Как оформить приём, увольнение и кадровые документы сотрудников в 1С ЗУП и Бухгалтерии: инструкция
Как оформить приём, увольнение и кадровые документы сотрудников в 1С ЗУП и Бухгалтерии — зависит от задач: ЗУП даёт полный кадровый учёт, Бухгалтерия — только базовые операции для зарплаты и отчётности. Ниже — пошаговые сценарии для обеих конфигураций, их ограничения и способ связать программы через синхронизацию.
Оглавление
Оформление в 1С:ЗУП
«1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1 / 8.3) — специализированное решение с полным циклом кадрового делопроизводства и учётом требований трудового законодательства.
Приём на работу
- Откройте раздел Кадры → Приемы, переводы, увольнения.
- Нажмите Принять (или «Создать» → «Прием на работу»).
- Заполните обязательные поля: сотрудник, подразделение, должность, график работы, дата приёма.
- На вкладке Трудовой договор укажите номер, дату заключения и вид договора.
- Проведите документ.
После проведения через кнопку Печать доступны трудовой договор (Т-1 или по форме работодателя), приказ о приёме и личная карточка Т-2.
Увольнение
- В разделе Кадры → Приемы, переводы, увольнения нажмите Уволить.
- Выберите сотрудника, укажите дату увольнения и основание — статью ТК РФ.
- Система автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск.
- При необходимости заполните данные для расчёта выходного пособия.
- Проведите документ.
Через Печать формируются приказ об увольнении (Т-8), записка-расчёт (Т-61), справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) и СТД-Р.
Кадровые документы и отчётность
- Штатное расписание — раздел Настройка → Штатное расписание. Утверждение изменений и история позиций.
- Отпуска и больничные — раздел Кадры → Отпуска сотрудников / Больничные листы. Документы интегрированы с табелем учёта рабочего времени и расчётом зарплаты.
- Воинский учёт и ЕФС-1 — автоматические проверки и формирование реестров через разделы Кадры → Воинский учёт и Отчетность, справки.
Оформление в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» нет полноценного кадрового учёта. Функционал ограничен базовыми операциями, необходимыми исключительно для начисления зарплаты и сдачи налоговой отчётности.
Приём и увольнение
- Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Кадровый учёт.
- Используйте документы Прием на работу и Увольнение.
- Форма документов упрощена: отсутствуют вкладки для детального заполнения условий трудового договора, графика отпусков, воинского учёта.
- Из печатных форм доступны только стандартные — Т-1 и Т-8.
Ограничения конфигурации
- Нет ведения штатного расписания как отдельного регистра.
- Отсутствует блок «Отпуска» и «Больничные» в привычном кадровом виде — учитываются только через начисления.
- Нет поддержки сложных кадровых переводов, совмещений и внутренних совместительств в полном объёме.
- Не ведётся архив кадровых документов и история изменений должностей.
- Создание индивидуальных шаблонов договоров затруднено.
Сравнение ЗУП и Бухгалтерии
Когда какую конфигурацию выбирать
| Критерий | 1С:ЗУП | 1С:Бухгалтерия |
|---|---|---|
| Штат более 10–15 человек | Обязательно | Не рекомендуется |
| Полный кадровый документооборот | Да | Нет |
| Воинский учёт и ЕФС-1 | Автоматически | Частично или вручную |
| Только расчёт зарплаты и налоги | Избыточно | Достаточно |
| Интеграция с бухучётом | Через синхронизацию | Нативно |
Синхронизация данных
Если организация использует обе программы, ведите кадровый учёт в ЗУП, а в Бухгалтерию передавайте данные через встроенный механизм Синхронизации данных (раздел Администрирование → Синхронизация данных). Это исключает дублирование ввода и ошибки в проводках.
При работе со связкой ЗУП + Бухгалтерия держите «мастер-копию» кадровых данных в ЗУП, а Бухгалтерию используйте только как приёмника для начислений и отчётности.
Частые ошибки
- Вести полный кадровый учёт в Бухгалтерии при штате больше 10–15 человек. В конфигурации нет штатного расписания как регистра, архива кадровых документов и истории изменений должностей — при росте штата это приводит к потере данных и ошибкам в отчётности.
- Дублировать ввод данных вручную между ЗУП и Бухгалтерией. Ручной перенос сотрудников, приёмов и увольнений даёт расхождения в проводках и расчётах. Правильный путь — встроенная синхронизация данных.
- Ожидать в Бухгалтерии автоматического воинского учёта и ЕФС-1. В ЗУП эти блоки работают автоматически, в Бухгалтерии поддержка частичная или требует ручного заполнения.
- Пытаться настроить сложные переводы, совмещения и внутренние совместительства в Бухгалтерии. Конфигурация не поддерживает их в полном объёме — такие операции оформляются в ЗУП.
FAQ
Можно ли вести кадровый учёт только в 1С:Бухгалтерии? Да, но только при небольшом штате и без сложных операций. Конфигурация подходит, если нужны исключительно расчёт зарплаты и сдача налоговой отчётности. Для штата больше 10–15 человек и полного кадрового документооборота рекомендуется ЗУП.
Как избежать расхождений между ЗУП и Бухгалтерией? Использовать встроенный механизм синхронизации данных (раздел Администрирование → Синхронизация данных). Кадровые данные вводятся один раз в ЗУП и автоматически передаются в Бухгалтерию.
Есть ли в Бухгалтерии воинский учёт и формирование ЕФС-1? Поддержка частичная или требует ручного заполнения. В ЗУП воинский учёт и реестры ЕФС-1 формируются автоматически через разделы Кадры → Воинский учёт и Отчетность, справки.
Можно ли в Бухгалтерии создать индивидуальный шаблон трудового договора? Стандартные формы Т-1 и Т-8 доступны, но создание индивидуальных шаблонов в конфигурации затруднено. Для гибкой работы с договорами и личными карточками используется ЗУП.