Как начислить зарплату директору и сотрудникам в 1С ЗУП: пошаговый алгоритм
Как начислить зарплату директору и сотрудникам в 1С ЗУП: оформите кадровые документы, проверьте табель, введите первичные документы и выполните «Начисление зарплаты и взносов».
Оглавление
Подготовка кадровых данных и учет директора
В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП, редакция 3.1) зарплата директору и сотрудникам начисляется по общему алгоритму, но сначала нужно корректно оформить трудовые отношения.
Для сотрудников в программе должен быть оформлен документ «Прием на работу» или «Кадровый перевод». В нем указываются график работы, способ оплаты — оклад или тариф — и плановые начисления.
Для директора порядок зависит от оформления:
- Если директор является наемным работником и с ним заключен трудовой договор, он оформляется через «Прием на работу» как обычный сотрудник. В плане начислений ему назначается оклад.
- Если директор является единственным учредителем и трудового договора нет, зарплата ему не начисляется. Выплаты оформляются как дивиденды документом «Начисление дивидендов». Такие выплаты облагаются НДФЛ, но страховые взносы на них не начисляются. Трудовой стаж при этом не идет.
С 2024 года Минтруд и суды все чаще признают обязательным заключение трудового договора с директором-учредителем, если он выполняет регулярную трудовую функцию. В таком случае зарплата начисляется штатно.
Отработанное время и первичные документы
Зарплата в ЗУП рассчитывается на основании первичных документов. Перед расчетом нужно проверить данные об отработанном времени и отсутствиях.
Табель учета рабочего времени заполняется автоматически на основе графиков работы, но его нужно проверить. Особое внимание стоит уделить больничным, отпускам и неявкам. Если у директора ненормированный день или особый режим, табель может корректироваться вручную.
Больничные листы и отпуска должны быть введены документами «Больничный лист» и «Отпуск» до запуска расчета зарплаты. Тогда программа автоматически исключит эти дни из оплаты по окладу и начислит пособие или средний заработок.
Премии и надбавки вводятся отдельными документами: «Премия», «Изменение оплаты труда» или «Разовое начисление».
Документ для начисления зарплаты и взносов
Основной документ для расчета — «Начисление зарплаты и взносов».
Порядок действий:
- Создайте новый документ за нужный месяц.
- Нажмите «Заполнить». Программа автоматически подтянет всех сотрудников, включая директора, и рассчитает суммы на основе табеля, плановых начислений и введенных первичных документов.
- Проверьте вкладку «Начисления»: оклад, премии, компенсации.
- Проверьте вкладку «Взносы»: корректность применения тарифов и льгот.
Для директора отдельно проверьте ставки НДФЛ и взносов. Они могут отличаться, если директор имеет статус нерезидента или в компании применяются пониженные тарифы, например для МСП или IT.
Выплата, расчетные листки и отчетность
После начисления зарплаты нужно оформить выплату и отчетность.
- Создайте документ «Ведомость на выплату зарплаты». Выплата может проходить через банк, кассу или межрасчетную выплату.
- Сформируйте «Расчетный листок» для выдачи сотрудникам и директору.
- После проведения документа сформируйте регламентированные отчеты: ЕФС-1 (подраздел 1.1), РСВ, 6-НДФЛ.
Особенности директора в 1С ЗУП
Ниже — сравнение двух вариантов оформления руководителя в программе.
| Параметр | Наемный директор | Директор — единственный учредитель без трудового договора |
|---|---|---|
| Документ приема | «Прием на работу» | Не требуется |
| Вид начисления | Оплата по окладу | Дивиденды |
| Страховые взносы | Начисляются | Не начисляются |
| НДФЛ | 13% (или 15%) | 13% (или 15%) |
| Табель | Обязателен | Не ведется |
Перед расчетом проверяйте актуальность настроек налоговых ставок и классификаторов в ЗУП: законодательство меняется регулярно. Используйте встроенную справку (F1) в каждом документе программы.
Частые ошибки
- Больничный или отпуск введены после расчета зарплаты. В этом случае программа может не исключить дни отсутствия из оплаты по окладу.
- Таель не проверен после автоматического заполнения. Особенно важно контролировать больничные, отпуска, неявки и особый режим работы директора.
- Директор не оформлен как сотрудник при наличии трудового договора. Тогда он не попадет в обычный расчет зарплаты.
- Выплаты единственному учредителю без трудового договора смешивают с зарплатой. В таком случае нужно оформлять дивиденды, а не оклад.
- Не проверены ставки НДФЛ и взносов по директору. Ошибка возможна при статусе нерезидента или применении пониженных тарифов.
FAQ
Нужно ли начислять зарплату директору — единственному учредителю, если трудового договора нет?
Если трудового договора нет, зарплата не начисляется. Выплаты оформляются как дивиденды документом «Начисление дивидендов». Они облагаются НДФЛ, но страховые взносы не начисляются, а трудовой стаж не идет. Если директор выполняет регулярную трудовую функцию, с учетом позиции Минтруда и судов может требоваться заключение трудового договора — тогда зарплата начисляется штатно.
Как директор попадает в документ «Начисление зарплаты и взносов»?
Если директор оформлен как наемный сотрудник через «Прием на работу», он попадает в документ автоматически при заполнении вместе с остальными сотрудниками.
Какие документы нужно ввести до расчета зарплаты?
До расчета нужно ввести документы по отсутствиям и дополнительным выплатам: «Больничный лист», «Отпуск», «Премия», «Изменение оплаты труда» или «Разовое начисление».
Какие отчеты формируются после начисления зарплаты?
После проведения документа формируются регламентированные отчеты: ЕФС-1 (подраздел 1.1), РСВ и 6-НДФЛ.