Как оформить сотрудника, отпуск и кадровые документы в 1С ЗУП

Как оформить сотрудника, отпуск и кадровые документы в 1С? Обычно используют 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП): создают физическое лицо и документ приема, оформляют отпуск документом «Отпуск», формируют печатные формы и сведения ЕФС-1.

Оформление приема сотрудника

Процесс начинается с создания карточки физического лица и документа приема.

Ключевые разделы 1С:ЗУП для кадровых операций

Порядок оформления приема:

1. Перейдите в Кадры → Физические лица и создайте физическое лицо. Заполните ФИО, дату рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН: это необходимо для корректной сдачи отчетности в СФР и ФНС.
2. Откройте Кадры → Приемы, переводы, увольнения и нажмите «Создать». Выберите сотрудника, укажите дату приема, подразделение, должность, график работы и условия оплаты: оклад и надбавки.
3. Сформируйте трудовой договор. В документе приема есть вкладка или кнопка для формирования трудового договора: заполните реквизиты договора, после чего система сформирует печатную форму по актуальному шаблону.
4. Подготовьте ЕФС-1. С 2024 года при приеме сотрудника необходимо подать форму ЕФС-1, подраздел 1.1, не позднее следующего рабочего дня. В 1С ЗУП это делается через Отчетность, справки → ЕФС-1; документ создается автоматически на основании «Приема на работу».

Оформление отпуска

В 1С отпуск оформляется документом, который одновременно является и приказом, и основанием для расчета выплат.

1. Перейдите в Зарплата → Отпуска и создайте документ «Отпуск».
2. Выберите сотрудника и вид отпуска: ежегодный основной, дополнительный, учебный и другой доступный вариант.
3. Проверьте остаток дней отпуска: программа автоматически подтянет его из регистра накопления. Если данные верны, укажите период отпуска.
4. Нажмите «Заполнить» на вкладке «Главное» или «Средний заработок». Система рассчитает оплату исходя из заработка за последние 12 месяцев. При необходимости значения можно скорректировать вручную, например если были периоды исключений.
5. Для компенсации неиспользованного отпуска используйте документ Зарплата → Компенсации отпусков либо отметьте компенсацию внутри документа «Отпуск» при увольнении.
6. Планирование отпусков ведите в разделе Кадры → Графики отпусков. Если дата отпуска изменилась относительно графика, подайте ЕФС-1, подраздел 1.2, не позднее чем за 3 рабочих дня до начала отпуска сотрудника.

Кадровые документы и отчетность

1С ЗУП выступает единым центром формирования кадровой документации и отчетности.

• Печатные формы. Любой кадровый документ — приказ об отпуске, личная карточка Т-2, справка о работе — формируется кнопкой «Печать». Шаблоны регулярно обновляются разработчиком в соответствии с законодательством.
• Электронный кадровый документооборот. Если в организации внедрен ЭКДО, документы подписываются КЭП прямо в 1С через интеграцию с операторами: СБИС, Диадок, HR-link и другими, без печати на бумаге.
• Воинский учет. Для военнообязанных ведутся отдельные регистры. Данные передаются в военкомат через ЕФС-1, подраздел 1.7.
• Персонифицированная отчетность. Все сведения о стаже и кадровых мероприятиях — прием, увольнение, отпуск — консолидируются в едином отчете ЕФС-1, который выгружается напрямую из программы.

Важные нюансы

• Обновление конфигурации. Кадровое законодательство меняется часто. Используйте последнюю версию 1С ЗУП, чтобы шаблоны договоров и форматы отчетности соответствовали требованиям 2025–2026 годов.
• Права доступа. Настройте роли пользователей так, чтобы бухгалтеры по зарплате не имели доступа к изменению персональных данных, а кадровики — к суммам начислений, если это противоречит политике компании.
• Проверка данных. Перед формированием отчетности используйте встроенные проверки: Налоговый и бухгалтерский учет → Проверка ведения учета. Они помогают выявить ошибки в стаже, кодах категорий застрахованных лиц и дублирующихся СНИЛС.

Частые ошибки

• Прием оформлен без полных данных физического лица. Если не заполнены паспортные данные, СНИЛС или ИНН, это может помешать корректной сдаче отчетности в СФР и ФНС.
• После приема не сформирована ЕФС-1. При приеме сотрудника подраздел 1.1 необходимо подать не позднее следующего рабочего дня.
• Не проверен остаток дней отпуска. Программа автоматически подтягивает остаток из регистра накопления, но перед указанием периода отпуска данные нужно сверить.
• Средний заработок не скорректирован при периодах исключений. Расчет заполняется по данным за последние 12 месяцев, но при необходимости значения можно исправить вручную.
• Не обновлена конфигурация 1С ЗУП. Из-за этого шаблоны договоров и форматы отчетности могут не соответствовать требованиям 2025–2026 годов.
• Не настроены права доступа. Ошибка — оставить бухгалтерам по зарплате доступ к изменению персональных данных, а кадровикам — к суммам начислений, если это противоречит политике компании.
• Не выполнена проверка перед отчетностью. Без встроенной проверки можно пропустить ошибки в стаже, кодах категорий застрахованных лиц и дублирующихся СНИЛС.

FAQ

Где в 1С ЗУП оформить прием сотрудника?

Сначала заполните физическое лицо в разделе Кадры → Физические лица, затем создайте документ «Прием на работу» в разделе Кадры → Приемы, переводы, увольнения.

Когда подавать ЕФС-1 при приеме на работу?

С 2024 года подраздел 1.1 формы ЕФС-1 подают не позднее следующего рабочего дня после приема. В 1С ЗУП документ создается через Отчетность, справки → ЕФС-1 на основании приема.

Какой документ оформляет отпуск и рассчитывает выплаты?

Документ «Отпуск» в разделе Зарплата → Отпуска. В нем выбирают сотрудника, вид отпуска и период, а затем заполняют расчет среднего заработка за последние 12 месяцев.

Можно ли подписывать кадровые документы без бумаги?

Да, если в организации внедрен электронный кадровый документооборот. Документы подписываются КЭП прямо в 1С через интеграцию с операторами, например СБИС, Диадок или HR-link.