Полный алгоритм работы с накладными, УПД и транспортными документами в 1С

Иван Корнев·27 сентября 2026·⏱3 мин

Чтобы корректно работать с накладными, УПД и транспортными документами в 1С, перейдите в «Продажи» → «Реализация», создайте документ, установите флажок УПД и настройте ЭДО для ЭТрН.

Оглавление

Создание и заполнение УПД и накладной

Путь к созданию документа: раздел «Продажи» (или «Покупки») → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Создать».

В шапке созданного документа необходимо установить флажок «УПД» (или «Использовать УПД»), чтобы документ приобрел статус универсального передаточного документа.

Налоговый риск: Использование УПД со статусом 2 вместо статуса 1 плательщиком НДС может привести к отказу покупателя в вычете НДС и доначислениям.

Статусы УПД:

  • Статус «1»: документ заменяет одновременно счет-фактуру и первичный документ (используется плательщиками НДС).
  • Статус «2»: документ является только первичным документом (без функции счета-фактуры, например, для организаций на УСН или при раздельном выставлении счетов-фактур).

Для корректного заполнения УПД обязательно должны быть указаны: ИНН/КПП продавца и покупателя, код валюты (643 – рубль), код страны происхождения товара (при импорте) и подписи уполномоченных лиц.

Оформление транспортной накладной и переход на ЭТрН

Штрафные риски: Отсутствие правильно оформленной транспортной накладной (с данными о водителе, ТС, массе груза) влечет штрафы от ГИБДД или ФНС при проверке перевозки.

В типовом документе «Реализация товаров и услуг» печатная форма вызывается через кнопку «Печать» → «Транспортная накладная» (или «Товарно-транспортная накладная (1-Т)» в зависимости от версии и настроек).

Форма ТТН (1-Т) считается устаревающей для большинства автомобильных перевозок; основным документом является Транспортная накладная (утв. Постановлением Правительства РФ № 2200), печатная форма которой присутствует в современных релизах 1С. Если в стандартной печатной форме не хватает специфических полей (масса брутто/нетто, количество мест, данные водителя), это решается либо доработкой печатной формы, либо установкой профильных расширений (например, от Инфостарт или логистических модулей).

Электронная транспортная накладная (ЭТрН): с 1 сентября 2026 года вступает в силу обязательное оформление ЭТрН для большинства перевозок через ГИС ЭПД. Это требует обновления конфигурации 1С до актуальных версий и настройки обмена с оператором ЭДО. Для работы с ЭТрН в 1С требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП) и настройка интеграции с ГИС ЭПД через модуль «1С-ЭПД» или стороннего оператора.

Отправка документов по ЭДО и юридическая значимость

1С — российское ПО, полностью адаптировано под требования ФНС РФ, блокировок или ограничений на использование нет.

Риск потери юридической силы: Документ считается юридически значимым только после получения положительного ответа (квитанции) от оператора ЭДО о доставке и подписании контрагентом.

Работа с ЭТрН и УПД по ЭДО реализуется через подсистему «1С-ЭПД» (Электронные перевозочные документы) или внешние модули интеграции с операторами ЭДО.

Частые ошибки

  • Неверный статус УПД при ЭДО: отправка УПД со статусом 2 вместо требуемого статуса 1 (или наоборот) из-за неверных настроек в разделе «Текущие дела ЭДО» или «Настройки отправки документов».
  • Отсутствие обязательных реквизитов: пропуск ИНН/КПП, кода валюты (643) или кода страны происхождения в УПД.
  • Использование устаревших форм: применение формы ТТН (1-Т) вместо актуальной Транспортной накладной при автомобильных перевозках.

FAQ

Обязательно ли переходить на ЭТрН в 2026 году?
Да, с 1 сентября 2026 года вступает в силу обязательное оформление Электронной транспортной накладной для большинства перевозок через ГИС ЭПД.

Какой статус УПД выбирать организации на УСН?
Организации на УСН должны использовать УПД со статусом «2», так как документ выполняет функцию только первичного учетного документа без функции счета-фактуры.

Что делать, если в печатной форме транспортной накладной не хватает полей?
Это решается доработкой печатной формы или установкой профильных расширений (например, логистических модулей или решений от Инфостарт).