Сколько реально стоит сотрудник: налоги и взносы в 2026 году
Работодатель в 2026 году обязан перечислять за сотрудника НДФЛ (удерживается из зарплаты) и страховые взносы (платятся сверх оклада). Основная ставка страховых взносов составляет 30% до достижения предельной базы в 2 979 000 рублей, после чего снижается до 15,1%. НДФЛ рассчитывается по прогрессивной шкале от 13% до 22% в зависимости от годового дохода работника.
Стоимость сотрудника для компании всегда превышает сумму, указанную в трудовом договоре. В 2026 году налоговая нагрузка на фонд оплаты труда (ФОТ) изменилась: внедрена многоуровневая прогрессивная шкала НДФЛ, проиндексированы предельные базы по взносам, а МРОТ вырос до 27 093 рублей.
Разберем актуальные ставки, правила расчета и доступные льготы, чтобы вы могли точно планировать бюджет на персонал.
Оглавление
- Два вида платежей: что платит компания, а что удерживает работник
- НДФЛ в 2026 году: новая прогрессивная шкала
- Страховые взносы работодателя: ставки и лимиты
- Взносы «на травматизм»: отдельный платеж
- Льготы и специальные режимы
- Сроки уплаты и отчетность
- Пример расчета стоимости сотрудника
- Частые ошибки работодателей
- FAQ
Два вида платежей: что платит компания, а что удерживает работник
Для понимания реальной финансовой нагрузки важно разделять платежи на две категории:
- НДФЛ (Налог на доходы физических лиц). Формально это налог работника, но работодатель выступает налоговым агентом: исчисляет, удерживает из зарплаты и перечисляет в бюджет через Единый налоговый счет (ЕНС).
- Страховые взносы. Это обязательные платежи компании сверх «грязной» зарплаты. Они не входят в доход сотрудника и оплачиваются из собственных средств работодателя. Основные взносы идут на ЕНС, а взносы «на травматизм» — напрямую в Социальный фонд России (СФР).
НДФЛ в 2026 году: новая прогрессивная шкала
Главное изменение текущего года — усложнение шкалы НДФЛ. Ставка теперь зависит от совокупного годового дохода сотрудника. Работодатель обязан вести помесячный нарастающий учет доходов, чтобы применять верную ставку к каждой выплате.
Ставки НДФЛ для налоговых резидентов РФ
| Годовой доход (нарастающим итогом) | Ставка НДФЛ | Формула расчета налога |
|---|---|---|
| До 2,4 млн руб. включительно | 13% | 13% от всей суммы дохода |
| От 2,4 до 5 млн руб. включительно | 15% | 312 000 руб. + 15% с суммы превышения над 2,4 млн |
| От 5 до 20 млн руб. включительно | 18% | 702 000 руб. + 18% с суммы превышения над 5 млн |
| От 20 до 50 млн руб. включительно | 20% | 3 402 000 руб. + 20% с суммы превышения над 20 млн |
| Свыше 50 млн руб. | 22% | 9 402 000 руб. + 22% с суммы превышения над 50 млн |
Для нерезидентов РФ базовая ставка остается на уровне 30%, за исключением высококвалифицированных специалистов и отдельных категорий граждан, для которых сохранены ставки 13–15%.
Как считать при переходе через порог? Если сотрудник получает 300 000 рублей ежемесячно, то к августу его совокупный доход превысит 2,4 млн рублей. С января по июль налог удерживается по ставке 13%. Начиная с августа, часть дохода, превышающая порог, облагается по ставке 15%. Пересчет происходит автоматически каждый месяц с учетом накопленного дохода с начала года.
Страховые взносы работодателя: ставки и лимиты
Страховые взносы — основная статья расходов работодателя сверх ФОТ. В 2026 году они уплачиваются по единому тарифу в пределах установленной государством предельной базы.
Предельная база для страховых взносов в 2026 году: 2 979 000 рублей. Эта сумма проиндексирована с учетом роста цен. Доходы свыше этой суммы облагаются по пониженному тарифу.
Основные тарифы страховых взносов
| Категория плательщика | Тариф в пределах базы (до 2 979 000 руб.) | Тариф сверх предельной базы |
|---|---|---|
| Общий тариф (большинство компаний) | 30% | 15,1% |
| МСП из приоритетных отраслей | 30% (с части до 1,5 МРОТ) <br> 15% (с части свыше 1,5 МРОТ) | 15,1% |
| IT-компании (аккредитованные) | 7,6% | 7,6% |
| НКО на УСН / Благотворительные организации | 7,6% | 7,6% |
Распределение общего тарифа 30% внутри системы выглядит следующим образом (для целей учета):
- ОПС (Пенсионное страхование): 22%
- ОМС (Медицинское страхование): 5,1%
- ОСС (Социальное страхование — больничные, декретные): 2,9%
Взносы «на травматизм»: отдельный платеж
Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний уплачиваются отдельно от единого тарифа и не входят в состав ЕНС в общем порядке.
