Кадровый учет в 1С: оформление приема, отпусков и увольнения
Кадровый учет в 1С (в частности, в программе «1С:Зарплата и управление персоналом») ведется в специализированных разделах, где для каждой операции предусмотрены отдельные документы. Основные процессы включают создание приказов о приеме, регистрацию периодов отдыха и расторжение трудовых договоров с автоматическим расчетом итоговых выплат.
Оглавление
Прием на работу
Оформление нового сотрудника осуществляется через раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения». В этом журнале необходимо создать документ «Прием на работу».
При заполнении карточки документа указываются следующие данные:
- Дата приема;
- Должность и подразделение;
- График работы;
- Условия оплаты труда.
Перед оформлением приема убедитесь, что сотрудник уже заведен в справочник «Физические лица», а в организации утверждено штатное расписание. Настройки, влияющие на автоматическое заполнение полей при приеме, задаются в подразделе «Настройка» → «Кадровый учет».
Оформление отпусков
Для регистрации ежегодных и других видов отпусков используется документ «Отпуск». В зависимости от настроек интерфейса программы, он может находиться в разделе «Зарплата» или «Кадры».
Система позволяет формировать графики отпусков и контролировать остаток дней отдыха сотрудника. Расчет отпускных производится автоматически после заполнения табличной части документа данными о периоде отдыха.
Если отпуск предоставляется с последующим увольнением, в 1С:ЗУП 3.1 это оформляется двумя отдельными документами: сначала проводится «Отпуск», а затем «Увольнение». Альтернативный вариант — использование специального документа «Отпуск с последующим увольнением», но он доступен только при наличии соответствующей настройки в программе.
Увольнение сотрудника
Регистрация прекращения трудового договора выполняется документом «Увольнение», который создается по кнопке «Создать» в журнале «Приемы, переводы, увольнения».
В карточке документа обязательно заполняются поля:
- Месяц;
- Дата увольнения;
- Основание увольнения;
- Реквизиты приказа.
Если увольнение происходит во время ежегодного отпуска, факт расторжения договора все равно регистрируется отдельным документом «Увольнение» с указанием корректной даты прекращения отношений. Для сложных случаев (например, при увольнении после отпуска по уходу за ребенком) программа предусматривает специальные алгоритмы расчета окончательных начислений.
После проведения документа «Увольнение» необходимо сформировать документ «Расчет при увольнении». Он нужен для корректной выплаты компенсации за неиспользованный отпуск и финальной заработной платы.
Основные документы кадрового учета
| Кадровая операция | Название документа | Путь в интерфейсе |
|---|---|---|
| Оформление трудоустройства | Прием на работу | Кадры → Приемы, переводы, увольнения |
| Регистрация периода отдыха | Отпуск | Зарплата или Кадры |
| Расторжение трудового договора | Увольнение | Кадры → Приемы, переводы, увольнения |
| Финальные начисления | Расчет при увольнении | Формируется после проведения увольнения |
Частые ошибки
- Попытка приема без подготовки справочников. Создание документа «Прием на работу» без предварительного внесения физического лица в справочник «Физические лица» и без утвержденного штатного расписания приводит к ошибкам заполнения и невозможности корректного проведения документа.
- Игнорирование финального расчета. Проведение документа «Увольнение» без последующего формирования документа «Расчет при увольнении» оставляет задолженность перед сотрудником по компенсации за неиспользованный отпуск и заработной плате.
- Неверное оформление отпуска с увольнением. Попытка провести отпуск с последующим увольнением одним стандартным документом без включения специальной настройки в 1С:ЗУП 3.1. В такой ситуации следует использовать два независимых документа.
FAQ
Где в программе найти нужные кадровые документы? Базовые операции по движению персонала (прием и увольнение) сосредоточены в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения». Документ «Отпуск» может располагаться как в разделе «Кадры», так и в разделе «Зарплата», что зависит от текущих настроек интерфейса.
Как оформить увольнение, если сотрудник находится в ежегодном отпуске? Факт расторжения трудового договора регистрируется отдельным документом «Увольнение». В нем указывается корректная дата фактического прекращения трудовых отношений, независимо от того, что сотрудник в этот момент находится на отдыхе.
Как рассчитываются отпускные? Расчет отпускных производится программой автоматически. Для этого достаточно заполнить табличную часть документа «Отпуск» корректными данными о периоде отдыха сотрудника.