Пошаговая инструкция: как собрать и обработать данные из чеков, архивов и баз сотрудников
Чтобы систематизировать разрозненные сведения, нужно знать, как собрать и обработать данные из чеков, архивов и баз сотрудников в единую таблицу Excel без привлечения программистов. Это достигается через выгрузку из ОФД, использование OCR-сканеров и экспорта из 1С:ЗУП с последующим сведением через Power Query, при строгом соблюдении требований 152-ФЗ о локализации.
Оглавление
Выгрузка данных из чеков
Данные накапливаются в сервисе ФНС «Мои чеки онлайн» (доступен как приложение и веб-версия), куда они попадают автоматически при согласии покупателя или при сканировании QR-кода. С 1 марта 2025 года продавцы могут направлять чеки покупателям через этот сервис без дублирования на email или SMS, что делает его основным легальным источником накопления.
Если чек не сканируется камерой, его реквизиты (ФН, ФД, ФП, Итог, Дата) можно ввести вручную на сайте ФНС «Проверка чека» (kkt-online.nalog.ru).
Для массовой выгрузки в Excel необходимо использовать личный кабинет Оператора фискальных данных (ОФД), который предоставляет функцию «аналитика и выгрузка отчетов в Excel».
Оцифровка бумажных архивов
Для оцифровки бумажных архивов и извлечения данных в Excel применяются мобильные или десктопные приложения со встроенным OCR (оптическим распознаванием символов). Например, «Scan-IT to Office» передает данные сразу в Excel, также доступны российские аналоги, преобразующие скан в редактируемый документ. Для массового распознавания сложных таблиц из бумажных архивов десктопные OCR-решения (например, ABBYY FineReader или российские облачные OCR API) надежнее мобильных приложений, которые могут ошибаться на смятых документах.
Риск утечки персональных данных: при сканировании архивов через сторонние мобильные приложения с функцией "облачного сохранения" данные могут автоматически уйти на серверы за пределы РФ. Необходимо отключать синхронизацию с зарубежным облаком или использовать только российские сервисы. Приложения ФНС и проверенные сканеры гарантированно доступны в RuStore и AppGallery, а также через сайт ФНС.
Экспорт базы сотрудников из 1С
Требование локализации (152-ФЗ): все первичные базы данных сотрудников (ФИО, паспорта, телефоны) должны собираться и храниться на серверах, физически расположенных на территории РФ. Хранение базы сотрудников (даже в Excel) на зарубежных серверах нарушает ч. 5 ст. 18 152-ФЗ и влечет штрафы. Использование зарубежных облачных сервисов для хранения таких данных запрещено.
Перед выгрузкой данных сотрудников из 1С в файл убедитесь, что у вас есть актуальное согласие сотрудника на обработку его ПД, особенно если файл будет передаваться третьим лицам или загружаться в облачные сервисы анализа. С 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных оформляется как самостоятельный документ, его нельзя включать в текст трудового договора или заявления о приеме на работу.
Выгрузка из «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3) выполняется по пути: раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Личные данные сотрудников», далее кнопка «Вывести список» или «Выгрузить в Excel».
Сведение данных в Excel
Для объединения разрозненных данных в единую таблицу без программирования используется встроенный в Excel инструмент Power Query.
Путь: вкладка «Данные» → «Получить данные». Этот инструмент позволяет загрузить и очистить данные из разных источников (ОФД, OCR-сканы, выгрузки 1С) и свести их в единый структурированный формат для анализа или отчетности.
Частые ошибки
- Попытка массовой выгрузки через мобильное приложение ФНС: приложение «Проверка чека» ориентировано на проверку единичных чеков или просмотр истории. Для массовой выгрузки требуется использование личного кабинета ОФД или специализированных сервисов аналитики.
- Использование зарубежных облачных дисков: сохранение Excel-файлов с персональными данными сотрудников на иностранных серверах напрямую нарушает требование локализации 152-ФЗ.
- Включение согласия на обработку ПД в трудовой договор: после 1 сентября 2025 года это грубое нарушение, согласие должно быть оформлено строго как самостоятельный документ.
FAQ
Как ввести данные, если камера не считывает QR-код чека?
Реквизиты (ФН, ФД, ФП, Итог, Дата) можно ввести вручную на сайте ФНС «Проверка чека» (kkt-online.nalog.ru).
Где скачать приложения для сканирования, если их нет в зарубежных магазинах?
Приложения ФНС и проверенные сканеры гарантированно доступны в российских магазинах RuStore и AppGallery, а также напрямую через сайт ФНС.
Можно ли использовать иностранные OCR-сервисы для архивов с персональными данными?
Нет, это нарушает требование локализации 152-ФЗ. Необходимо использовать только российские сервисы или полностью отключать синхронизацию с зарубежным облаком в настройках приложения.