Кадровый учет по договорам ГПХ и отчетность ЕФС-1 вместо СЗВ-ТД

Кадровый учет по договорам ГПХ требует особого внимания к отчетности. С 1 января 2023 года форма СЗВ-ТД отменена, и сведения подаются в составе подраздела 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1.

Отчетность по договорам ГПХ

Сведения о трудовой деятельности исполнителей по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) теперь подаются исключительно в составе формы ЕФС-1.

• Основания для сдачи: Отчет подается только при заключении или расторжении (окончании) договора ГПХ с физическим лицом.
• Сроки: Сведения необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения договора.
• Что НЕ указывается: В отличие от трудовых договоров, по ГПХ не отражаются сведения о переводах, переименованиях должностей или установлении второй профессии. Также не нужно сдавать отчет, если договор заключен с индивидуальным предпринимателем (ИП) или самозанятым без статуса физлица-исполнителя в рамках трудовых отношений.
• Особенности заполнения: В графе «Сведения о приеме...» указывается код мероприятия «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ», а также даты начала и окончания периода работы.

Особенности кадрового учета и документооборота

Договоры ГПХ регулируются Гражданским кодексом РФ, но требуют внимательного оформления во избежание переквалификации в трудовые отношения.

• Риски переквалификации: Налоговая может признать договор ГПХ трудовым, если присутствуют признаки трудовых отношений (например, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, ежемесячные выплаты, обеспечение рабочим местом).
• Документооборот: Для подтверждения выполнения работ и сроков действия договора (что критично для отчетности ЕФС-1) обязательно наличие актов выполненных работ или услуг.
• Социальные гарантии: С 2025 года исполнители по договорам ГПХ получили право на пособия по беременности и родам, что требует корректного расчета взносов и отражения в учете.

Перемещения и кадровые мероприятия

Понятие «перемещение» в контексте отчетности имеет строгие ограничения для договоров ГПХ.

• Для договоров ГПХ: Сведения о переводе на другую должность, изменении структурного подразделения или функции по договору ГПХ в ЕФС-1 не подаются. Отчетность формируется исключительно по факту начала и окончания договорных отношений.
• Для трудовых договоров: Переводы (постоянные и временные), изменения наименования должности или работодателя отражаются в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 в прежнем порядке, аналогичном бывшему СЗВ-ТД. При переводе указывается дата кадрового мероприятия и новая трудовая функция.

Частые ошибки

1. Отражение переводов по ГПХ: Попытка указать в форме ЕФС-1 перевод или переименование должности исполнителя по договору ГПХ (эти сведения для ГПХ не подаются).
2. Лишняя отчетность по ИП и самозанятым: Подача отчета ЕФС-1 при заключении договора с индивидуальным предпринимателем или самозанятым, не имеющим статуса физлица-исполнителя в рамках трудовых отношений.
3. Дублирование сведений: Включение данных о договоре ГПХ в раздел о трудовой деятельности, если с этим же физическим лицом уже заключен и действует трудовой договор.

FAQ

Подаются ли в ЕФС-1 сведения о переводе исполнителя по договору ГПХ на другую должность?
Нет, сведения о переводе на другую должность, изменении структурного подразделения или функции по договору ГПХ в ЕФС-1 не подаются. Отчетность формируется исключительно по факту начала и окончания договорных отношений.

С какого года исполнители по договорам ГПХ получили право на пособия по беременности и родам?
С 2025 года исполнители по договорам ГПХ получили право на пособия по беременности и родам, что требует корректного расчета взносов и отражения в кадровом учете.

В какие сроки необходимо представить сведения о заключении договора ГПХ в форме ЕФС-1?
Сведения необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения договора.