Правила заполнения строки 5б в УПД и разница между статусами 1 и 2: подробный разбор
Разбираем правила заполнения строки 5б в УПД и разницу между статусами 1 и 2. Строка 5б нужна для авансовых счетов-фактур, а статус определяет, является ли документ счетом-фактурой для вычета НДС.
Оглавление
Строка 5б в УПД: назначение и правила
Строка 5б появилась в форме счета-фактуры и УПД с 1 января 2026 года в соответствии с изменениями в п. 5 ст. 169 НК РФ. Она предназначена для указания реквизитов авансового счета-фактуры, который продавец выставил при получении предварительной (частичной) оплаты в счет предстоящей отгрузки.
Когда строка 5б заполняется:
- Ранее был получен аванс от покупателя.
- На этот аванс был выставлен счет-фактура.
- При отгрузке товаров или услуг в счет этого аванса указываются номер и дата авансового документа.
Если предоплаты не было или авансовый счет-фактура не выставлялся, строка остается пустой. Отсутствие данных означает, что операция проведена без предварительной оплаты. Время выставления авансового документа не имеет значения: даже если он был выставлен месяц или год назад, при отгрузке его реквизиты указываются в строке 5б.
Особенности электронных УПД В электронных форматах строка 5б пока отсутствует в печатной форме. ФНС рекомендует отражать реквизиты авансовых счетов-фактур в элементе «Сведения о сопроводительных документах» (СопрДокФХЖ).
Разница между статусами 1 и 2
Статус 1 означает, что УПД одновременно выполняет функции счета-фактуры и первичного учетного документа (накладной или акта). Он применяется для операций с НДС компаниями на ОСНО или УСН, когда покупателю нужен вычет. В таком документе обязательно указываются сумма НДС и заполняется графа 7 «Налоговая ставка». УПД со статусом 1 требует регистрации в книге продаж и покупок. Его нельзя использовать отдельно только как счет-фактуру и нельзя составлять при получении аванса.
Статус 2 используется, когда УПД выступает только как первичный учетный документ, но не как счет-фактура. Это актуально для операций, не облагаемых НДС (ст. 149 НК РФ), при работе с физлицами или если счет-фактура оформляется отдельно. Сумма НДС в нем не указывается. Даже если НДС указан по ошибке, покупатель не сможет принять его к вычету. Для УПД со статусом 2 строку 5б можно не заполнять, так как такие документы не используются для вычета НДС.
Сравнение статусов в таблице
| Параметр | Статус 1 | Статус 2 |
|---|---|---|
| Функция | Счет-фактура + первичный документ | Только первичный документ |
| НДС | Указывается обязательно | Не указывается |
| Вычет НДС у покупателя | Возможен | Невозможен |
| Регистрация в книгах | Обязательна | Не требуется |
| Операции с НДС | Да | Нет |
| Заполнение строки 5б | Обязательно при наличии аванса | Можно не заполнять |
Частые ошибки
- Незаполнение строки 5б при наличии аванса. Ошибка или пропуск этой строки не является основанием для отказа в вычете НДС, так как она носит справочный характер и не препятствует идентификации основных реквизитов. Однако корректное заполнение снижает риски.
- Указание НДС в УПД со статусом 2. Если продавец ошибочно выделил НДС в документе, который не является счетом-фактурой, покупатель не имеет права принять эту сумму к вычету.
- Составление УПД со статусом 1 на аванс. При получении предварительной оплаты нельзя использовать УПД со статусом 1, для этих целей выставляется отдельный авансовый счет-фактура.
FAQ
Нужно ли заполнять строку 5б, если аванс был, но счет-фактура на него не выставлялся? Нет. Строка 5б предназначена исключительно для реквизитов ранее выставленного авансового счета-фактуры. Если он не выставлялся, строка остается пустой.
Что делать, если в электронном УПД нет строки 5б? Поскольку в электронных форматах эта строка пока отсутствует в печатной форме, ФНС рекомендует вносить реквизиты авансовых счетов-фактур в элемент «Сведения о сопроводительных документах» (СопрДокФХЖ).
Является ли УПД со статусом 2 основанием для вычета НДС? Нет. Статус 2 означает, что документ используется только как первичный учетный документ и не дает покупателю права на вычет НДС.