- Ставка: Зависит от класса профессионального риска компании (от 0,2% до 8,5%). Класс присваивается СФР ежегодно.
- Для компаний на АУСН: Установлен фиксированный платеж в размере 2 959 рублей в год за всех работников.
Эти средства направляются напрямую в СФР.
Льготы и специальные режимы
Государство предоставляет ряд льгот, позволяющих снизить налоговую нагрузку на ФОТ.
1. Льгота для малого и среднего бизнеса (МСП)
Компании из реестра МСП, осуществляющие деятельность по утвержденным ОКВЭД, применяют пониженный тариф:
- 30% — с части зарплаты, не превышающей 1,5 МРОТ (в 2026 году это 40 639,5 руб.).
- 15% — с части зарплаты, превышающей 1,5 МРОТ.
Важное ограничение 2026 года Право на применение ставки 15% теперь ограничено. Если основной код ОКВЭД вашей компании не входит в специальный перечень приоритетных отраслей, утвержденный Правительством РФ, вы обязаны платить полные 30% со всей суммы зарплаты.
2. Льготы для IT-сектора
Аккредитованные IT-компании платят страховые взносы по единому пониженному тарифу 7,6% независимо от размера зарплаты сотрудника и предельной базы.
3. Автоматизированная упрощенная система налогообложения (АУСН)
Компании и ИП на АУСН освобождены от уплаты большинства страховых взносов (тариф 0%). Однако они обязаны уплачивать фиксированный взнос «на травматизм» (2 959 руб. в год в 2026 году).
Сроки уплаты и отчетность
Работа с налогами и взносами в 2026 году полностью интегрирована в систему Единого налогового счета (ЕНС).
Ключевые даты для работодателя:
- Уплата налогов и взносов (ЕНП): Не позднее 28 числа месяца, следующего за отчетным.
- Подача уведомления об исчисленных суммах НДФЛ:
- За период с 1 по 22 число месяца — до 25 числа текущего месяца.
- За период с 23 по последнее число месяца — до 3 числа следующего месяца.
- Отчетность по взносам (РСВ): Подается ежеквартально в ФНС. Срок сдачи — не позднее 25 числа месяца, следующего за кварталом.
Все платежи (кроме взносов на травматизм) осуществляются одним платежным поручением на Единый налоговый счет.
Пример расчета стоимости сотрудника
Рассмотрим расходы работодателя на сотрудника с окладом 50 000 рублей. Предположим, что компания применяет общий тариф (не имеет льгот), а класс риска по травматизму минимальный (0,2%).
| Вид платежа | База для расчета | Ставка | Сумма отчислений | Кто несет расходы |
|---|---|---|---|---|
| НДФЛ | 50 000 руб. | 13% | 6 500 руб. | Удерживается из зарплаты работника |
| Зарплата на руки | 50 000 - 6 500 | - | 43 500 руб. | Получает работник |
| Страховые взносы (общие) | 50 000 руб. | 30% | 15 000 руб. | Платит работодатель сверху |
| Взносы на травматизм | 50 000 руб. | 0,2% | 100 руб. | Платит работодатель сверху |
| Итого расходы компании | - | - | 65 100 руб. | Реальная стоимость сотрудника |
Таким образом, при зарплате в 50 000 рублей фактические затраты компании составляют 65 100 рублей. Разница в 15 100 рублей — это обязательные государственные отчисления.
Частые ошибки работодателей
- Игнорирование нарастающего итога по НДФЛ. Ошибка в применении ставки 13% вместо 15% после преодоления порога в 2,4 млн рублей приводит к недоимке и штрафам.
- Неверное применение льготы МСП. Многие продолжают использовать ставку 15% для части зарплаты, превышающей 1,5 МРОТ, не проверив, входит ли их ОКВЭД в новый правительственный перечень приоритетных отраслей.
- Забытые взносы на травматизм. Поскольку они платятся отдельно от ЕНС, бухгалтеры иногда пропускают сроки их уплаты или неверно определяют класс профессионального риска.
- Ошибка в базе для взносов. Неправильный учет предельной базы в 2 979 000 рублей может привести к переплате или недоплате взносов при высоких доходах сотрудников.
FAQ
Входит ли НДФЛ в расходы компании? Нет, НДФЛ удерживается из зарплаты сотрудника. Расходом компании является только сумма начисленной зарплаты («грязными») и страховые взносы сверх нее.
Нужно ли платить взносы с выплат по договорам ГПХ? Да, с 2023 года взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование уплачиваются с выплат физическим лицам по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) так же, как и с трудовых договоров. Исключение — взносы на травматизм (они платятся только если это прямо прописано в договоре ГПХ).
Что делать, если сотрудник стал нерезидентом? Если сотрудник утратил статус налогового резидента РФ (провел за границей более 183 дней в году), ставка НДФЛ для него меняется на 30%. Работодатель должен пересчитать налог с начала года по новой ставке, но только если у сотрудника нет иных оснований для применения льготных ставок (например, статус ВКС).