Пошаговая инструкция: как работать с документами ЭДО и МЧД в 1С

Работа с электронным документооборотом (ЭДО) и машиночитаемыми доверенностями (МЧД) в 1С интегрирована непосредственно в учетные конфигурации, что позволяет вести обмен юридически значимыми документами без перехода в сторонние веб-интерфейсы. Для старта необходимо установить средство криптографической защиты информации (СКЗИ), получить сертификат электронной подписи (ЭП) и создать учетную запись в сервисе «1С-ЭДО».

Настройка и работа с ЭДО в 1С

Основным рабочим инструментом является специальное рабочее место «Текущие дела ЭДО», доступное в меню «Продажи» или «Покупки». Здесь собраны все входящие и исходящие документы для обработки.

Через этот интерфейс можно:

• создавать произвольные документы;
• подписывать их;
• отслеживать статусы доставки контрагентам.

Сервис поддерживает полный цикл работы с юридически значимыми счетами-фактурами, универсальными передаточными документами (УПД) и другими первичными документами напрямую из программы. Начальная настройка обмена производится через раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами».

Создание и использование МЧД

Создание и регистрация МЧД:

1. МЧД оформляется руководителем организации и подписывается его квалифицированной электронной подписью (КЭП) юрлица.
2. В 1С создание доверенности возможно через карточку организации или специальный помощник в сервисе «1С-Отчетность» по пути: «Уведомления» → «Создать» → «Машиночитаемая доверенность».
3. Для работы с контрагентами настройка МЧД производится в разделе: «Администрирование» → «Настройки программы» → «Обмен электронными документами» → «Учетные записи ЭДО».
4. Сотрудник должен получить личный сертификат физического лица и указать GUID созданной МЧД при подписании документов.

Использование и проверка:

• При отправке документов система автоматически подставляет нужную МЧД, если она корректно настроена в учетной записи ЭДО.
• Входящие документы, подписанные представителями контрагентов по МЧД, проходят автоматическую проверку полномочий. Правила этой проверки можно настроить в карточке МЧД на вкладке «Правила проверки полномочий».
• Функционал 1С-ЭДО поддерживает проверку как электронных МЧД, так и сведений о бумажных доверенностях, указанных в метаданных входящего документа.

Важные нюансы обновления и интеграции

• Для корректной работы с новыми форматами МЧД и видами документов рекомендуется регулярно обновлять конфигурацию 1С и устанавливать исправления через «Интернет-поддержка и сервисы».
• МЧД можно регистрировать не только для ФНС, но и для СФР (бывш. ФСС) и других ведомств через соответствующие виды уведомлений в «1С-Отчетности».
• В системе «1С:Документооборот 3.0» функционал ЭДО и МЧД также реализован полноценно и доступен пользователям с правами администратора.

Частые ошибки

1. Попытка подписания документа только ЭП юрлица. С 1 сентября 2023 года это недопустимо: требуется личная ЭП физического лица в связке с МЧД.
2. Отсутствие обновления конфигурации. Работа с новыми форматами МЧД может быть некорректной, если не установлены актуальные исправления через «Интернет-поддержка и сервисы».
3. Неуказание GUID доверенности. Сотрудник забывает указать GUID созданной МЧД при подписании, что приводит к ошибке аутентификации полномочий.

FAQ

С какой даты обязательно использование МЧД?
С 1 сентября 2023 года сотрудники должны использовать личную электронную подпись физического лица вместе с МЧД для подписания документов и отчетности от имени компании.

Где настроить правила проверки полномочий по входящим МЧД?
Правила проверки настраиваются в карточке МЧД на вкладке «Правила проверки полномочий».

Можно ли зарегистрировать МЧД для СФР?
Да, МЧД можно регистрировать для СФР (бывш. ФСС) и других ведомств через соответствующие виды уведомлений в сервисе «1С-Отчетность».