Кадровый учет в 1С: работа с кадровыми документами
Кадровый учет в 1С ведется через специализированные разделы и документы в программах системы (чаще всего «1С:Зарплата и управление персоналом» или «1С:Бухгалтерия»).
Прием на работу
Оформление приема осуществляется через раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения». В программе доступны два вида документов:
- «Прием на работу» — для оформления одного сотрудника
- «Прием на работу списком» — для массового оформления
Перед созданием приказа необходимо внести данные о физическом лице в соответствующий справочник, если сотрудник принимается впервые. Документ содержит информацию о должности, подразделении, графике работы, размере оплаты труда и дате начала трудовых отношений.
В «1С:ERP» и «1С:ЗУП» прием также регистрируется через аналогичные ссылки в разделе «Кадры», где можно выбрать вид занятости: основная, внутреннее или внешнее совместительство.
Увольнение сотрудника
Для прекращения трудовых отношений используется документ «Увольнение», который создается в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения».
При заполнении документа обязательно указывается:
- Месяц увольнения
- Дата прекращения работы
- Основание (статья ТК РФ)
Программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск и другие выплаты при проведении документа.
После оформления приказа необходимо передать сведения в Социальный фонд России (СФР) через отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1), что также делается непосредственно в карточке увольнения. В «1С:Бухгалтерии» процедура аналогична: создается документ «Увольнение» через журнал кадровых документов с последующим расчетом итоговых сумм.
Оформление отпусков
Учет отпусков ведется с помощью документов «Отпуск» (единичный) или «Отпуск сотрудников» (массовый), доступных в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы».
Система позволяет формировать график отпусков на следующий год в едином электронном документе для планирования. При создании документа программа автоматически подтягивает остатки дней отпуска и рассчитывает средний заработок для отпускных.
Для корректного расчета необходимо, чтобы в настройках кадрового учета был установлен флажок использования общего периода отпуска (при необходимости).
В «1С:Бухгалтерии» автоматический расчет отпусков поддерживается штатно при численности персонала до 60 человек. Для большего количества рекомендуется использовать ЗУП.
Командировки
Оформление служебных поездок выполняется документом «Командировка», который по умолчанию может быть скрыт и требует активации в настройках состава начислений и удержаний. Документ находится в разделе «Зарплата» или «Кадры» → «Командировки» в зависимости от конфигурации.
При заполнении указываются:
- Даты начала и окончания поездки
- Место назначения и цель
- Отметка о внутрисменной командировке (при необходимости)
Регистрация командировки автоматически отражает отсутствие сотрудника в табеле учета рабочего времени специальным кодом. Расчет среднего заработка за время командировки производится на основании данных этого документа после его проведения.
Частые ошибки
На основе анализа документации и практического опыта пользователей выявлены следующие типичные проблемы:
- Не заполнены данные физического лица — при приеме на работу нового сотрудника необходимо сначала внести его данные в справочник физических лиц.
- Не активирован документ командировки — документ может быть скрыт по умолчанию и требует включения в настройках состава начислений и удержаний.
- Отсутствует флажок общего периода отпуска — в настройках кадрового учета должен быть установлен соответствующий флажок для корректного расчета отпускных.
- Не переданы сведения в СФР — после увольнения необходимо подать отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) через карточку увольнения.
FAQ
Где найти документы для кадрового учета? Все основные кадровые документы находятся в разделе «Кадры». Приемы, переводы и увольнения — в подразделе «Приемы, переводы, увольнения». Отпуска и другие документы — в подразделе «Все кадровые документы».
Как оформить массовый прием на работу? Используйте документ «Прием на работу списком» вместо единичного документа «Прием на работу». Это позволяет оформить сразу нескольких сотрудников одной операцией.
Нужно ли отдельно создавать приказ при увольнении? Документ «Увольнение» сам является основанием для прекращения трудовых отношений и содержит все необходимые данные: дату, основание по ТК РФ, расчет компенсаций.
Можно ли использовать 1С:Бухгалтерию для большого штата? Автоматический расчет отпусков в «1С:Бухгалтерии» поддерживается штатно при численности персонала до 60 человек. Для большего количества сотрудников рекомендуется использовать «1С:Зарплата и управление персоналом».