые документы, ГПХ и трудовые функции в 1С ЗУП, перейдите в разделы «Кадры» и «Зарплата». Оформите приемы и договоры, а функции укажите в штатном расписании с кодом ОКЗ.

Оглавление

Оформление кадровых документов

Кадровые документы в 1С:ЗУП создаются через специальные журналы или непосредственно из карточки сотрудника.

Перед началом работы обязательно проверьте настройки в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты». Убедитесь, что переключатель кадрового учета установлен в положение «В этой программе».

  • Прием на работу: Для регистрации нового работника используется документ «Прием на работу», который находится в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения». В этом документе необходимо указать условия приема, должность, подразделение и дату начала работы.
  • Перевод и увольнение: Смена вида занятости или должности регистрируется документом «Кадровый перевод», что позволяет не увольнять и не принимать сотрудника заново. Документ «Увольнение» создается аналогично через журнал кадровых событий или кнопку «Оформить документ» в карточке физического лица.
  • Электронный документооборот (КЭДО): Кадровые документы можно оформлять в электронном виде прямо в информационной системе работодателя, подписывая их усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работа с договорами ГПХ

Договоры гражданско-правового характера (ГПХ) в ЗУП учитываются отдельно от трудовых договоров, но привязываются к физическому лицу.

  • Создание договора: Чтобы зарегистрировать договор ГПХ, перейдите в раздел «Зарплата» → «Договоры (в т. ч. авторские)» и нажмите кнопку создания нового документа. Альтернативный путь: зайти в карточку сотрудника («Кадры» → «Сотрудники») и воспользоваться кнопкой «Оформить документ» → «Договоры ГПХ».
  • Заполнение реквизитов: В документе обязательно указываются дата начала и окончания действия договора, а также вид договора (подряда, оказания услуг, авторский заказ). Договор подряда не входит в состав штатного расписания и имеет свои особенности расчета взносов.
  • Начисление вознаграждения: Для корректного начисления выплат по ГПХ в настройках расчета зарплаты должен быть включен соответствующий параметр учета договоров. Выплаты регистрируются отдельными документами начисления, привязанными к конкретному договору ГПХ.

При оформлении договора подряда помните, что он не входит в штатное расписание, а расчет страховых взносов по нему имеет специфические правила, отличные от трудовых договоров.

Заполнение трудовых функций

Трудовая функция — это обязательный реквизит для отчетности (например, ЕФС-1/СЗВ-ТД) и корректного ведения штатного расписания.

  • Справочник трудовых функций: В 1С:ЗУП предусмотрен специальный справочник «Трудовые функции», доступный в разделе «Настройки» или «Кадры» → «Классификаторы». Наименование функции записывается вручную, а код ОКЗ выбирается из встроенного классификатора занятий.
  • Заполнение в штатном расписании: Трудовая функция указывается в карточке позиции штатного расписания; при создании кадровых документов она подтягивается оттуда автоматически. Если штатное расписание не ведется, функцию можно заполнить непосредственно в кадровом документе.
  • Автоматизация: Существует обработка «Помощник заполнения трудовых функций», которая позволяет массово заполнить данные в позициях штатного расписания на основе справочника должностей. Также возможно автоматическое заполнение штатного расписания данными из справочника «Должности» для ускорения работы.
  • Настройка классификаторов: Для корректного выбора кодов ОКЗ необходимо предварительно заполнить общероссийский классификатор занятий в разделе «Настройка» → «Классификаторы».

Частые ошибки

  1. Не включен кадровый учет. Если переключатель в «Настройках зарплаты» не стоит в положении «В этой программе», документы не будут формироваться корректно.
  2. Отсутствие привязки выплат. Начисления по ГПХ регистрируются без привязки к конкретному договору, что приводит к ошибкам в расчете взносов и отчетности.
  3. Пропуск кода ОКЗ. Заполнение наименования трудовой функции вручную без выбора кода из классификатора занятий делает отчетность ЕФС-1 некорректной.

FAQ

Можно ли оформить кадровые документы полностью в электронном виде?
Да, с использованием КЭДО документы оформляются прямо в информационной системе работодателя и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Входит ли договор подряда в штатное расписание?
Нет, договор подряда не входит в состав штатного расписания и имеет свои особенности расчета взносов.

Как ускорить заполнение трудовых функций в штатном расписании?
Используйте встроенную обработку «Помощник заполнения трудовых функций» для массового заполнения данных на основе справочника должностей.